外單位客人到本單位來(lái)訪(fǎng)，無(wú)論是辦事、求助，還是取經(jīng)、調(diào)研等，一般都是在辦公室進(jìn)行。在辦公室里接待客人，有如下一套禮儀：
早做準(zhǔn)備，保持辦公室優(yōu)雅環(huán)境
辦公室平時(shí)也應(yīng)保持優(yōu)雅、整潔的環(huán)境。如有客人來(lái)訪(fǎng)，則更應(yīng)保持較高水平的工作條件。
客人來(lái)訪(fǎng)，一般是會(huì)早打招呼、早有約定的。得知客人來(lái)訪(fǎng)消息后，應(yīng)告知有關(guān)部門(mén)早做準(zhǔn)備，把辦公室收拾得干凈利落。窗戶(hù)要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼爽。茶水早備好，對(duì)有的客人還可備些水果。
總之，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的辦公場(chǎng)所，是本單位的門(mén)面，反映出接待人員的精神面貌和工作作風(fēng)，代表著單位形象，必須認(rèn)真布置。當(dāng)然，也不必豪華闊氣。
如果來(lái)客較多，或客人規(guī)格較高，來(lái)訪(fǎng)的目的又比較嚴(yán)肅，也可以在專(zhuān)門(mén)的會(huì)議室（會(huì)客室）接待。會(huì)議室（會(huì)客室）也應(yīng)早做準(zhǔn)備，以迎客人。
準(zhǔn)備好有關(guān)材料
客人來(lái)訪(fǎng)前的準(zhǔn)備工作，除了接待場(chǎng)合（辦公室或會(huì)議室、會(huì)客室）精心布置外，還有一項(xiàng)重要任務(wù)就是材料的準(zhǔn)備?？腿藖?lái)訪(fǎng)，是參觀本單位某某部門(mén)，還是了解、考察某項(xiàng)工作？是商洽某方面的問(wèn)題，還是研究相互合作事宜？務(wù)需心中有數(shù)。有關(guān)客人來(lái)訪(fǎng)的目的，一般對(duì)方早已提前告知，應(yīng)根據(jù)雙方商定的會(huì)談事宜，或客人的請(qǐng)求，讓有關(guān)人員早做準(zhǔn)備。需要什么數(shù)字、情況、資料，事先提供出來(lái)，該打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見(jiàn)的先統(tǒng)一內(nèi)部口徑。省得客人來(lái)后現(xiàn)找現(xiàn)查，或無(wú)法表態(tài)，顯得被動(dòng)。
工作人員禮貌接待
客人到來(lái)，要抽調(diào)若干工作人員進(jìn)行接待。接待的工作人員，有的是服務(wù)、禮儀接待，比如引導(dǎo)、倒茶倒水、留飯宴請(qǐng)的熱情招待等；有的是工作需要接待，比如參加會(huì)談、介紹情況、參與商討等。
無(wú)論負(fù)責(zé)哪方面的工作人員，都應(yīng)衣著整潔，走動(dòng)輕盈，儀態(tài)大方，待人彬彬有禮。風(fēng)風(fēng)火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言談粗俗，是對(duì)客人的不禮貌，也會(huì)使本單位大失體面。
在與客人會(huì)談過(guò)程中，無(wú)關(guān)人員應(yīng)自動(dòng)退避。至于禮儀、服務(wù)人員，應(yīng)定時(shí)敲門(mén)而進(jìn)，倒茶續(xù)水，取換毛巾，進(jìn)行熱情服務(wù)；但服務(wù)不應(yīng)影響主客雙方會(huì)談，要保持現(xiàn)場(chǎng)的安靜。服務(wù)完畢應(yīng)輕輕退出。
送客
若客人辦事已畢要走，一定送別。辦公室相關(guān)人員也要隨之送行。
客人若自備車(chē)輛，工作人員可早些通知司機(jī)（或由客人方工作人員自行通知）。若需本單位送回，需要早做車(chē)輛安排，勿使久等。
可視情況，決定送至辦公室門(mén)口或單位大門(mén)口。送別時(shí)應(yīng)說(shuō)些客氣話(huà)：“歡迎再來(lái)。”“歡迎常聯(lián)系。’川接待不周，請(qǐng)多原諒”等。