關(guān)于秘書(shū)電話禮儀
關(guān)于秘書(shū)電話禮儀
秘書(shū)的電話禮儀中表示，電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段，在企業(yè)運(yùn)作中起著十分重要的作用，當(dāng)客戶第一次打電話到某公司時(shí)，秘書(shū)明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語(yǔ)言和適度的措詞會(huì)給對(duì)方留下深刻而又美好的印象，同時(shí)也會(huì)使對(duì)方對(duì)該公司產(chǎn)生深刻而美好的印象。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于秘書(shū)電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!
關(guān)于秘書(shū)電話禮儀
接聽(tīng)電話第一聲應(yīng)說(shuō)：您好，然后再報(bào)上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書(shū)，應(yīng)掌握接電話的規(guī)范：
隨時(shí)保持笑容
打電話是從語(yǔ)言和聲調(diào)開(kāi)始的。在接電話的過(guò)程中，你的眼睛、手勢(shì)以及各種形態(tài)的動(dòng)作，對(duì)方都看不到，因此這時(shí)打電話的語(yǔ)氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說(shuō)話的聲音，會(huì)使人感到柔和、舒服。所以，在接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持笑容。
姿態(tài)正確，聲音清朗
在接聽(tīng)電話中，雖然通話雙方互相看不到對(duì)方，但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時(shí)的心情和心境，都會(huì)非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣上來(lái)，所以，在接聽(tīng)電話時(shí)，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會(huì)使對(duì)方明顯地感覺(jué)到你對(duì)他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久
電話鈴聲響兩下時(shí)，要迅速拿起電話，這時(shí)一種避免讓對(duì)方久等的禮貌做法。
如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑?，這樣才會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好印象，認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng)，同時(shí)也會(huì)對(duì)你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手我電話，右手執(zhí)筆
接聽(tīng)公務(wù)電話時(shí)，一定要用左手持話筒，右手執(zhí)筆，一邊交談，一邊記錄電話內(nèi)容。
正確記錄所要傳達(dá)的事
企業(yè)電話講究效率第一，電話的記錄傳達(dá)宜求簡(jiǎn)潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話記錄時(shí)，要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。
理智地回答一般性的詢問(wèn)
對(duì)打錯(cuò)的電話表示諒解;對(duì)個(gè)人私事的來(lái)電簡(jiǎn)要回答;對(duì)電話騷擾不予理睬;對(duì)員工家庭急事予以緊急處理;對(duì)態(tài)度粗暴語(yǔ)言粗魯?shù)膩?lái)電，仍應(yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語(yǔ)言，不和他爭(zhēng)辯和頂撞。
記準(zhǔn)電話，以免打錯(cuò)
如果撥錯(cuò)號(hào)碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?，不可隨手掛機(jī)，然后向?qū)Ψ秸f(shuō)：對(duì)不起。
選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間
如無(wú)緊急情況，一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在22點(diǎn)之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話，一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時(shí)間。
撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備
通話以前，應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達(dá)意，結(jié)結(jié)巴巴的通話。
發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)
如發(fā)傳真，而對(duì)方使用的又是電話/傳真兩用機(jī)，也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號(hào)碼，你可先撥通對(duì)方號(hào)碼，通知對(duì)方：您好，請(qǐng)打開(kāi)傳真機(jī)，我有傳真件發(fā)給您，謝謝。待耳機(jī)中聽(tīng)見(jiàn)尖利獨(dú)特的傳真記號(hào)時(shí)，便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認(rèn)對(duì)方身份，然后客氣地請(qǐng)對(duì)方稍后，告訴對(duì)方誰(shuí)要和其通話，然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請(qǐng)委托者來(lái)接電話。
在辦公室內(nèi)避免打私人電話
不可占用公司電話談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間通過(guò)電話與親朋好友聊天
秘書(shū)手機(jī)禮儀
手機(jī)作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，秘書(shū)在社交場(chǎng)所或工作場(chǎng)合放肆地使用手機(jī)，嚴(yán)重影響他人，也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀，秘書(shū)們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。
公共場(chǎng)合不要旁若無(wú)人的使用手機(jī)。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會(huì)議中或是與人洽談時(shí)，最好把手機(jī)關(guān)掉，特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動(dòng)狀態(tài)。
在與人一起用餐的時(shí)候，也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動(dòng)狀態(tài)，不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時(shí)被煩人的鈴聲打斷。
在所有公共場(chǎng)合，都要在手機(jī)沒(méi)有使用時(shí)，把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無(wú)論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場(chǎng)合使用手機(jī)，應(yīng)盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說(shuō)話。
手機(jī)短信因其快捷又類似書(shū)面信函的優(yōu)勢(shì)，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀，在公共場(chǎng)合和社交承和不時(shí)響起的手機(jī)短信聲音，和這些場(chǎng)合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。
秘書(shū)們應(yīng)杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對(duì)對(duì)方的極大不尊重。同時(shí)在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和同行文明一樣重視。
秘書(shū)的電話禮儀，從秘書(shū)接聽(tīng)電話，撥打電話，使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場(chǎng)合或是上班場(chǎng)合或是社交場(chǎng)合，都不會(huì)因?yàn)殡娫挼亩Y儀問(wèn)題而有損公司的形象。
秘書(shū)手機(jī)使用注意事項(xiàng)
第一，要安全使用。
和平與發(fā)展是當(dāng)今時(shí)代的主題，但不安全因素仍然大量存在，所以一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)人員是不會(huì)用移動(dòng)電話來(lái)傳送重要信息的。尤其在國(guó)際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來(lái)講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。秘書(shū)人員還要注意遵守安全規(guī)范，比如開(kāi)車的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。
第二，要文明使用。
這一要求是指秘書(shū)人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛(ài)護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場(chǎng)合，秘書(shū)人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾中頻頻響起，更不要在人多之處接聽(tīng)電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息，不可動(dòng)輒給他人發(fā)黃色段子，開(kāi)庸俗玩笑。
第三，要規(guī)范使用。
首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語(yǔ)要有，電話該誰(shuí)掛就是誰(shuí)掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。最后手機(jī)還要注意攜帶的位置。秘書(shū)的手機(jī)不可別掛在腰帶上，因?yàn)檫@樣會(huì)導(dǎo)致西裝七扭八歪，上衣鼓鼓囊囊，有損秘書(shū)人員的形象。同時(shí)，秘書(shū)人員的手機(jī)也不可掛在脖子上，因?yàn)檫@樣既不符合身份，也影響身體健康。
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