大型會務(wù)工作接待活動的安排
大型會務(wù)工作接待活動的安排
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。你了解大型會務(wù)工作接待活動的安排是怎樣的嗎?下面是學習啦小編給大家搜集整理的大型會務(wù)工作接待活動的安排文章內(nèi)容。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：會前工作
(1)安排議題。各級黨政機關(guān)的例會、辦公會都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領(lǐng)導確定題目，由會務(wù)工作人員向有關(guān)部門收集議題材料;二是領(lǐng)導已簽批了很多議題，由會務(wù)工作人員根據(jù)輕重緩急提出安排建議供領(lǐng)導審定;三是由會務(wù)工作人員根據(jù)一個時期的中心工作，主動向有關(guān)方面詢問、收集議題，然后報領(lǐng)導審定。
為了保證會議的質(zhì)量和效率，凡是提交會議討論的議題，事先要做好充分的準備工作，否則不能列為議題。如各級政府常務(wù)會、辦公會的議題，會務(wù)工作人員應(yīng)審查是否具備以下幾個條件：
凡涉及到幾個部門的，提交前主辦單位應(yīng)與有關(guān)部門會商，盡量取得一致意見，不一致的，要書面說明情況，并提出傾向性的意見。
屬于工程建設(shè)、引進項目和技術(shù)措施等問題，必須請有關(guān)部門組織專家進行認真論證，擬定可行性方案。
屬于工作匯報，要有簡要的匯報提綱。匯報內(nèi)容要開門見山，突出重點，言簡意賅，最多不超過2000字。
屬于政府規(guī)范性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。
議題確定后，要根據(jù)每個議題參會人數(shù)將相關(guān)材料打印一定份數(shù)，在會前分送與會人員閱讀，以便準備意見。
(2)制定會議方案。一般日常辦公會不需要制定方案。組織內(nèi)容和形式比較復雜或規(guī)模比較大的會議必須制定文字方案。
基本內(nèi)容概括起來有：組織會議的指導思想。會議名稱(會標)、會議時間和期限、會議地點、參會人員范圍、會議日程、會議議程、會議入場證件的印制和分發(fā)、會場布置要求、主席臺的設(shè)置及人員名單、會議的組織領(lǐng)導及其分工、安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)工作的安排、新聞報道。各種代表大會的方案中還應(yīng)包括選舉投票方案;各種表彰大會的方案中應(yīng)增加組織發(fā)獎和領(lǐng)獎的內(nèi)容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內(nèi)容;有的會議需要舉行集體攝影活動的，方案中亦應(yīng)加以安排。
(3)制發(fā)會議通知。會議通知內(nèi)容必須具備以下幾個要素， 即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內(nèi)容、參加會議人員范圍、入場憑證和籌辦會議的聯(lián)系單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應(yīng)視需要寫入通知。會議通知發(fā)出后，還應(yīng)跟蹤落實，用電話與參加會議單位或人員聯(lián)系，了解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應(yīng)的安排。
(4)布置會場。會場布置要根據(jù)會議內(nèi)容需要而定?？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開會。
會場氣氛。慶祝、歡迎會，會場布置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會場要布置得莊嚴;座談會會場要顯得氣氛和諧;工作會、報告會會場布置要簡單樸實。
主席臺的設(shè)置。一般來講，各種代表大會和其它大型會議會場設(shè)主席臺，與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設(shè)主席臺。設(shè)主席臺和組織大會發(fā)言的會議需設(shè)講臺，講臺面向代表席。
座位的擺放形式。要根據(jù)會議內(nèi)容和人數(shù)以及會場容量而定。常見的擺法，以作報告、大會發(fā)言為主的會議，一般擺為長方形，代表席面對主席臺或講臺;以討論問題為主的會場應(yīng)擺為方形、園形、蹄形，使與會人員面面相對，不明顯區(qū)分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。
會場布置還包括會場四周裝飾性布置，如會標、標語口號的內(nèi)容、字體和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會場的音響、照明、溫度和通風、衛(wèi)生、茶水杯盤等設(shè)施的配備，以及錄音錄相設(shè)備的裝置，都要根據(jù)條件一一安排。主席臺名次的排列和桌簽的放置、話筒的擺設(shè)等，也是會場布置中的重要工作。主席臺座次，以上主席臺人員的職務(wù)(或社會地位、聲望)高低排列，最高的排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須報領(lǐng)導審定(排法見后)。
(5)做好會議接待的各項準備工作，包括聯(lián)系住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編號，指定停車地點，設(shè)置醫(yī)療點，根據(jù)與會人員到達的時間和地點安排車輛迎接等。
(6)搞好會前檢查。 會前檢查分召開籌備碰頭會和現(xiàn)場檢查兩種形式，主要是根據(jù)會議預案逐項檢查落實，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施予以解決。重要或大型會議活動，必要時還應(yīng)就某個環(huán)節(jié)或局部進行演習。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：會間工作
(1)組織簽到。組織好會議簽到，可以及時了解到會人員情況，準確統(tǒng)計到會人數(shù)。一般是由會務(wù)工作人員事先準備好簽到簿或簽到表，參加會議人員進入會場時在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫單位和職務(wù)，同時還要領(lǐng)取相關(guān)會議材料。
(2)做好聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。一是要及時掌握會議動態(tài)，收集會議反映，供會議主持人或會議工作負責人分析、研究用;二是要安排會議值班，保證會議各項聯(lián)絡(luò)不中斷;三是對會間發(fā)生臨時變動，如調(diào)整日程、議程、議題，增加會議人員，其它特殊情況和臨時動議，會務(wù)工作人員要根據(jù)情況，積極采取應(yīng)急措施，做好臨時調(diào)度工作。
(3)作好會議記錄。會議記錄真實地記載了會議情況，客觀地反映了會議內(nèi)容和進程，是日后分析、整理有關(guān)材料，檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，也是重要的文書檔案。
(4)寫好會議簡報。會議簡報是在會議進程中，為了反映和交流情況，推動會議的發(fā)展，提高會議的質(zhì)量而印發(fā)的一種文件。會議簡報的寫法有兩種，一是報道式寫法，即由編寫者將情況綜合后，選取有價值的部分，用新聞報道的形式，反映會議全局或局部的進展情況。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法，這種會議簡報往往用于節(jié)錄某代表的發(fā)言、照登某代表意見或倡議。簡報編寫者“轉(zhuǎn)發(fā)”這些發(fā)言時，往往加上簡短的“按語”。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：會后工作
會議結(jié)束后會務(wù)工作人員主要做好以下幾項工作：
(1)清退文件。會議確定收回的文件資料， 要及時組織清退，絕密、機密文件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理清退手續(xù)。
(2)整理會議記錄。會后記錄人員要對會議的原始記錄稿進行整理，重要的會議還要核對錄音。對會上沒有聽清記全的地方，要及時找有關(guān)人員核對查實。使用
錄音機錄音的，會后要及時翻整。整理的記錄要求內(nèi)容完整、準確，字跡工整。會議記錄應(yīng)使用專用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。
(3)編寫會議紀要。會議紀要是在會后整理中形成的文件， 目的是把會議的精神、議定事項、作出的決定傳達給群眾或有關(guān)方面，使之貫徹執(zhí)行。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：會議席位擺法
1、主席臺席位安排
大會主席臺席位的安排趨向簡單、明了、便于操作。主席臺要面對觀眾，居會場正中。會議主席臺的排法是采用我國的習慣“以左為大”，如果是單數(shù)，第一位領(lǐng)導的席位均應(yīng)置於主席臺中間位置，他的左邊是第二位領(lǐng)導的席位，右邊是第三位領(lǐng)導的席位，然后分左右依次排列第四位、第五位領(lǐng)導和第六位、第七位領(lǐng)導的席位(如圖一)。如果主席臺的領(lǐng)導是雙數(shù)，則采用中間劃線的方法，虛擬出一位領(lǐng)導在正中間，而將第一位領(lǐng)導置于中間虛擬線的左邊，第二位領(lǐng)導排在虛擬線的右邊，然后分左右依次排三、四、五、六位領(lǐng)導的席位。關(guān)鍵是把領(lǐng)導的排列順序搞正確。
2、會談席位安排
會談常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人占背門一側(cè)，客人面向正門，主談人居中。若是外事活動譯員安排在主談人右側(cè)，坐在排序為第三的席位上，其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會談人數(shù)少，也可安排在會談桌就座。若雙方人數(shù)較多，廳室面積大，要安排擴音器。
多邊會談，座位可擺成方形、圓形.
安排各種活動的席位時，要準確掌握時間、地點、參加人員以及各種要求和情況，必要時要提前將名單等有關(guān)情況，分門別類打印送交領(lǐng)導閱知。
3、會見席位安排
會見通常安排在會客室。設(shè)沙發(fā)座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面，其他客人按禮賓順序在主賓一側(cè)就座，主方陪見人在主人一側(cè)就座，座位不夠可在后排加座。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：合影時的排位
在正式場合拍攝的合影，一般應(yīng)當進行排位。在非正式場合拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影參加者的具體位次時，應(yīng)首先考慮到是否方便拍攝。與此同時，還應(yīng)注意以下幾點：場地的大小，人數(shù)的多少，背景的陳設(shè)，光線的強弱，合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦，方便與否。
在一般情況下，正式合影的總?cè)藬?shù)宜少不宜多。在合影時，所有的參與者一般均應(yīng)站立。在必要之時，可以安排前排人員就座，后排人員則可在其身后呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現(xiàn)場擺設(shè)便于辨認的名簽，以便參加者準確無誤地各就各位。
在安排合影的具體排位問題時，關(guān)鍵是要知道內(nèi)外有別。國內(nèi)合影時的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看，它又有“人數(shù)為單”與“人數(shù)為雙”的分別。在合影時，國內(nèi)的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。
在涉外場合合影時，應(yīng)遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之，就是講究“以右為上”。
大型會務(wù)工作接待活動的安排：注意事項
1、布置主席臺時，除追悼會外不能擺放松柏。
2、為領(lǐng)導戴胸花，一是夏天時最好是選擇塑料花，避免用鮮花，因為夏天衣服的顏色較淺，鮮花分泌的汁液容易弄臟衣服;二是戴胸花時盡量選用夾子，避免用別針，因為別針容易弄壞衣服。
3、籌備大型會議涉及多個部門時，一定要確定牽頭責任單位，并指定總負責人，否則會使整個籌辦工作群龍無首，雜亂無章。
4、會議進行過程中，一定要有工作人員在場，負責會場服務(wù)與協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)問題時無人補救。
5、主席臺、照相、會談等凡以國內(nèi)為主，“以左為尊”，宴會、乘車、會見是參照西方禮儀，“以右為尊”。
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