文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)有哪些
文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)有哪些
文秘工作不可避免接待來(lái)訪(fǎng)，所以一定要提前學(xué)會(huì)接待禮儀常識(shí)。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)
人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來(lái)辦公室找秘書(shū)，所以秘書(shū)人員要掌握接待來(lái)訪(fǎng)者的禮儀，這不但涉及到組織形象問(wèn)題，對(duì)秘書(shū)工作能否順利開(kāi)展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時(shí)無(wú)法接待來(lái)訪(fǎng)者，應(yīng)首先致歉然后詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無(wú)故等太久。當(dāng)來(lái)訪(fǎng)者是上級(jí)或長(zhǎng)者時(shí),秘書(shū)要站起來(lái)握手以示歡迎。來(lái)訪(fǎng)者是為了說(shuō)明某些問(wèn)題，一定要有耐心聽(tīng)完別人的話(huà)，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽(tīng)。在交談過(guò)程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見(jiàn)分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過(guò)程中,能立刻解決或答復(fù)的問(wèn)題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對(duì)于不能馬上解決的問(wèn)題，要向來(lái)訪(fǎng)者說(shuō)明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來(lái)訪(fǎng)者來(lái)訪(fǎng)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語(yǔ)言告訴對(duì)方結(jié)束談話(huà)。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話(huà)，給對(duì)方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
文秘拜訪(fǎng)辦公室的禮儀
對(duì)外聯(lián)系是秘書(shū)工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書(shū)人員經(jīng)常要拜訪(fǎng)他人。了解和掌握拜訪(fǎng)禮儀，可以幫書(shū)秘書(shū)人員圓滿(mǎn)順利地完成工作任務(wù)。
拜訪(fǎng)時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬(wàn)一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話(huà)向?qū)Ψ秸f(shuō)明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪(fǎng)一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒(méi)有特別的情況，一般不要突然拜訪(fǎng)，以免打亂對(duì)方的工作安排。與求見(jiàn)人見(jiàn)面后,如果是初次見(jiàn)面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問(wèn)候并握手致意。談話(huà)時(shí)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說(shuō)話(huà)時(shí)要注意對(duì)方的反應(yīng)，要給對(duì)方講話(huà)、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對(duì)對(duì)方的舉動(dòng)要十分敏感，當(dāng)對(duì)方有結(jié)束談話(huà)的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴(lài)不走，不知趣。
文秘匯報(bào)工作時(shí)的禮儀
向上級(jí)匯報(bào)工作是秘書(shū)的重要工作內(nèi)容之一。秘書(shū)人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級(jí)留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無(wú)阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書(shū)人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話(huà)時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書(shū)人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過(guò)早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門(mén)，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門(mén)是開(kāi)著的，也要敲門(mén)以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語(yǔ)速語(yǔ)調(diào)適中，吐字清晰。語(yǔ)言簡(jiǎn)練，條理清楚。匯報(bào)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見(jiàn)和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來(lái)以便談話(huà)結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說(shuō)“謝謝”、“請(qǐng)留步”等以示禮貌
文秘接待辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書(shū)人員要樹(shù)立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無(wú)論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒(méi)有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過(guò)于暴露或前衛(wèi)?；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
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