辦公室訪客的接待禮儀
辦公室訪客的接待禮儀
辦公室外部人員過(guò)來(lái)辦公室,我們要怎么做?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的辦公室訪客接待禮儀,希望可以幫助大家!
辦公室訪客接待禮儀
1.行政文員負(fù)責(zé)回答訪客的詢問(wèn),了解來(lái)訪目的,協(xié)助作好訪客登記,通知相關(guān)部門(mén)人員接待。
2.部門(mén)會(huì)議及訪客接待由部門(mén)相關(guān)人員跟進(jìn)。
3.訪客接待基本技能:既要機(jī)敏,又要有禮貌。要殷勤懇切,只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前,就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想,仔細(xì)傾聽(tīng)這種沒(méi)預(yù)約的訪客解釋他的來(lái)意與理由。如果不能安排當(dāng)時(shí)會(huì)見(jiàn),就表示遺撼,并為他安排以后會(huì)見(jiàn)。按順序請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去,可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記,記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來(lái)訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系,以及通訊地址等。
4.訪客接待基本禮儀:
4.1客人來(lái)訪時(shí),應(yīng)立刻從椅子上站起來(lái),并禮貌性招呼一聲“您好”,當(dāng)對(duì)方遞過(guò)名片來(lái)時(shí),應(yīng)用雙手接過(guò)來(lái),并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。
4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室時(shí),在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好,避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí),要配合訪客步調(diào),在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作,讓訪客明白所往去處。
4.4在到達(dá)目的地前,要指明“就在這里”,在打開(kāi)門(mén)之前要先敲門(mén)。如果門(mén)向外開(kāi),應(yīng)用手按住門(mén),讓訪客先行進(jìn)入并指引落座;如果門(mén)向內(nèi)開(kāi),應(yīng)先進(jìn)入,按住門(mén)后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。
4.5進(jìn)入室內(nèi)后,應(yīng)請(qǐng)客人坐上位(離入口較遠(yuǎn)處),并說(shuō)“請(qǐng)坐,稍候”。退出會(huì)客室時(shí),應(yīng)以正面倒走方式退出,并關(guān)上門(mén),掛上“訪客中”字樣的牌。
4.6面談時(shí),應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料(茶、咖啡、奶茶),飲料應(yīng)放在盤(pán)中端出并放在訪客正面的桌面上,并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)間過(guò)長(zhǎng),應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后,應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方,若發(fā)現(xiàn)訪客離開(kāi)后有遺忘之物,應(yīng)馬上上報(bào)處理。
4.7部門(mén)接待人員在訪客走后,要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理,處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來(lái)久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來(lái)臨有一段時(shí)間,應(yīng)先開(kāi)窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂,應(yīng)馬上清除。總之,無(wú)論在何時(shí),或處于何種狀態(tài),部門(mén)接待人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。
接待預(yù)約訪客
看到客戶后,微笑著打招呼。如坐著,則應(yīng)立即起身。
握手和交換名片。
將客戶引到會(huì)議室。奉茶或咖啡。
會(huì)談。會(huì)談結(jié)束。送客。
接待臨時(shí)訪客
確認(rèn)訪客所在單位、姓名、拜訪對(duì)象、拜訪事宜和目的。
如本人無(wú)時(shí)間接待,盡量安排他人接待,不要讓訪客空手而歸。如果暫時(shí)脫不開(kāi)身,則請(qǐng)?jiān)L客在指定地點(diǎn)等候,并按約定時(shí)間會(huì)見(jiàn)訪客。
看到訪客后,微笑著問(wèn)候,并握手和交換名片。
如果訪客找的是本人,則直接帶訪客到會(huì)議室會(huì)談。
如果訪客找的是其他人,則迅速聯(lián)系受訪對(duì)象,告之訪客的所在單位、姓名和來(lái)意。
依受訪者的指示行事:1、帶到會(huì)客室。奉茶或咖啡。告之受訪對(duì)象何時(shí)到。2、將訪客帶到辦公室,將其引導(dǎo)給受訪對(duì)象后告退。3、告訴訪客,受訪者不在或沒(méi)空接待,請(qǐng)?jiān)L客留下名片和資料,代為轉(zhuǎn)交。約定其他時(shí)間來(lái)訪。表示歉意。禮貌送客。
奉茶或咖啡
準(zhǔn)備好杯子、杯墊、托盤(pán)、奶精、糖、抹布等器具。各項(xiàng)器具要潔凈、完好無(wú)缺。
不管份數(shù)多少,一律使用托盤(pán)端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡灑在桌面上時(shí),可以立即擦拭。
先將托盤(pán)放在桌面上,再端送給客人。若會(huì)客室關(guān)著門(mén),應(yīng)先敲門(mén)再進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)面帶微笑,點(diǎn)頭示意。
奉茶或咖啡的順序:客人優(yōu)先;職位高者在先。
留意奉茶或咖啡的動(dòng)作:雙手捧杯,視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。
雙手拿起托盤(pán),后退一步,鞠躬或致意說(shuō)一句“打擾了”,然后退出,把門(mén)關(guān)上。