關于使用固定電話時的禮儀
關于使用固定電話時的禮儀
話是我們生活中使用頻率極高的一種溝通工具,下面是學習啦小編為大家整理的使用固定電話時的禮儀,希望能夠幫到大家哦!
使用固定電話時的禮儀
您會打電話嗎?
1、準備好電話號碼,確保周圍安靜,嘴里不含東西,琢磨好說話內容、措詞和語氣語調。坐端正或站立,調整好自己的狀態(tài),讓自己開心快樂起來,讓自己的聲音愉悅。
2、電話接通時要微笑,問好,然后做自我介紹,扼要說明打電話的目的和事項。詢問和確認對方的姓名、所在部門和職位。記錄對方談話內容并予以確認。在講話時注意聲音不要太高,保持中音或中低音;語速不要快,可以參考中央電視臺新聞播音員的語速。
3、如果對方不在,而事情不重要或不保密時,可請代接電話者轉告。相反,應向代接電話者詢問對方的去處和聯(lián)系方式,或把自己的聯(lián)系方式留下,讓對方回來后回電話。
4、感謝對方或代接電話者,并有禮貌地說聲“再見”。
5、撥錯號碼,要向對方表示歉意。
6、如無急事,非上班時間不打電話。給客戶家里打電話,上午不早于8點,晚上不晚于10點。
您會接電話嗎
1、不讓鈴聲響得太久,座機盡量在三聲以內接聽,手機也應盡快接聽。接聽前先準備好紙和筆,隨時記錄電話內容中的重要事項。若周圍吵嚷,應安靜后再接電話。接電話時,與話筒保持適當距離,說話聲大小適度。嘴里不含東西。因為有急事或在接另一個電話而耽擱時,應表示歉意。
2、熱情問候并報出公司或部門名稱。如:“您好!某某公司某某部門!”如果對方打錯電話,不要責備對方,知情時還應告訴對方正確的號碼。
3、確認對方單位與姓名,詢問來電事項,按5W1H(who\what\when\where\why\how)的原則記錄即,對方是誰、有什么事、事情中的時間、地點、原因或理由、事情是怎樣的。
4、聽對方講話時不要保持沉默,否則對方會以為您不在聽或沒有興趣,要有“嗯、哦、好”等聲音回應。
5、扼要匯總和確認來電事項。謝謝對方,并表示會盡快處理。
6、說“再見”,等對方掛后再掛,或等幾秒鐘后再掛掉電話。
7、上班時在電話里不談私事,不閑聊。
您埋怨過代接電話的人嗎?
1、來電找的人不在時:告訴對方不在的理由,如出差或暫時離開。如對方問到,應盡量告訴他所找的人什么時間回來。
2、禮貌地詢問對方的工作單位、姓名和職位,主動詢問對方是否留言,如留言,應詳細記錄并予以確定,并表示會盡快轉達。
3、如果對方不留言,在對方掛掉電話后再掛。千萬不要直接掛電話,讓對方聽話電話被掛的聲音。
4、接到抱怨和投訴電話時,要有涵養(yǎng),要理解對方,先安慰對方的情緒,了解事件的狀況,表示盡快處理,不要與對方爭執(zhí)。如不是本部門的責任,應把電話轉給相關部門和人士,或告訴來電者該找哪個部門,找誰和怎么找。
5、來電找的人正在接電話時,告訴對方他所找的人正在接電話,主動詢問對方是留言還是等一會兒。如果留言,則記錄對方的留言、單位、姓名和聯(lián)系方式。如果等一會兒,則將話筒輕輕放下,通知被找的人接電話。如果被叫人正在接一個重要電話,一時難以結束,則請對方過一會兒再來電話。切忌讓對方莫名地久等。
在接打電話時還要注意:
1、在電話中講話要語氣溫和,吐字清晰,內容簡明扼要,以節(jié)約時間和話費。
2、先打客戶的固定電話,找不到時再打手機。
3、在嘈雜環(huán)境中,聽不清楚對方聲音時要說明,并讓對方過一會兒再打過來或您打過去。
4、在公共場合打手機,說話聲不要太大,以免影響他人或泄露公務與機密。
5、在特定場合(如會場、飛機上、加油站等)要關閉手機。
對照下來,您都做對了嗎?如果都做對了,恭喜您,您已經(jīng)是一名成熟穩(wěn)重、值得信任的職業(yè)人了!如果沒有全部做對,那就開始修正自己的電話行為吧,相信等您全部做到時,您的人際關系會更和諧、您在職場上會更受歡迎!
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