接電話辦公禮儀規(guī)范
電話辦公已經(jīng)成了現(xiàn)在的一種辦公方式，那么你們知道接電話辦公室禮儀規(guī)范是這樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的接電話辦公禮儀規(guī)范，希望能夠幫到大家哦!
接電話辦公禮儀規(guī)范
一、及時(shí)接聽
如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時(shí)，就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時(shí)，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原
因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳，而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來敲門。如
果門被敲了很多省還沒有回答，又會(huì)被認(rèn)為沒有人在，或者是不想理。
二、確認(rèn)對(duì)方
一般情況下.對(duì)方打來電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來電話，沒有主動(dòng)介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應(yīng)該主動(dòng)問;“請(qǐng)問您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P問：“喂：哪位”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯(cuò)的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話，問候多聲卻聽不見對(duì)方說話，這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡
意騷擾電話而破門大罵。因?yàn)椋@種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對(duì)方的聲音，但是對(duì)方能聽見你聲音。萬一對(duì)方是你的客戶或上級(jí)，聽到你在這端破口大罵，會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪，更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重，可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來，千萬不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔隆？烧?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻，并對(duì)其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話，問清情況后先訪對(duì)方稍候，或晚會(huì)兒再打進(jìn)來，之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時(shí)。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對(duì)方來歷才能問對(duì)方是何人，所為何事，但不要詢問對(duì)方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話時(shí)，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)先詢問對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對(duì)方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等，以免事后忘記，對(duì)方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時(shí)，要先弄清對(duì)方要找誰，如果對(duì)方不愿問答自已是誰，也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢問對(duì)方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：問候語、機(jī)主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對(duì)來電者的要求以及道別語等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來的電話。
辦公室禮儀規(guī)范
形象禮儀
儀表要求
適體性：服裝、修飾要與容貌、體形、年齡、個(gè)人氣質(zhì)相適宜，合乎和表現(xiàn)內(nèi)在素養(yǎng)。
整體性：各部位的修飾要與整體協(xié)調(diào)一致。
適度性：無論在修飾程度，還是飾品的數(shù)量和修飾技巧上，都要自然適度，把握分寸。
儀表細(xì)節(jié)
女士著裝要求：保持衣服平整，不要過于華麗，著裙裝時(shí)，襪子的顏色要與服裝協(xié)調(diào)，搭配得當(dāng)為好，飾品要適量，應(yīng)盡量選擇同一色系，注意與整體的服飾搭配協(xié)調(diào)，忌穿暴露服裝， 如短褲、低胸衫、背心、拖鞋(包括時(shí)裝涼拖)均不要在上班時(shí)間穿著。
男士著裝要求：男士著裝穩(wěn)重大方，穿長(zhǎng)褲，不要穿露趾鞋或方便涼鞋，不可不穿襪子。
儀容要求
大方整潔 商務(wù)休閑
儀容細(xì)節(jié)
頭發(fā)勤理、勤洗，并梳理整齊，不要有頭皮屑。
勤剪指甲，不要留長(zhǎng)，不留污垢。
體味嚴(yán)重者要想辦法除味，香水的味道不宜濃烈。
不要戴墨鏡或變色鏡。
上班期間需化淡妝。
儀態(tài)要求
應(yīng)舉止文明、親切有禮、恭敬謙卑,并善于控制自己的情緒，塑造自己的儀態(tài)美。
儀態(tài)細(xì)節(jié)
站姿
頭正、頸直、收下額、閉嘴
挺胸、雙肩平、微向后張，使上體自然挺拔，上身肌肉微微放松
收腹,兩腿挺直，膝蓋相碰,身體重心落在兩腿中間
兩臂自然下垂，雙手垂于體側(cè)，女士可右手搭在左手上，貼放于腹部
兩眼平視前方，表情自然明朗，面帶微笑，談話時(shí)要面向?qū)Ψ讲⒈３忠欢ǖ木嚯x,眼光不游離
坐姿
坐下之前應(yīng)輕輕用雙手抬起座椅，切忌拉出大聲響;坐下的動(dòng)作不要太快或太慢、太重或太輕，應(yīng)大方自然、不卑不亢、輕輕落座
坐下后身體正直，不要前傾或后仰，雙肩齊平,上半身應(yīng)與桌子保持一個(gè)拳頭左右的距離，坐滿椅子的2/3，不要只坐一個(gè)邊或深陷椅中。腿、膝并攏，腳自然著地，一般不要翹腿兩腳踝內(nèi)側(cè)互相并攏,兩足尖約距10cm左右,坐著與人交談時(shí)雙眼應(yīng)平視對(duì)方，但時(shí)間不易過長(zhǎng)或過短;使用手勢(shì)時(shí)，但不可過多或動(dòng)作幅度過大。
走姿
頭正頸直，兩眼平視前方，面色爽朗
兩臂收緊，自然前后擺動(dòng)，前擺稍向里折約35度，后擺向后約15度
腳步應(yīng)穩(wěn)重、大方、用力適度
靠道路的右側(cè)行走，遇到同事要主動(dòng)問好;上下樓梯時(shí)，應(yīng)讓尊者先行
手勢(shì)禮儀要求
手勢(shì)的上界一般不應(yīng)超過對(duì)方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)，左右擺的范圍不要太寬，應(yīng)在人的胸前或右方進(jìn)行。一般場(chǎng)合，手勢(shì)動(dòng)作幅度不宜過大，次數(shù)不宜過多和重復(fù)
多用曲線柔和的手勢(shì)，少用生硬的直線條手勢(shì)，以求拉近心理距離
在給客人指引方向、介紹時(shí)，手指自然并攏，手掌以肘關(guān)節(jié)為軸指向目標(biāo)，同時(shí)眼神要看著目標(biāo)
手勢(shì)禮儀要求——避免不良手勢(shì)
與人交談時(shí)，講到自己不要用手指自己的鼻尖，而應(yīng)用手掌按在胸口上
談到別人時(shí)， 不可用手指別人，更忌諱背后對(duì)人指點(diǎn)等不禮貌的手勢(shì)
避免交談時(shí)指手畫腳，手勢(shì)動(dòng)作過大、幅度過大
不可在接待客人時(shí)做抓頭發(fā)、玩飾物、掏鼻孔、剔牙齒、抬腕看表、高興時(shí)拉袖子等不雅的手勢(shì)動(dòng)作
遞接物品要求
遞物時(shí),須用雙手，表示對(duì)對(duì)方的尊重，例如遞交購買的物品，要把物品正面(能看見說明的地方)朝上
接物時(shí),要身體前傾一步，用雙手接住，并表明謝意
語言禮儀
言語必謹(jǐn)
少說抱怨的話 , 多說寬容的話 ;
抱怨帶來記恨 , 寬容乃是智慧。
少說諷刺的話 , 多說尊重的話 ;
諷刺顯得輕視 , 尊重增加了解。
少說傷害的話 , 多說關(guān)懷的話 ;
傷害形成對(duì)立 , 關(guān)懷獲得友誼。
少說命令的話 , 多說商量的話 ;
命令只是接受 , 商量才是領(lǐng)導(dǎo)。
少說批評(píng)的話 , 多說鼓勵(lì)的話 ;
批評(píng)造成隔閡 , 鼓勵(lì)激發(fā)潛能。
與客人交談時(shí)，首先保持站姿端正，無任何小動(dòng)作。正面對(duì)著客人，表情自然大方，眼神需定，態(tài)度親切、誠(chéng)懇。談話清晰易懂，注意語音、語調(diào)、語速及節(jié)奏感
正確提及客人姓名并在后面加上先生、女士、小姐等稱呼用語
談話中不向人呵欠、舒伸、噴嚏、咳嗽、吐痰，如想咳嗽或打噴嚏時(shí)，應(yīng)先說對(duì)不起，再轉(zhuǎn)身向側(cè)后下方，同時(shí)盡可能用面巾紙遮住
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