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商務(wù)辦公禮儀(2)

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  b、正文內(nèi)容簡明扼要,行文通順。

  最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,如果內(nèi)容很長,可以考慮添加附件進去。

  c、正文字體適中,不要花枝招展。

  中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體,英文用Arial 字型,不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可,不要過大。

  為了提示重要信息,可以用粗體、顏色、底色進行標注,合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。

  3.郵件附件

  如果郵件帶有附件,應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件,正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明,例如“...已附件您,請查收,祝好”。

  附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內(nèi)容,方便收件人下載后管理,特別是帶有多個附件時。附件數(shù)目不宜超過4個,數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

  如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式。

  4.郵件簽名

  每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

  簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過多,一般不超過5行。你只需將一些必要信息放在上面,對方如果需要更詳細的信息,自然會與你聯(lián)系。

  引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的標簽、座右銘,或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合,切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”,我更喜歡使用“順頌時祺”

  5.郵件操作

  a、reply(單獨回復(fù))和reply all(回復(fù)全體)

  reply是回復(fù)給發(fā)件人;reply all是回復(fù)給發(fā)件人和其他收件人或抄送人。

  如果只需要單獨一個人知道的事,單獨回復(fù)給他一個人就行了;如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng),應(yīng)該reply all,讓大家都知道。有些回復(fù)郵件只是回復(fù)“好的,我知道了”,還reply all,那就顯得很沒有禮貌了。

  如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的RE來RE去,與發(fā)件人討論。等你們討論好了,或者有分工了再告訴大家,此時選擇reply all,或抄送。

  b、發(fā)送(to)、抄送(cc)、群發(fā)單顯

  個人習(xí)慣,收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里,因此弄清楚發(fā)送和抄送非常重要,避免引起誤會。

  在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應(yīng)對郵件予以回復(fù)和響應(yīng)。

  而抄送的人則只是需要知道這回事,沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng),告知即可。發(fā)送和抄送中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則,比如按職位等級從高到低,適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。

  群發(fā)單顯是添加了很多收件人,但是收到郵件的人只看得到自己的名字,適用于隱私保護,單線聯(lián)絡(luò),比如助學(xué)金,當然既然是群發(fā)單線,在開頭稱呼收件人的時候就不能個性化,例如“同學(xué)你好”即可。

  6.郵件檢查

  請盡量在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準確。

  不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。

  此外,在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤,附件是否添加成功,是否添加正確。

  商務(wù)禮儀對工作的重要性

  第一、提升個人的素養(yǎng),比爾·蓋茨講“企業(yè)競爭,是員工素質(zhì)的競爭”.進而到企業(yè),就是企業(yè)形象的競爭,教養(yǎng)體現(xiàn)細節(jié),細節(jié)展示素質(zhì)。

  第二、方便我們的個人交往應(yīng)酬。我們在商業(yè)交往中會遇到不同的人,對不同的人如何進行交往這是要講究藝術(shù)的,比如夸獎人也要講究藝術(shù),不然的話即使是夸人也會讓人感到不舒服。

  第三、有助于維護企業(yè)形象。在商務(wù)交往中個人代表整體,個人形象代表企業(yè)形象,個人的所作所為,就是本企業(yè)的典型活體廣告。一舉一動、一言一行,此時無聲勝有聲。

  商務(wù)交往涉及的面很多,但基本來講是人與人的交往,所以我們把商務(wù)禮儀界定為商務(wù)人員交往的藝術(shù)。人們對禮儀有不同的解釋。有人說是一種道德修養(yǎng)。有人說是一種禮儀是一種形式美,有人講禮儀是一種風(fēng)俗習(xí)慣。禮出于俗,俗化為禮。商務(wù)禮儀的操作性,即應(yīng)該怎么做,不應(yīng)該怎么做。

  
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