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熱線(xiàn)電話(huà)禮儀

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  熱線(xiàn)電話(huà)給予了很多人幫助,那熱線(xiàn)電話(huà)有什么禮儀呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對(duì)你有幫助。

  熱線(xiàn)電話(huà)基本禮儀

  (一)重要的第一聲

  當(dāng)打電話(huà)給某單位,若一接通,就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會(huì)很愉快,使雙方對(duì)話(huà)能順利展開(kāi),對(duì)該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給

  電話(huà)禮儀對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō):“你好, 這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對(duì)方留下好的印象,對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住,接電話(huà)時(shí),應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。

  (二)要有喜悅的心情

  打電話(huà)時(shí)要保持良好的心情,這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你,但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染,給對(duì)方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì)影響聲音的變化, 所以即使在電話(huà)中,也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

  (三)清晰明朗的聲音

  打電話(huà)過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿(mǎn)活力。因 此打電話(huà)時(shí),即使看不見(jiàn)對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

  (四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)

  現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì)有兩三部電話(huà),聽(tīng)到電話(huà)鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒,最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種,若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà),或讓對(duì)方久等是很不禮貌的,對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁,你的 單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠(yuǎn),聽(tīng)到電

  電話(huà)禮儀話(huà)鈴聲后,附近沒(méi)有 其他人,應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的, 這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà) 筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?,若電?huà)響了許久,接起電話(huà)只是“喂”了一聲,對(duì)方會(huì) 十分不滿(mǎn),會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。

  (五)認(rèn)真清楚的記錄

  隨時(shí)牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對(duì)打電話(huà),接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴(lài)于 5WIH技巧。

  (六)了解來(lái)電話(huà)的目的

  上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要,不可敷衍,即使對(duì)方要找的人不在,切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由,避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的,如自己無(wú)法處理, 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái),委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的,就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

  (七)掛電話(huà)前的禮貌

  要結(jié)束電話(huà)交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”,再掛電話(huà),不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

  熱線(xiàn)電話(huà)禮儀:撥打電話(huà)

  >>>>擇時(shí)通話(huà)。通話(huà)時(shí)機(jī)的選擇看似平常,實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn),選擇自己方便的時(shí)候撥打電話(huà),這實(shí)際上是對(duì)通話(huà)對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況,是選擇通話(huà)時(shí)機(jī)的基本原則。

  撥打電話(huà)要選擇通話(huà)效率高的時(shí)間,換句話(huà)來(lái)講,就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話(huà),除非萬(wàn)不得已。嚴(yán)格地講,晚上10點(diǎn)之后,早上7點(diǎn)之前,沒(méi)有什么特別的急事不要打電話(huà)。萬(wàn)一有急事打電話(huà),要先說(shuō)一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話(huà)對(duì)方很可能會(huì)厭煩。再者,就餐時(shí)別打電話(huà)?,F(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間,如遇電話(huà),豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話(huà)。在現(xiàn)代社會(huì)里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話(huà),尤其是像美國(guó)等距離較遠(yuǎn)的國(guó)家,還要考慮到時(shí)差的問(wèn)題。當(dāng)然,在工作中遇到緊急情況,可隨時(shí)與有關(guān)部門(mén)和人員電話(huà)聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。

  撥打電話(huà)除了要注意時(shí)間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來(lái)講,私人電話(huà)是在家里打的,公務(wù)電話(huà)是在辦公室打的。在工作場(chǎng)合,撥打私人電話(huà)應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場(chǎng)所撥打電話(huà)的,切不可不管有無(wú)必要,總是旁若無(wú)人地大聲吆喝,令他人厭煩。

  >>>>簡(jiǎn)短通話(huà)。電話(huà)打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話(huà),有多少事就說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間,說(shuō)清楚為止。但是,在工作中,通話(huà)時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng),要遵守電話(huà)禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話(huà)的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話(huà)3分鐘,而是指要長(zhǎng)話(huà)短說(shuō),廢話(huà)少說(shuō),沒(méi)話(huà)不說(shuō)。撥打電話(huà)不是為了排遣寂寞,不可拿著話(huà)筒捉迷藏,一定要有時(shí)間觀(guān)念。

  >>>>通話(huà)內(nèi)容精練有序。正確把握通話(huà)內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話(huà)列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話(huà)對(duì)方有幾個(gè)電話(huà)號(hào)碼,第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話(huà)的事項(xiàng),先講重要的事情,后講次要的事情。

  >>>>禮貌掛機(jī)。結(jié)束通話(huà)后要禮貌地掛機(jī)。首先,要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話(huà)。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn),比如:“陳部長(zhǎng),那我們這次就說(shuō)好了,請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專(zhuān)家論證會(huì)。如果沒(méi)有記錯(cuò)的話(huà),我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下,接您過(guò)來(lái)。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法,以免對(duì)方記錯(cuò)了,或者忘記了,同時(shí)也說(shuō)明你訓(xùn)練有素,不說(shuō)廢話(huà)。

  其次,要熟知掛機(jī)的順序。不少人以為通話(huà)完畢應(yīng)該由對(duì)方先掛斷電話(huà),這雖然是出于禮貌,但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來(lái)說(shuō),通話(huà)完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話(huà)。應(yīng)該由上級(jí)先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話(huà)雙方地位一樣,性別相同,年齡相仿,此時(shí)一般就是誰(shuí)先撥打誰(shuí)先掛斷。

  熱線(xiàn)電話(huà)禮儀:接聽(tīng)電話(huà)

  >>>>鈴響不過(guò)3聲。撥打電話(huà)要注意“通話(huà)3分鐘”原則,而接聽(tīng)電話(huà)則要遵循“鈴響不過(guò)3聲”原則,及時(shí)接聽(tīng)電話(huà),尤其是有約在先的電話(huà)。約好通話(huà)而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然,應(yīng)該在電話(huà)鈴聲響兩三聲后再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話(huà)會(huì)掉線(xiàn)。倘若電話(huà)鈴聲響到6聲以上才接,接電話(huà)的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”

  >>>>要安排合理而有序的表達(dá)。要盡量親自接聽(tīng)電話(huà),尤其是有約在先的電話(huà),不要隨便讓別人代接電話(huà)。如果領(lǐng)導(dǎo)不在,代領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)電話(huà),應(yīng)該首先告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不在,然后才能問(wèn)對(duì)方的身份,來(lái)電為何事,是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬(wàn)不可先盤(pán)問(wèn)對(duì)方,再說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)不在,以免對(duì)方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽(tīng)電話(huà)也要首先“自報(bào)家門(mén)”,自我介紹身份,其好處就是萬(wàn)一對(duì)方撥錯(cuò)了,不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。

  >>>>正確處理打錯(cuò)的電話(huà)。當(dāng)我們接聽(tīng)到對(duì)方撥錯(cuò)的電話(huà),首先仍然要向?qū)Ψ絾?wèn)好,說(shuō)明電話(huà)撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話(huà)號(hào)碼重復(fù)一下,讓對(duì)方驗(yàn)證。

  在日常工作中,電話(huà)中斷是經(jīng)常遇到的情況,尤其是手機(jī),說(shuō)著說(shuō)著就斷了,可能是沒(méi)電了,也可能是掉線(xiàn)了。遇到這種情況,有責(zé)任告訴對(duì)方,自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有覆蓋,并請(qǐng)對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間,我們撥打過(guò)去。萬(wàn)一沒(méi)有一點(diǎn)先兆,電話(huà)“啪”地就斷了,要馬上把電話(huà)打回去,打回去的時(shí)候第一句話(huà)就要道歉,并告知對(duì)方電話(huà)掉線(xiàn)了,或者說(shuō)電池用完了。把電話(huà)首先打回去,這是對(duì)他人的尊重。如欲同對(duì)方另約其他時(shí)間通話(huà),應(yīng)該說(shuō)好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫?huà)。

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