辦公室日常接待禮儀
辦公室日常接待禮儀
日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作,它代表著一個單位的形象,也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀,是辦公室工作重要的組成部分。下文學習啦小編將詳細介紹辦公室日常接待禮儀內容。
辦公室日常接待禮儀
(一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預先約定的,也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的,秘書都應熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應誠懇地進行自我介紹,然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的,或是遠道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時,應面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們在此已經恭候多時了,歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時,秘書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓,或在接待活動地迎接來賓,這相對于辦公室日常迎接來說,程序更為復雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時,主人應提前到達迎接地點。來賓到達后,主人應上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓,可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時,要安排迎賓線,即在迎賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內,也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來賓時,有時還要安排送花。送花時,一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時,一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。
(二)送賓禮節(jié)。俗話說:“出迎三步,身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時,秘書應根據(jù)實際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠去。握手道別時,主人一般不宜先伸手,以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時,要安排送賓線,即在送賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時,有時還可安排送花。送別時,可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時送花一樣,也要注意有關的禁忌。
怎樣做好辦公室接待工作
一、心要細
無論是事前制度接待方案,事中安排吃、住、行,還是事后與賓館結算賬目,都要認真細致、一絲不茍。
1.掌握情況要細。
接到上級機關或對方的明傳電報或電話后,要立即向有關領導匯報。同時,要主動與對方取得聯(lián)系,了解清楚上級領導或來訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來訪目的、要求、活動方式、具體時間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等,要把這些情況詳細記錄下來,以備安排好接待工作。
2.制定方案要細。
根據(jù)接待要求,要制定出詳細的《接待方案》,主要包括活動日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來賓和大型活動,還要制定《工作手冊》,包括文字材料準備、迎接引導、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結束送行、注意事項等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊中的每一項任務、每一個環(huán)節(jié)都要細化到單位和責任人,以便于操作。
3.協(xié)調落實要細。
方案送請有關領導審定后,要及時通知相關部門和人員,做好詳細安排。重要接待工作,還要召開協(xié)調會,明確責任,落實任務,讓每一個參與接待的人員都明確自己的職責和任務。在接待過程中,更是要細心。細心到什么程度?每個接待點的安排情況,都要提前打電話落實,必要時,還要派人打前站落實。如:來賓到來后,領導在哪接,車輛在哪停;到參觀地點后,怎樣擺放車輛,如何確定行走路線和活動范圍等都要一一踩點落實。
二、腦要靈
活動方案雖是預先設計好的,但在接待過程中,常常會有一些意想不到的情況發(fā)生,比如來賓臨時改變參觀地點等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活,要多準備、多商量、多請示,根據(jù)需要及時調整接待方案,并及時通知參與接待的工作人員。
比如,遇到道路交通阻塞、參觀地點調整、群眾集體上訪等特殊情況,接待人員要準確掌握情況,沉著冷靜應對,及時果斷處理,切勿急躁。同時,在接待過程中,對領導交待的每件事都要記牢,認真細致地落實好。
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