秘書應(yīng)如何應(yīng)付來訪的不速之客
秘書應(yīng)如何應(yīng)付來訪的不速之客
作為助理或者秘書,每天除了給上司工作服務(wù),還需要接待各種來訪的人員,對于那些未預約就上門的的不速之客你們會怎么應(yīng)對呢。
助理秘書如何應(yīng)付來訪的不速之客?我們既要顯示出有禮貌,又不會而因此影響了我們的工作才行哦,具體怎么做看看下面介紹吧!
這些突然來訪的不速之客,可能是上級領(lǐng)導同事、公司客戶、領(lǐng)導親戚朋友、推銷員等。我們要根據(jù)他們的身份不同,采取不同的措施。
一是領(lǐng)導的上級或客戶。應(yīng)該熱情地請他們到會客室就座,并給他們倒上一杯茶,可以說“您稍等一下,我看一下×××在不在”,并馬上告訴領(lǐng)導,再按領(lǐng)導的指示接待、安排。
二是客戶。有些客戶來訪的問題,是很簡單的,根本不需要領(lǐng)導出面就可以解決。所以,作為助理的你,這時候就要顯示出“分擔領(lǐng)導工作”的本能了。你可以介紹他們?nèi)フ蚁嚓P(guān)部門的主管或相關(guān)人員交涉。你應(yīng)該先替他聯(lián)系一下,然后再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找,最好能引領(lǐng)客人去。
三是公司內(nèi)部的管理人員。他們?nèi)绻f有急事要見領(lǐng)導的話,你絕對不應(yīng)該這時候拿腔拿調(diào),馬是要馬上通報,以免誤事。
四是推銷員。這類人員我們可能遇到的最多。這時候你就要先讓他們稍等,然后打電話給相關(guān)部門。如果相關(guān)部門有意向或是事先有約的話,就要指引他們過去。
如果那些推銷員堅持要見領(lǐng)導,這有兩個可能。一是確實和領(lǐng)導有約,二是從沒約定,只是他覺得見領(lǐng)導可能更益于他的推銷工作,而不想去考慮是否因此耽誤了別人的工作(絕大部分都是這種)。這時候,也沒必要黑臉推辭,可以委婉地讓他們把材料留下,回頭請領(lǐng)導過目。領(lǐng)導如果感興趣,會及時主動和他們聯(lián)系。
五是領(lǐng)導的親朋。請他們到會客室就座,并馬上通知領(lǐng)導,再按領(lǐng)導的指示接待。
六是其他不速之客。這種情況,你就要先請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料后,再去請示領(lǐng)導,由領(lǐng)導自己決定是不是會見。
綜上所述,來著是客,怎么也不能失了禮節(jié),以免對公司影響不好,也會算作是你工作失職。所以,面對自己不能應(yīng)付的不速之客,還是要多“請示”,按照上司的指示接待不同客人。