公關(guān)接待會(huì)談中要注意哪些禮儀
公關(guān)接待會(huì)談中要注意哪些禮儀
對(duì)經(jīng)理們來說,內(nèi)部和外部的公關(guān)接待會(huì)談是一種工作方法,一種禮儀藝術(shù)。那么,我們?cè)诠P(guān)接待會(huì)談中要注意哪些禮儀呢?
公關(guān)接待會(huì)談中要注意哪些禮儀:公關(guān)接待的準(zhǔn)備
從接到來客通知后,接待工作就開始進(jìn)入準(zhǔn)備工作階段。這是整個(gè)接待工作的重要環(huán)節(jié),一般應(yīng)從下面幾個(gè)方面來準(zhǔn)備:
1、了解客人基本情況
接到來客通知時(shí),首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級(jí)別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖,了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達(dá)的日期、所乘車次、航班和到達(dá)時(shí)間,然后將上述情況及時(shí)向主管人員匯報(bào),并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
2、確定迎送規(guī)格
按照身份對(duì)等的原則,安排接待人員。對(duì)較重要的客人,應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對(duì)口的人士出面迎送;亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度,安排比客人身份高的人士破格接待。對(duì)于一般客人,可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
3、布置接待環(huán)境
良好的環(huán)境是對(duì)來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅,配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話,以備接待客人、進(jìn)行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點(diǎn)綴一些花卉盆景、字畫,增加雅致的氣氛。還可放置幾份報(bào)刊和有關(guān)本單位的宣傳材料,供客人翻閱。
4、做好迎客安排
與行政或公交部門聯(lián)系,按時(shí)安排迎客車輛;預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食;若對(duì)所迎接的客人不熟悉,需準(zhǔn)備一塊迎客牌,寫上“歡迎× × × 先生(女士)”以及本單位的名稱;若有需要,還可準(zhǔn)備鮮花等。
公關(guān)接待會(huì)談中要注意哪些禮儀:接待會(huì)談的禮儀
表情與姿態(tài):面對(duì)面的會(huì)談比書信所需詞語更少,因?yàn)楸砬?、身?shì)語、說話的方式均能幫助人們表達(dá)思想。如果像木頭人一樣端坐著,面無表情,無精打采,或像和尚念經(jīng)一般講個(gè)不停,交際的目的很難達(dá)到。
動(dòng)作和行為:坐的姿勢(shì)可以采取身子略朝前傾,使對(duì)方覺得你談話頗有誠意;視線不時(shí)地離開對(duì)方可能使談及的內(nèi)容聽上去似乎更穩(wěn);微微一笑可能加重極平常的“謝謝”二字的分量,使感激之情得到更充分的表達(dá);把手放在對(duì)方的肩上,注視著對(duì)方的眼睛,不用說一句話便可倒出全部心里話。這些并非適用于每一個(gè)人,動(dòng)作和行為因性別、年齡而異。
語速與情緒:有時(shí)候,聽者似乎在全神貫注地傾聽,而事實(shí)上卻并非如此,完全可能心不在焉。所以,講話人要盡量使用短句、簡單明了的詞語和明確的措辭。講話的速度快慢得當(dāng),太慢可能使聽者感到無聊,太快通常使聽眾覺得你很緊張、胸?zé)o成竹。接受采訪、參加面試或表演時(shí),人人都會(huì)感到緊張,身居最高職位的人也不例外。
語調(diào)與聲態(tài):高聲叫嚷毫無意義,吼出的話別人更難聽懂。面對(duì)面的會(huì)談中最常見的錯(cuò)誤是說得太多太快。如果是閱信,沒有讀懂可以重讀,可談話、面試則不可重復(fù)進(jìn)行。如果信太長,閱信人可以從中找出要點(diǎn),面談中如果話說得太多,要點(diǎn)則會(huì)不清楚、不突出。
無聲與有聲:大多數(shù)人認(rèn)為,面對(duì)面的會(huì)談如同寫信或?qū)憟?bào)告,非使用語言不可。事實(shí)上,在許多場(chǎng)合,如果僅僅指望語言完成交際任務(wù),有可能說得太多,效果更糟,也會(huì)有失禮儀。面對(duì)面的會(huì)談中,詞語僅僅是交際手段之一,即使雙方一聲不吭,各種信息照樣互相傳遞。不用語言也能達(dá)到交際目的。一些演員就是擅于通過眼神、頭部或四肢來表達(dá)情。