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文秘辦公室接待的禮儀常識有哪些

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文秘辦公室接待的禮儀常識有哪些

  文秘工作不可避免接待來訪,所以一定要提前學(xué)會接待禮儀常識。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的文秘辦公室接待的禮儀常識文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!

  文秘辦公室接待的禮儀常識

  人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書,所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀,這不但涉及到組織形象問題,對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。

  如果因工作繁忙暫時(shí)無法接待來訪者,應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時(shí)間,切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時(shí),秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題,一定要有耐心聽完別人的話,而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中,不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時(shí),要克制自己的情緒,以平和的態(tài)度處理。

  在交談處理事務(wù)過程中,能立刻解決或答復(fù)的問題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對于不能馬上解決的問題,要向來訪者說明理由,另約時(shí)間予以解決或商討。如果來訪者來訪時(shí)間過長而你又有其他事情要做,可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話,給對方留下不良印象,從而影響組織和單位形象。

  文秘拜訪辦公室的禮儀

  對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一,出于各種原因,秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀,可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。

  拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約,一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí),一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由,表示歉意。為了表示尊重,拜訪一般提前3—5天預(yù)約,赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒有特別的情況,一般不要突然拜訪,以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開門見山,不要海闊天空,浪費(fèi)時(shí)間。說話時(shí)要注意對方的反應(yīng),要給對方講話、答復(fù)的時(shí)間,不要一個(gè)人滔滔不絕。對對方的舉動(dòng)要十分敏感,當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭,切忌死賴不走,不知趣。

  文秘匯報(bào)工作時(shí)的禮儀

  向上級匯報(bào)工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀,一方面可以給上級留下良好的印象,同時(shí)也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流,提高辦事效率。

  由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙,秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守,不可失約。恪守時(shí)間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到,讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前,要輕輕敲門,經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的,也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。

  匯報(bào)時(shí),要以注意舉止文雅大方,談吐得體。語速語調(diào)適中,吐字清晰。語言簡練,條理清楚。匯報(bào)過程中,領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后,如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃,不可有不耐煩的表現(xiàn),要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

  文秘接待辦公室儀容禮儀

  在辦公室里,秘書人員要樹立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝,無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有,在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主,女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方,不要過于暴露或前衛(wèi)?;瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

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