電話禮儀技巧
電話禮儀技巧
電話是我們現(xiàn)在生活中常有的，那么你們知道電話的禮儀技巧是什么嗎？下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電話禮儀技巧 ，希望能夠幫到大家哦!
電話禮儀技巧
(一)重要的第一聲
當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電 電話禮儀話鈴聲后，附近沒有其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于 5WIH技巧。
(六)了解來電話的目的
上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì)方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
電話溝通禮儀
專業(yè)電話溝通技巧之一：打電話
第一階段，打招呼
聽到電話鈴聲，要立即接電話，電話鈴聲不應(yīng)超過三聲，左手拿起聽筒，簡(jiǎn)單問候，迅速報(bào)出本部門名稱及本人姓名，如：“您好，++部。”以免對(duì)方是誤打，或再次詢問而浪費(fèi)時(shí)間。
面帶微笑，語(yǔ)調(diào)柔和，讓客人從你的聲音中體會(huì)到你的親切。
嘴唇與話筒距離是2厘米，自然發(fā)聲，說話清晰，發(fā)音準(zhǔn)確。
問清對(duì)方姓名，事由，以正確的姓名及銜稱呼對(duì)方，適時(shí)使用敬語(yǔ)，如“謝謝/對(duì)不起/請(qǐng)?jiān)?好的，++。”
使用合適的招呼語(yǔ)：“早上好”，“下午好”，“晚上好”，或“您好
“喂”、“什么事”等，都是不恰當(dāng)，應(yīng)顯出我們的禮貌和專業(yè)性。
無論對(duì)方是誰(shuí)，他可能是公司的職員，你的好朋友，或是公司的高級(jí)經(jīng)理，公司的客戶等，你都要讓對(duì)方感到他得到友好的接待。
第二階段：專心聆聽并提供幫助
放下手頭任何事情，左手拿聽筒，右手做好記錄準(zhǔn)備，專心致志地聽對(duì)方講的事情。
不要在接聽電話的同時(shí)，做任何其他事情，如打字、閱讀資料等，不要讓任何事情分散你的注意力，否則是很不禮貌的，對(duì)方也很容易覺察到你的心不在焉。
如果電話要找的人不在或正在忙著其他事情不能抽身，不要只告并對(duì)方不在，或正忙，要告訴對(duì)方您想怎樣幫助對(duì)方，讓對(duì)方感到你樂于幫助他的誠(chéng)意。如：“對(duì)不起，陳先生現(xiàn)在正在接另一個(gè)電話/陳先生出去一會(huì)兒，請(qǐng)問我可以幫你留言嗎/我可以讓他打電話找你嗎/您可以過五分鐘后再打來嗎/如果你愿意的話，請(qǐng)留下你的姓名和電話號(hào)碼，我讓他打電話給你，你看行嗎?”等。
以請(qǐng)求或委婉的語(yǔ)氣，不要以要求的方式讓對(duì)方提供信息。不要說“你叫什么名字?”或“你的電話號(hào)碼是什么?”要說：“請(qǐng)問我可以知道你的名字嗎?”“王先生有你的電話號(hào)碼嗎?”。
傳接電話過程中，要捂住話筒，使對(duì)方聽不到這邊的其他聲音。
電話留言技巧：
電話旁邊時(shí)刻準(zhǔn)備好記錄工具，如記錄紙、筆、常用電話號(hào)碼等。
記錄時(shí)，一邊記錄一邊重復(fù)，尤其涉及到數(shù)字、日期、時(shí)間和資料，或需要轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方講話內(nèi)容時(shí)，記錄遵循6種原則即何時(shí)、何地、何人、何事、何因、如何等。準(zhǔn)確完整地記下通話要點(diǎn)。
仔細(xì)聽講，不打斷對(duì)方講話，不可因不專心而要求對(duì)方重講一次。
對(duì)方講完后予以確認(rèn)，并把所講的內(nèi)容簡(jiǎn)略復(fù)述一遍。
重復(fù)和確認(rèn)是電話溝通中非常重要的技巧之一，他可以避免誤會(huì)，或不致遺漏重要的信息等。
轉(zhuǎn)電話技巧：
如果需要轉(zhuǎn)電話，要向?qū)Ψ秸f明原因：“對(duì)不起，這里是++部，王先生在營(yíng)銷部，請(qǐng)稍等，我?guī)湍惆央娫掁D(zhuǎn)過去。”
需要轉(zhuǎn)電話時(shí)，請(qǐng)對(duì)方稍等片刻，然后撥號(hào)，接通后，告訴對(duì)方“請(qǐng)說話”如遇占線，應(yīng)向?qū)Ψ街虑?，接線員應(yīng)說：“對(duì)不起，占線，請(qǐng)稍等(或請(qǐng)等一會(huì)再打來)”或把有關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)的電話號(hào)碼提供給對(duì)方。
電話?cǎi)雎牸记桑?/p>
在整個(gè)電話溝通過程中，克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情緒的影響，客人生氣，是對(duì)情況生氣，不要引伸到個(gè)人，不要想到對(duì)方對(duì)個(gè)人有成見，你要成就并顯示你的專業(yè)性。
要培養(yǎng)以下習(xí)慣：a、贊同對(duì)方;b、在電話溝通過程中盡量使用對(duì)方的語(yǔ)言;c、多贊揚(yáng)對(duì)方，如贊揚(yáng)對(duì)方的判斷力好等。
要機(jī)智、并成為一個(gè)好傾聽者，有技巧地顯示你對(duì)對(duì)方的興趣：a、不要顯出不耐煩;b、不要打斷對(duì)方說話;c、不要幫對(duì)方說完句子;d、不要沒有聽完就匆忙下結(jié)論;e、與對(duì)方相呼應(yīng)，用“聆聽嗓音”等表示我們?cè)趯Ｐ鸟雎牎?/p>
回答問題技巧：
負(fù)責(zé)地回答所有問題，如遇不清楚的事情，或說其大意，或請(qǐng)了解情況的人接電話，回答問題不能含糊不清。
自己不了解情況，無法轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的電話內(nèi)容，可跟對(duì)方說：“我不了解具體情況，過后我再給他回電話，您看可以嗎?”假如你是職員，對(duì)方找的是你的經(jīng)理，剛好又不在，最好說：“對(duì)不起，經(jīng)理不在，請(qǐng)問您是哪一位?需要留話嗎?”而不要先問對(duì)方是誰(shuí)，然后再告訴他經(jīng)理不在，以免給人造成實(shí)際上是在的，而不愿意接他的電話的誤會(huì)，一般來說，結(jié)束談話，致告別語(yǔ)是由打電話一方提出來的，如對(duì)方是長(zhǎng)輩、上級(jí)、外賓或女性，應(yīng)聽到對(duì)方放下話筒才掛電話。
需要適當(dāng)?shù)娜颂幚砟呈聲r(shí)，要告訴對(duì)方你會(huì)將此事轉(zhuǎn)告給適當(dāng)?shù)娜藖硖幚?，或讓處理該事的人打電話給他，如：“這事由 劉先生負(fù)責(zé)，如果需要的話，我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)好嗎?/這事由劉先生負(fù)責(zé)，如果您愿意，我會(huì)轉(zhuǎn)告他，讓他給您回電話。”
如需對(duì)方等較長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)明確告知對(duì)方需要等候的時(shí)限，并建議對(duì)方稍等一會(huì)兒，或是過后回電話給他，如：“對(duì)不起，張先生正在——可以請(qǐng)您等幾分鐘嗎?/過幾分鐘，我打電話給您好嗎?”
接打錯(cuò)的電話時(shí)，要婉轉(zhuǎn)對(duì)待，謙恭有禮的告知對(duì)方撥錯(cuò)了電話，不可流露慍怒的聲調(diào)。如：“這里是++部，請(qǐng)問您要哪里?”請(qǐng)對(duì)方需要查查是否撥錯(cuò)了他想要的那個(gè)號(hào)碼，不可突出“您撥錯(cuò)了”，而應(yīng)說：“這里是++部，我們這里沒有++部，您確認(rèn)您撥的號(hào)碼對(duì)嗎?”
如兩部電話同時(shí)響，先接其中一個(gè)，向?qū)Ψ街虑?，?qǐng)其稍等一下，迅速接另一個(gè)電話，如：“對(duì)不起，請(qǐng)稍等。” 接電話者根據(jù)不同情況使用下列文明用語(yǔ)，如：“您好，請(qǐng)講”“請(qǐng)稍等”“對(duì)不起，他剛走開，請(qǐng)問有什么事可轉(zhuǎn)達(dá)?”切忌用“喂，你找誰(shuí)?你在哪里?”“不知道!”“等一會(huì)兒!”(語(yǔ)氣不耐煩)等不規(guī)范用語(yǔ)
幫對(duì)方找人時(shí)，不可掛斷電話。
第三階段：結(jié)束電話
在通話結(jié)束，要讓對(duì)方感覺到你非常樂意幫忙，表示謝意并道“再見”;要等對(duì)方放下話筒后，再輕輕放下話筒，還有什么可能幫到您的?——陳先生，謝謝您的來電，再見!“在對(duì)方還在說話時(shí)就掛斷電話很不禮貌的。
專業(yè)電話溝通技巧之二：打電話
第一階段：打電話前的準(zhǔn)備事項(xiàng)
準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備目的
確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼，單位及姓名
1、時(shí)間和金錢的浪費(fèi);
2、為能準(zhǔn)確無誤地與對(duì)方通話。
記下要辦事情的次序
1、為使通話簡(jiǎn)明扼要;
2、為避免遺漏要點(diǎn)。
備好必要的文件和材料
1、為使對(duì)方在通話中不等候自己;
2、為做到準(zhǔn)確傳達(dá)信息;
3、防止浪費(fèi)時(shí)間和金錢。
打長(zhǎng)途時(shí)，事先要準(zhǔn)備好有關(guān)資料 為了節(jié)省通話時(shí)間
第二階段：打招呼
左手拿話筒，右手撥號(hào)，電話接通后，簡(jiǎn)單問候?qū)Ψ?，立即?bào)出本部和自己的姓名。如：“您好，++部。”
電話撥通后，確認(rèn)對(duì)方身份，如果對(duì)方不告訴姓名時(shí)，應(yīng)說：“請(qǐng)問您是++公司的嗎?”
將自己的姓名、單位告訴對(duì)方，可說：“您好，我是++公司財(cái)務(wù)部陳先生。”
如果打給電話對(duì)方的總機(jī)，需轉(zhuǎn)分機(jī)的，總機(jī)接線員就應(yīng)說：“您好，(崗位名)”或加上“請(qǐng)問要哪里。”你就禮貌地說：“請(qǐng)轉(zhuǎn)(部門)分機(jī)(或部門名稱)”請(qǐng)求對(duì)方把電話轉(zhuǎn)接要找的辦事單位的人員。“對(duì)不起，請(qǐng)轉(zhuǎn)++部陳先生。”
打電話的人說：“請(qǐng)問++在嗎?”切忌說：“你是誰(shuí)?叫++接電話!”等不禮貌用語(yǔ)。
如發(fā)現(xiàn)你撥通的號(hào)碼不是想要的號(hào)碼，馬上查問號(hào)碼，詢問不可粗暴，如：“對(duì)不起，請(qǐng)問您的電話號(hào)碼是++嗎?”發(fā)現(xiàn)明顯不符，禮貌的做法是發(fā)自內(nèi)心地進(jìn)行道歉，如：“對(duì)不起，電話打錯(cuò)了，打擾您了。”默不作聲就放下電話會(huì)使對(duì)方不快，受擾者體諒地說“沒關(guān)系”或“不要緊”。
在給身份地位高的人打電話時(shí)，直呼其名是失禮的，應(yīng)說：“您好，我是++公司銷售部的陳先生，跟王先生因合作推廣貴公司產(chǎn)品事情想通電話，不知是否方便?”
如不指定找某人，最好以請(qǐng)求的方式巧妙說自己的愿望，如：“我希望了解有關(guān)++情況，/請(qǐng)幫我為++預(yù)訂。”
第三階段：講述事由
講述事由要簡(jiǎn)明扼要，聲音和藹，遵守5W原則“when、where、who、what、why、how(時(shí)間、地點(diǎn)、事件、原因、怎么做)。
簡(jiǎn)單地重復(fù)一遍事由，即重復(fù)要點(diǎn)，也要聽取對(duì)方所談事情。
如要找的人不在，請(qǐng)對(duì)方留話，讓他回來后回電話，告訴接電話的人自己的姓名，關(guān)系及電話號(hào)碼。
第四階段：結(jié)束通話
在通話結(jié)束前，表示謝意并道“再見”;“陳先生，謝謝您，再見!”讓對(duì)方先掛斷電話，然后輕輕放下。
專業(yè)電話溝通技巧之三：聲音和語(yǔ)言
當(dāng)我們拿起電話說話，我們應(yīng)該意識(shí)到我們的聲音和語(yǔ)言：我們要給對(duì)方造成良好的印象，就要通過清晰而干脆利落、令人愉悅而帶著微笑的聲音，克制的聲調(diào)但又不能過分夸張，你的聲音反映你的個(gè)性和態(tài)度，“帶著笑意的聲音”“得體”和“機(jī)智敏捷”是在良好的電話溝通中必需的主要素質(zhì)。
盡量使用“魔術(shù)語(yǔ)”如：“請(qǐng)、請(qǐng)稍等、對(duì)不起、再見”等，避免使用俚語(yǔ)、非正式的草率的語(yǔ)言。
作為一個(gè)良好的意愿的使者，每當(dāng)我們使用電話時(shí)，都應(yīng)該彬彬有禮的對(duì)待對(duì)方，你的心情和態(tài)度都應(yīng)該是令人愉快的，同時(shí)，清楚明了，盡量簡(jiǎn)潔表達(dá)你的詞名和思想。
在電話應(yīng)對(duì)時(shí)，一個(gè)人說話的聲音，隨著說話時(shí)的姿勢(shì)和態(tài)度發(fā)生變化，如果你的姿態(tài)不正確，就不可能把端正的禮節(jié)傳達(dá)給對(duì)方
我們應(yīng)該了解電話的公共性，電話每次只能一個(gè)使用，為使更多的人使用電話，要努力養(yǎng)成做到一次通話在3分鐘之內(nèi)結(jié)束的習(xí)慣，并要對(duì)私人電話加到節(jié)制，一次電話的平均通話時(shí)間，也是衡量整個(gè)國(guó)家國(guó)民教養(yǎng)水平的尺度之一。
注意語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)和情緒控制，語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)最能體現(xiàn)細(xì)致微妙的情感，如語(yǔ)調(diào)過高，語(yǔ)氣過重，往往會(huì)使對(duì)方感到尖該、生硬、冷淡、語(yǔ)氣太輕，語(yǔ)調(diào)太低，會(huì)使對(duì)方感到無精打采，有氣無力;語(yǔ)調(diào)過長(zhǎng)又顯得懶散拖拉，語(yǔ)調(diào)過短又顯得不負(fù)責(zé)任，一般來說，語(yǔ)氣要適中，語(yǔ)調(diào)應(yīng)以不影響別人辦公為度，同時(shí)要使對(duì)方感到親切自然。
在電話交談中，講話的態(tài)度一定要誠(chéng)懇，以示對(duì)方的尊重，即使在自己心情不佳但需要打電話處理事務(wù)時(shí)，也切忌讓急躁、煩惱的情緒影響語(yǔ)言以使對(duì)方感到不舒服。
看了電話禮儀技巧 的人還看了：
3.電話面試技巧禮儀