商務(wù)電話溝通禮儀
商務(wù)電話溝通禮儀
電話是不見面的交際，很多商務(wù)交往都是從一個(gè)有效的電話溝通開始。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的商務(wù)電話溝通禮儀，希望能夠幫到大家哦!
商務(wù)電話溝通禮儀
一、接聽電話前
準(zhǔn)備記錄工具。
當(dāng)對(duì)方有重要的信息留下來的時(shí)候，能在第一時(shí)間記錄，避免對(duì)方等待，體現(xiàn)專業(yè)性。
停止一切不必要的動(dòng)作。
不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是失禮的。
使用正確的姿勢。
如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
帶著微笑迅速接起電話。
讓對(duì)方在電話中感受到你的熱情和陽光。
二、接聽電話
三聲之內(nèi)接起電話。
注意接聽電話的語調(diào)、語速;
注意接聽電話的措辭，避免用不禮貌的語言表達(dá)方式;
注意接聽電話的環(huán)境，避免過于嘈雜，導(dǎo)致聽不清楚讓對(duì)方不斷重復(fù);
當(dāng)聽到對(duì)方的談話內(nèi)容很長時(shí)，應(yīng)有所反應(yīng)，如“是的、好的”，表示你在聽。
主動(dòng)問候，自報(bào)家門介紹自己。
如果想知道對(duì)方是誰，應(yīng)委婉的表達(dá)，如“請(qǐng)問怎么稱呼您?”。
感謝對(duì)方來電，并禮貌地結(jié)束電話。
建議溝通過程中多稱呼對(duì)方，表示對(duì)對(duì)方尊重。
三、掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)讓尊者先掛，或打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，等對(duì)方先掛電話然后再掛。
四、講究藝術(shù)
嘴和話筒保持4厘米左右的距離，要把耳朵貼近話筒。
一定要面帶笑容。親切、溫情的聲音會(huì)使對(duì)方馬上對(duì)我們產(chǎn)生良好的印象。
打、接電話的時(shí)候口中不能有東西。不能叼著香煙、嚼著口香糖。說話時(shí)，注意語速語調(diào)，吐詞清晰，保證對(duì)方能聽明白。
左手接聽。便于隨時(shí)記錄有用信息。
使用的商務(wù)電話常識(shí)
電話中的稱謂：詢問對(duì)方的姓名時(shí)應(yīng)該說：“請(qǐng)問您貴姓?”，不能直接問“你叫什么名字?”。如果對(duì)方告訴你他的姓名，應(yīng)該對(duì)姓名中的每一個(gè)字進(jìn)行確認(rèn)。眾所周知，姓名就是一個(gè)人的代表符號(hào)，對(duì)姓名的重視可以暗示對(duì)他的尊重，同時(shí)可以避免產(chǎn)生“音同字不同”的錯(cuò)誤。即便知道了對(duì)方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務(wù)”的稱呼方式，或者說××先生、××女士。
措辭。電話交談應(yīng)該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。
聲音的把握。有研究顯示，當(dāng)你與別人交流時(shí)，你說話的內(nèi)容對(duì)別人的影響占20%，而你的聲音對(duì)別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應(yīng)該保持語調(diào)積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節(jié)奏，如果對(duì)方語速過快，你可以比他稍慢一點(diǎn)，反之，如果對(duì)方說話很慢，你可以比他稍快一點(diǎn)，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個(gè)人說話節(jié)奏相差很大，雙方都會(huì)感覺到不和諧，會(huì)影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經(jīng)營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風(fēng)格。
微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實(shí)人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動(dòng)作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動(dòng)聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，而是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到!
你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會(huì)顯得悶而不暢，會(huì)給對(duì)方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對(duì)方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。
正確處理接電話過程中的各種情況。如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)該說“他(她)恰好不在”，或者說“公務(wù)外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉(zhuǎn)告，應(yīng)該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因?yàn)槭虑樘喽e(cuò)電話內(nèi)容。如果電話需要轉(zhuǎn)接，應(yīng)該說“好的，請(qǐng)稍等。”若分機(jī)無人接聽轉(zhuǎn)回總機(jī)，應(yīng)該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對(duì)方說話，應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)母嬖V對(duì)方“對(duì)不起，我聽不清您講話，請(qǐng)您再撥一遍。”有時(shí)辦公室內(nèi)恰好有客人在，電話鈴聲響起時(shí)，應(yīng)該對(duì)客人禮貌的說明“對(duì)不起，我接個(gè)電話。”對(duì)自己沒有及時(shí)接到的電話，應(yīng)該在二十四小時(shí)以內(nèi)給予回復(fù)，如果有特殊的情況沒能及時(shí)回復(fù)，一定要向?qū)Ψ阶鲆粋€(gè)簡單的解釋。
接電話的時(shí)間與掛斷電話。商務(wù)電話不是“煲粥”，時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘。掛斷電話時(shí)，應(yīng)該禮貌的說“再見”，并由打出電話的一方先掛斷電話。
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