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辦公室日常接待禮儀

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辦公室日常接待禮儀

  日常接待是辦公室接待工作中一項(xiàng)頻繁而重要的工作,它代表著一個(gè)單位的形象,也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀,是辦公室工作重要的組成部分。下文學(xué)習(xí)啦小編將詳細(xì)介紹辦公室日常接待禮儀內(nèi)容。

  辦公室日常接待禮儀

  (一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識(shí)必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。

  1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預(yù)先約定的,也有臨時(shí)無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的,秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。

  當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會(huì)談地點(diǎn)。對(duì)首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應(yīng)誠懇地進(jìn)行自我介紹,然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時(shí)可與來賓禮貌地交換名片。對(duì)有約的、重要的,或是遠(yuǎn)道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時(shí),應(yīng)面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們?cè)诖艘呀?jīng)恭候多時(shí)了,歡迎您的光臨”之意。

  2.辦公室之外迎賓。有時(shí),秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等交通場(chǎng)所迎接來賓,或在接待活動(dòng)地迎接來賓,這相對(duì)于辦公室日常迎接來說,程序更為復(fù)雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時(shí),主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來賓到達(dá)后,主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。

  對(duì)重要的來賓,可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí),要安排迎賓線,即在迎賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊(duì)迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi),也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

  歡迎重要來賓時(shí),有時(shí)還要安排送花。送花時(shí),一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時(shí),一定要尊重來賓所在國對(duì)花的禁忌風(fēng)俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會(huì)受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。

  (二)送賓禮節(jié)。俗話說:“出迎三步,身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí),秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí),主人一般不宜先伸手,以免給人造成“逐客”的誤會(huì)。

  重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行。必要時(shí),要安排送賓線,即在送賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí),有時(shí)還可安排送花。送別時(shí),可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時(shí)送花一樣,也要注意有關(guān)的禁忌。

  怎樣做好辦公室接待工作

  一、心要細(xì)

  無論是事前制度接待方案,事中安排吃、住、行,還是事后與賓館結(jié)算賬目,都要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍。

  1.掌握情況要細(xì)。

  接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話后,要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí),要主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系,了解清楚上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或來訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來訪目的、要求、活動(dòng)方式、具體時(shí)間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等,要把這些情況詳細(xì)記錄下來,以備安排好接待工作。

  2.制定方案要細(xì)。

  根據(jù)接待要求,要制定出詳細(xì)的《接待方案》,主要包括活動(dòng)日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡(jiǎn)介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來賓和大型活動(dòng),還要制定《工作手冊(cè)》,包括文字材料準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請(qǐng)、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊(cè)中的每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人,以便于操作。

  3.協(xié)調(diào)落實(shí)要細(xì)。

  方案送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后,要及時(shí)通知相關(guān)部門和人員,做好詳細(xì)安排。重要接待工作,還要召開協(xié)調(diào)會(huì),明確責(zé)任,落實(shí)任務(wù),讓每一個(gè)參與接待的人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。在接待過程中,更是要細(xì)心。細(xì)心到什么程度?每個(gè)接待點(diǎn)的安排情況,都要提前打電話落實(shí),必要時(shí),還要派人打前站落實(shí)。如:來賓到來后,領(lǐng)導(dǎo)在哪接,車輛在哪停;到參觀地點(diǎn)后,怎樣擺放車輛,如何確定行走路線和活動(dòng)范圍等都要一一踩點(diǎn)落實(shí)。

  二、腦要靈

  活動(dòng)方案雖是預(yù)先設(shè)計(jì)好的,但在接待過程中,常常會(huì)有一些意想不到的情況發(fā)生,比如來賓臨時(shí)改變參觀地點(diǎn)等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活,要多準(zhǔn)備、多商量、多請(qǐng)示,根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整接待方案,并及時(shí)通知參與接待的工作人員。

  比如,遇到道路交通阻塞、參觀地點(diǎn)調(diào)整、群眾集體上訪等特殊情況,接待人員要準(zhǔn)確掌握情況,沉著冷靜應(yīng)對(duì),及時(shí)果斷處理,切勿急躁。同時(shí),在接待過程中,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交待的每件事都要記牢,認(rèn)真細(xì)致地落實(shí)好。

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