客戶臨門，你自然會歡迎他，邀請他進(jìn)入你的辦公室，讓他舒舒服服地坐下。
有人來電話，實質(zhì)上也是訪客，理應(yīng)獲得相同的禮遇。你歡迎電話訪客的方式，就是先清清楚楚地提供自己和公司，讓對方明白他這通電話沒打錯地方。
邀請電話訪客進(jìn)入你氛圍的方式，就是仔細(xì)聆聽他所要陳述的事情。
讓電話訪客舒舒服服坐下的方式，就是向他證明你如何能協(xié)助他，或?qū)㈦娫捲L客轉(zhuǎn)接到能夠提供協(xié)助的人員。在你確保他獲得服務(wù)之前，都不能匆匆退場，將他棄而不顧。
這些也就是公務(wù)電話致候入門要領(lǐng)。聽起來全是最基本的要求，可是在今日復(fù)雜的企業(yè)界里，區(qū)區(qū)目標(biāo)卻極難掌握得當(dāng)。如果你真想精擅商業(yè)禮儀，立刻去查查你們公司的現(xiàn)行電話程序。有人打電話進(jìn)公司，你可知道？ 他會經(jīng)歷到什么？
歡迎電話訪客的，是類似下述的多項菜單選擇嗎？
如果您知道對方分機(jī)號碼，請輸入分機(jī)號碼。如果您需要訂單或索取賬戶資料，請按9，再按*號鍵，請準(zhǔn)備好您22位數(shù)的賬戶號碼。如果您需要本公司透過布朗并購公司提供的新產(chǎn)昂資訊，請拔（020）123456。如果您需要重聽這段錄音，請按8，再按＃字鍵。如果您使用的不是按鍵式電話，請等待錄音重復(fù)5次之后，本公司人員會自動協(xié)助您。我們重視您的來電，但是由于線路繁忙，服務(wù)人員都在講話中，請您別掛斷電話，服務(wù)人員會依照來電順序接聽您的電話。
祝您有個美好的一天！
當(dāng)有人打電話給您，或想與公司某職員聯(lián)系時，他聽到的，是不是這一類的歡迎辭？或者，也許是一名忙昏頭的接線生在接收電話，說：“你等一下？”她問都還沒問完，根本不知道你是不是能等，就又忙著去接另一條線。經(jīng)過一番折騰，她終于把你轉(zhuǎn)接到你想通話的分機(jī)上頭，你卻發(fā)現(xiàn)你抵達(dá)的竟是那人的語音信箱。它告訴你，你得留言，或按數(shù)字7，或按某某分機(jī)，會有助理人員協(xié)助你。你乖乖地一步一步遵從指示，到頭來，發(fā)現(xiàn)面對的仍是助理的語音信箱。
請問，這種經(jīng)驗是不是會讓你氣憤？即使說得再好聽，那無論如何也是一種無禮的待遇。對于你自己的電話訪客，你當(dāng)然不希望他們遭受相同的經(jīng)歷。
即使你一本初衷，致力改善電話溝通品質(zhì)，可是倘若不時時監(jiān)聽所屬單位的電話致候禮儀，情況還是會“進(jìn)化”到以上例證的某一型“變奏”。你堅守這些基本原則，你的電話訪客就可以免于尖叫的沖動，將那些尖叫留待觀看恐怖電影時再盡情發(fā)泄出來吧！