孔子說(shuō)：禮者敬人也。而且在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天文明禮儀顯的尤為重要。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的辦公室接打電話禮儀，希望可以幫助大家!

　　辦公室接打電話禮儀

　　1.電話鈴響三聲以內(nèi)

　　電話鈴響三聲以內(nèi)一定要接聽(tīng)，決不讓電話鈴聲響第四聲。如果正在處理公務(wù)，鈴響第一聲時(shí)就應(yīng)該馬上將手中的東西放下.不要抱任何僥幸心理;通常，應(yīng)該在電話鈴聲響過(guò)兩聲之后接聽(tīng)電話，如果電話鈴聲三響之后仍然無(wú)人接聽(tīng)，客人往往會(huì)認(rèn)為這個(gè)單位員工的精神狀態(tài)不佳。

　　2.左手持聽(tīng)筒、右手拿筆

　　大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽(tīng)筒，但是，在單位與客人進(jìn)行電話溝通過(guò)程中有時(shí)需要做必要的文字記錄。在寫(xiě)字的時(shí)候一般會(huì)將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來(lái)發(fā)出刺耳的聲音，從而給客人帶來(lái)不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽(tīng)筒，右手寫(xiě)字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。

　　3.報(bào)出公司或部門(mén)名稱(chēng)

　　在電話接通之后，接電話者應(yīng)該先主動(dòng)向?qū)Ψ絾?wèn)好，并立刻報(bào)出本公司或部門(mén)的名稱(chēng)，如：“您好，這里是高強(qiáng)集團(tuán)行政人事部”。隨著年齡的增長(zhǎng)，很多人的身價(jià)會(huì)越來(lái)越放不下來(lái)，拿起電話往往張口就問(wèn)：“喂，找誰(shuí)，干嘛……?”這是很不禮貌的，應(yīng)該注意改正，彬彬有禮地向客人問(wèn)好。

　　4.聽(tīng)清楚來(lái)電目的 傾聽(tīng)電話要耐心

　　不管是哪一類(lèi)單位，難免會(huì)接到各類(lèi)推銷(xiāo)電話，此時(shí)最重要的一件事，就是要耐心地聽(tīng)對(duì)方的來(lái)電目的。一般接到這種電話，都希望對(duì)方盡早掛斷，所以往往在對(duì)方說(shuō)到一半時(shí)，就不知不覺(jué)地插嘴說(shuō)：“關(guān)于這件事……”這種行為是很失禮的。這種情況下，應(yīng)耐心解釋說(shuō)明。

　　5.注意聲音和表情

　　溝通過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的禮貌最能體現(xiàn)一個(gè)人的基本素養(yǎng)，養(yǎng)成禮貌用語(yǔ)隨時(shí)掛在嘴邊的習(xí)慣，可以讓客人感到輕松和舒適。因?yàn)榭腿擞袉?wèn)題反映，他看不見(jiàn)我們的表情，就是聲音。聲音好聽(tīng)，并且待人親切，會(huì)讓客人產(chǎn)生親切感。不要在接聽(tīng)電話的過(guò)程中暴露出自己的不良心情，

　　6.保持正確姿勢(shì)

　　一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時(shí)容易導(dǎo)致丹田的聲音無(wú)法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運(yùn)用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會(huì)傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢(shì)，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽(tīng)。此外，保持笑臉也能夠使客戶感受到你的愉悅。

　　7.復(fù)誦來(lái)電要點(diǎn)

　　電話接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)，使整個(gè)工作的效率更高。例如，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。

　　8.即使對(duì)方打錯(cuò)電話也應(yīng)親切應(yīng)對(duì)

　　這種情形經(jīng)常會(huì)發(fā)生，所以要特別注意應(yīng)對(duì)的方式。最好的回答：“××單位，您好像打錯(cuò)電話了。”一定要表現(xiàn)出很客套的樣子，以避免給對(duì)方留下不愉快的印象。一般人在電話中聽(tīng)到與自己?jiǎn)挝粺o(wú)關(guān)的事，會(huì)不知不覺(jué)地變成很生硬的語(yǔ)氣，這點(diǎn)必須注意。

　　9、隨時(shí)不忘說(shuō)“讓您久等了”

　　如果因?yàn)橛惺聸](méi)有及時(shí)接起電話，拿起電話第一句話就應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了。”在查閱資料讓對(duì)方等候時(shí)，無(wú)論時(shí)間多短，您也應(yīng)該說(shuō)一聲：“讓您久等了。”親切的致歉會(huì)讓對(duì)方感到溫暖和被尊重。

　　10.讓客人先收線

　　不管是什么行業(yè)，在打電話和接電話過(guò)程中都應(yīng)該牢記讓客人先收線。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?，?duì)方一定會(huì)聽(tīng)到“喀嗒”的聲音，這會(huì)讓客人感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時(shí)，應(yīng)該禮貌地請(qǐng)客人先收線，這時(shí)整個(gè)電話才算圓滿結(jié)束。

　　辦公室接打好電話的四個(gè)關(guān)鍵

　　接打好電話的關(guān)鍵，是良好的態(tài)度、周全的考慮、規(guī)范的表述和負(fù)責(zé)的意識(shí)。

　　態(tài)度和善，不急不躁。通話中注意語(yǔ)氣，不能帶有負(fù)面情緒。即使對(duì)方再著急、態(tài)度再不好，也不能急躁，更不要針?shù)h相對(duì)，而是冷靜處理，做到堅(jiān)持原則、不卑不亢、柔中有剛。

　　事項(xiàng)清楚，不丟不落。該說(shuō)的事項(xiàng)要一次說(shuō)清楚，讓對(duì)方準(zhǔn)確理解，不要?jiǎng)偡畔码娫捑烷_(kāi)始擔(dān)心自己是否沒(méi)說(shuō)清楚、對(duì)方是否沒(méi)聽(tīng)明白，或者又想起來(lái)還有個(gè)事情忘記說(shuō)了，要再打一次電話。特別是像時(shí)間、地點(diǎn)一類(lèi)的關(guān)鍵信息，一定要說(shuō)清楚、記清楚。

　　表述恰當(dāng)，不少不多。溝通中語(yǔ)言要準(zhǔn)確精練，該說(shuō)的內(nèi)容要說(shuō)完整，并且只涉及相關(guān)的信息，無(wú)關(guān)的信息不必過(guò)多透露。比如，有電話找同事，而他不在，一般只需告訴對(duì)方“他現(xiàn)在不在”，而不必說(shuō)明不在的具體原因。

　　敢于負(fù)責(zé)，不推不拖。接聽(tīng)電話，不論問(wèn)及的事項(xiàng)是否屬于分內(nèi)或知情，都要有“首接負(fù)責(zé)”的意識(shí)，妥善處理，不要隨便推脫。接起電話后需要再轉(zhuǎn)給他人時(shí)，要將來(lái)電人是誰(shuí)和詢問(wèn)的事項(xiàng)扼要告訴要轉(zhuǎn)給的人，即使接話人有個(gè)準(zhǔn)備，也可避免來(lái)話人又從頭說(shuō)起。通話結(jié)束后，有需要進(jìn)一步處理的事項(xiàng)，要及時(shí)處理，不要拖延，防止遺忘。