行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)(2)
如何做好辦公室接待工作
"接待也是生產(chǎn)力"無意間聽到這么一句話，覺得頗有見地，接待工作是辦公室工作中的一項(xiàng)常規(guī)性工作，接待水平及臨時(shí)應(yīng)變能力的高低能反映一個(gè)部門乃至一個(gè)項(xiàng)目部的整體形象水平，在辦公室工作幾年，經(jīng)歷了一些大大小小的迎檢接待，在此談一下自己的一些小小的體會(huì)，希望能共勉之，"凡事預(yù)則立不預(yù)則廢",每有接待任務(wù)時(shí)，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個(gè)細(xì)節(jié)，每個(gè)程序過程入手，都要細(xì)細(xì)從自己腦海里像放電影一般細(xì)細(xì)過一遍。
接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，明確上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)此行的目的意圖。具體包括上級(jí)或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報(bào)材料準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿安排、結(jié)束送行、宣傳報(bào)道、注意事項(xiàng)等。方案中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到部門和責(zé)任人。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時(shí)通知有關(guān)人員或召開專題會(huì)議詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整，并及時(shí)通知有關(guān)工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會(huì)出錯(cuò)，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)滿意的效果。其實(shí)早早籌劃，把每一個(gè)可能發(fā)生的情況，把每一個(gè)細(xì)節(jié)都想到了、安排扎實(shí)了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項(xiàng)工作。
(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。迎接時(shí)要根據(jù)人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級(jí)別或身份上對等或稍低一點(diǎn)，并提前到達(dá)車站或約定地點(diǎn)。接到后，沿途要主動(dòng)介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導(dǎo)時(shí)自己行走的位置、問候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時(shí)的禮節(jié)等。
(二) 檢查工地，精心準(zhǔn)備?，F(xiàn)場檢查要提前安排好車輛，人多時(shí)注意將車輛編號(hào)，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。施工現(xiàn)場要提前準(zhǔn)備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項(xiàng)目部施工動(dòng)態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時(shí)要安排好休息地點(diǎn)、方便地點(diǎn)等，(如果要乘坐專列時(shí)就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴(kuò)音器等)檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個(gè)善始善終的好印象。
(三) 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認(rèn)來訪領(lǐng)導(dǎo)的身份以預(yù)定相應(yīng)級(jí)別的房間，在樓層及房間號(hào)上都要有所講究。如果在項(xiàng)目部小餐廳用餐就得提前安排，一是小餐廳餐桌準(zhǔn)備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時(shí)清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時(shí)間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉(zhuǎn)盤玻璃也得擦洗干凈。二是消毒柜、冰柜，空調(diào)等設(shè)備及綠色盆栽要注意打掃，及時(shí)將上面灰塵拂去。三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方及時(shí)令蔬菜等特色，根據(jù)來人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時(shí)本單位參加人員應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)對等或高半格，并安排好座次。
(四)注意送行，善始善終。接待結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時(shí)熱情迎接，走時(shí)冷冷清清，導(dǎo)致整個(gè)接待效果大打折扣?？上葞椭腿擞喓密嚻?，屆時(shí)做好送站工作。
整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足，要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率。同時(shí)，作為辦公室人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(shí)(自己平時(shí)工作能用到的所有資源)，特別是對項(xiàng)目部施工生產(chǎn)，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進(jìn)一步做好接待工作做好鋪墊。
提升行政辦公室接待工作質(zhì)量的建議
(一)制定周密的接待計(jì)劃
行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來賓的目的、規(guī)模及來訪事項(xiàng)制定周密的接待計(jì)劃，例如迎來送往的時(shí)間安排，來訪事項(xiàng)的準(zhǔn)備和形成安排，特別是要針對不同的事項(xiàng)安排充足的人手，確保服務(wù)工作的順利開展。在不同的事項(xiàng)間要注意轉(zhuǎn)場的安排和協(xié)調(diào)，保證整個(gè)訪問期間不同事項(xiàng)能夠緊鑼密鼓的進(jìn)行。
(二)建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制
行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，例如與酒店簽訂長期接待服務(wù)合同，建立長期合作的機(jī)制，并制定專人負(fù)責(zé)我方的接待協(xié)調(diào)工作，確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時(shí)提供。再如，與會(huì)議承辦機(jī)構(gòu)間達(dá)成長期使用協(xié)議，確保在有需要時(shí)能夠及時(shí)訂到會(huì)議場館。更為關(guān)鍵的是，接待方內(nèi)部要建立及時(shí)有效的信息傳達(dá)機(jī)制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時(shí)傳遞到相關(guān)部門，確保接待的順利進(jìn)行。
(三)提高接待人員素質(zhì)
行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓(xùn)工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和提高。特別是要加強(qiáng)時(shí)間觀念和責(zé)任心的教育，幫助接待人員樹立較強(qiáng)的時(shí)間觀念和強(qiáng)烈的責(zé)任感，進(jìn)而增強(qiáng)接待和服務(wù)能力。
(四)完善接待工作效果反饋機(jī)制
一次接待工作結(jié)束后，行政辦公室需要對該次接待工作效果進(jìn)行細(xì)致分析，認(rèn)真總結(jié)接待工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，并將其中有益的經(jīng)驗(yàn)制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入的分析，并研究相應(yīng)的改進(jìn)策略，以提高今后接待工作的質(zhì)量。
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