客服熱線(xiàn)電話(huà)禮儀
客服熱線(xiàn)是指客戶(hù)服務(wù)熱線(xiàn)通過(guò)人工、自動(dòng)語(yǔ)音、短信、傳真、E-mail等方式為您24小時(shí)不間斷提供有關(guān)業(yè)務(wù)或工作的業(yè)務(wù)咨詢(xún)、業(yè)務(wù)受理和投訴建議等專(zhuān)業(yè)服務(wù)?？头峋€(xiàn)是一個(gè)公司對(duì)外服務(wù)的交流渠道。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的客服熱線(xiàn)電話(huà)禮儀，希望能夠幫到大家哦!
客服熱線(xiàn)電話(huà)禮儀
(一)重要的第一聲
當(dāng)我們打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話(huà)能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)： “ 你好，這里是 XX 公司 ” 。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應(yīng)有“ 我代表單位形象 ” 的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話(huà)中，也要抱著“ 對(duì)方看著我 ” 的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音
打電話(huà)過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“ 聽(tīng) ” 得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是 懶散的，無(wú)精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
聲音要溫雅有禮，以懇切之話(huà)語(yǔ)表達(dá)。口與話(huà)筒間，應(yīng)保持適當(dāng)距離，適度控制音量，以免聽(tīng)不清楚、滋生誤會(huì)?；蛞蚵曇舸执?，讓人誤解為盛氣凌人。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，接聽(tīng)電話(huà)，以長(zhǎng)途電話(huà)為優(yōu)先， 最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約 3 秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電?huà)響了許久，接起電話(huà)只是“ 喂 ” 了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿(mǎn)，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記 5WIH 技巧，所謂 5W1H 是指 ① When 何時(shí) ② Who 何人 ③Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 為什么⑥ HOW 如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于 5WIH 技巧。
(六)有效電話(huà)溝通
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌粗率答復(fù)：「他不在」即將電話(huà)掛斷。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。 對(duì)方查詢(xún)本部門(mén)其它單位電話(huà)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)迅即查告，不能說(shuō)不知道。
我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題應(yīng)耐心傾聽(tīng);表示意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過(guò)提問(wèn)來(lái)探究對(duì)方的需求與問(wèn)題。注重傾聽(tīng)與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話(huà)溝通的關(guān)鍵。
接到責(zé)難或批評(píng)性的電話(huà)時(shí)，應(yīng)委婉解說(shuō)，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話(huà)人爭(zhēng)辯。
電話(huà)交談事項(xiàng)，應(yīng)注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對(duì)方認(rèn)同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件，應(yīng)先估計(jì)可能耗用時(shí)間之長(zhǎng)短，若查閱或查催時(shí)間較長(zhǎng)，最好不讓對(duì)方久候，應(yīng)改用另行回話(huà)之方式，并盡早回話(huà)。以電話(huà)索取書(shū)表時(shí)，應(yīng)即錄案把握時(shí)效，盡快地寄達(dá)。
(七)掛電話(huà)前的禮貌
要結(jié)束電話(huà)交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，應(yīng)有明確的結(jié)束語(yǔ)，說(shuō)一聲“謝謝”“ 再見(jiàn) ” ，再輕輕掛上電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。
電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于 5WIH 技巧。
(八)有效電話(huà)溝通
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌粗率答復(fù)：「他不在」即將電話(huà)掛斷。 接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。 對(duì)方查詢(xún)本部門(mén)其它單位電話(huà)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)迅即查告，不能說(shuō)不知道。
我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題應(yīng)耐心傾聽(tīng);表示意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過(guò)提問(wèn)來(lái)探究對(duì)方的需求與問(wèn)題。注重傾聽(tīng)與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話(huà)溝通的關(guān)鍵。
接到責(zé)難或批評(píng)性的電話(huà)時(shí)，應(yīng)委婉解說(shuō)，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話(huà)人爭(zhēng)辯。
電話(huà)交談事項(xiàng)，應(yīng)注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對(duì)方認(rèn)同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件，應(yīng)先估計(jì)可能耗用時(shí)間之長(zhǎng)短，若查閱或查催時(shí)間較長(zhǎng)，最好不讓對(duì)方久候，應(yīng)改用另行回話(huà)之方式，并盡早回話(huà)。以電話(huà)索取書(shū)表時(shí)，應(yīng)即錄案把握時(shí)效，盡快地寄達(dá)。
(九)掛電話(huà)前的禮貌
要結(jié)束電話(huà)交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，應(yīng)有明確的結(jié)束語(yǔ)，說(shuō)一聲“謝謝” “ 再見(jiàn) ” ，再輕輕掛上電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。
關(guān)于客服熱線(xiàn)的禁忌
一：避免與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)
對(duì)某些正處于憤怒狀態(tài)下的客戶(hù)(如質(zhì)量投訴者)和極少數(shù)“胡攪蠻纏”的客戶(hù)，客服人員要耐心包容，切忌與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。
即使客戶(hù)確實(shí)說(shuō)的不對(duì)，客服人員也應(yīng)以微笑回應(yīng)，并對(duì)客戶(hù)的錯(cuò)誤進(jìn)行區(qū)別對(duì)待。如果客戶(hù)說(shuō)錯(cuò)的內(nèi)容與本企業(yè)的業(yè)務(wù)毫不相干，例如“啫喱水”念成“嘟哩水”，客服人員大可不必進(jìn)行糾正，以免造成客戶(hù)的尷尬。如果客戶(hù)對(duì)本企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)生了誤解，客服人員應(yīng)采用盡量委婉的方式澄清客戶(hù)的誤解，避免與客戶(hù)爭(zhēng)鋒相對(duì)地展開(kāi)辯論甚至爭(zhēng)吵。
即使客戶(hù)的話(huà)聽(tīng)上去很乏味或者很“不靠譜”，客服人員也應(yīng)耐心傾聽(tīng)，讓客戶(hù)把話(huà)“發(fā)泄”出來(lái)，并對(duì)客戶(hù)作出適當(dāng)?shù)目隙ǎ吘?，社交的心理渴望乃?ldquo;虛榮心”，人皆有之。要記住：客戶(hù)永遠(yuǎn)是對(duì)的，切忌與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。
二：盡量避免接受客戶(hù)的小恩小惠
海爾公司對(duì)客服溝通的嚴(yán)格管理，對(duì)很多公司都有普遍的參考價(jià)值。作為客服人員，無(wú)論企業(yè)是否有明文規(guī)定，都應(yīng)把“原則上不接受任何客戶(hù)的小恩小惠”作為一種職業(yè)操守，進(jìn)行嚴(yán)格自律。
三：不得觸及客戶(hù)的“雷區(qū)”
在與客戶(hù)進(jìn)行溝通時(shí)，客服人員必須充分尊重每一名客戶(hù)的個(gè)性和生活方式，尊重客戶(hù)的隱私，絕不能觸犯客戶(hù)的“雷區(qū)”。
客服人員在與客戶(hù)的溝通中。要善于察言觀(guān)色，一旦發(fā)現(xiàn)客戶(hù)的表情有異，最好盡快轉(zhuǎn)移話(huà)題。對(duì)于少數(shù)民族與異地他鄉(xiāng)的客戶(hù)，更應(yīng)尊重其文化禁忌，盡量不要談?wù)撋婕白诮绦叛龊拓?cái)務(wù)收入之類(lèi)的話(huà)題，對(duì)女客戶(hù)絕不要談及年齡。
另外，客服人員必須充分尊重每一位客戶(hù)的隱私。對(duì)客戶(hù)的檔案資料，應(yīng)當(dāng)妥善保管，必要情況下應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行加密，并采取有效的安全措施，杜絕客戶(hù)信息的外泄。
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