社交禮儀接電話的技巧
當(dāng)你給他人打電話時(shí),你應(yīng)調(diào)整好自己的思路。接下來學(xué)習(xí)啦小編帶你了解一下社交禮儀接電話的技巧。
社交禮儀接電話的技巧
1、隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備,而不得不請(qǐng)求對(duì)方重復(fù),這樣會(huì)使對(duì)方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。
2、自報(bào)家門
一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名,有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對(duì)方說出其姓名,你可以在談話中不時(shí)地稱呼對(duì)方的姓名。
3、轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽電話時(shí),不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間,而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開場(chǎng)白可能是:“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對(duì)方有意拖延時(shí)間,你應(yīng)立即說:“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì)議,不得不在5分鐘后趕到會(huì)場(chǎng)。”這樣說會(huì)防止你們談?wù)摬槐匾默嵤?,加速商?wù)談話的進(jìn)展。
4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí),你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略颍⒄?qǐng)求對(duì)方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會(huì)處理好這件事的,請(qǐng)他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應(yīng)當(dāng)確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如,你可以說:“對(duì)于這件事,我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系的。”
5、避免電話中止時(shí)間過長
如果你在接電話時(shí)不得不中止電話而查閱一些資料,應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f:“您是稍候片刻,還是過一會(huì)兒我再給您打過去?”
讓對(duì)方等候時(shí),你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過你所預(yù)料的時(shí)間,你可以每隔一會(huì)兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進(jìn)展。如,你可以說:“約翰先生,我已經(jīng)快替您找完了,請(qǐng)您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢,重新拿起電話時(shí),可以說:“對(duì)不起,讓您久等了”,以引起對(duì)方的注意。
對(duì)于接電話的人來講,當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請(qǐng)對(duì)方稍等片刻,這是可以令對(duì)方接受的。如果有人在你正在通話時(shí)打進(jìn)電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個(gè)電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當(dāng)即回絕,然后迅即轉(zhuǎn)向第一個(gè)電話,而這個(gè)人也會(huì)意識(shí)到你很忙而加速你們的討論。
酒店前臺(tái)人員基本電話禮儀
電話應(yīng)對(duì)的禮貌
電話交談沒辦法已表情活動(dòng)作傳達(dá)意思。因此,如果英對(duì)不適當(dāng),很容易招致對(duì)方的誤解?;镜膽?yīng)對(duì)原則如下,須謹(jǐn)記在心。
1) 電話鈴響三聲,必須接聽電話。
2) 清晰及快速的報(bào)出酒店及部門名稱。
3) 報(bào)出自己的名字,提出是否需要幫助。
4) 用自然的聲音接聽電話,語音不要過于響亮或叫喊。
5) 用溫和禮貌的態(tài)度去接聽電話。
6) 仔細(xì)聆聽對(duì)方的話語,感受他當(dāng)時(shí)的心情。
7) 讓對(duì)方了解,你很想要幫助他。
8) 不要由于查找資料或其他事情使對(duì)方一直等候。
9) 當(dāng)知道對(duì)方姓氏后,請(qǐng)連姓氏稱呼。(例如:Mr. Wang / Ms. Zhao)
10) 用禮貌用語。
11) 準(zhǔn)備好筆和紙,用來記錄。
12) 向?qū)Ψ街貜?fù)完整簡要的口信,確認(rèn)是否準(zhǔn)確。
13) 澄清一切有可能出錯(cuò)的地方。
14) 表示感謝對(duì)方的來電。
外線電話和酒店內(nèi)部電話的接聽
外線電話:
Good morning, *** hotel *** speaking, how may I help you?
早上好,這里是***大酒店,我是***。有什么可以幫您的嗎?
內(nèi)部電話:
Good evening, concierge *** speaking, how may I help you?
晚上好,這里是禮賓部,我是***。有什么可以幫您的嗎?