商務(wù)活動(dòng)中的禮儀(2)
商務(wù)活動(dòng)中的禮儀
短信的編輯
眾所周知，短信是商務(wù)會(huì)議中應(yīng)用最廣泛的信息手段之一，倍受商務(wù)人員的青睞。短信內(nèi)容的編輯主要包含以下四點(diǎn)：
1、稱呼。稱呼是指短信開頭對(duì)邀請(qǐng)嘉賓的尊稱。就如同信件一樣，在短信一開始就要明確其接收的對(duì)象，即短信的接收人。在商務(wù)會(huì)議中，短信的稱呼一般分為兩種：一是一對(duì)一的短信。簡單來說，就是發(fā)件人與收件人均為一個(gè)。這就需要發(fā)件人在稱呼里直接“點(diǎn)名道姓”，以明確對(duì)象，如“尊敬的王先生”、“尊敬的李小姐”等。二是群發(fā)短信。即一對(duì)多的模式，短信的收件人為多個(gè)。這就要求發(fā)件人在短信編輯的時(shí)候，要選用涵蓋面廣的稱呼，不能明確到個(gè)別嘉賓身上，以免引起其他擬邀嘉賓的不悅。如“尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)”、“尊敬的各位嘉賓”等。
2、內(nèi)容。發(fā)送短信最重要的就是關(guān)鍵信息的傳達(dá)，這就表示短信內(nèi)容要將所要傳達(dá)的信息進(jìn)行整合、編輯及加工，使用簡單精煉的文字將全部的重點(diǎn)信息表達(dá)清楚。如歡迎短信中要將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議的主題等重要信息表達(dá)準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，可適當(dāng)加入文學(xué)元素，如在短信一開頭可使用渲染力強(qiáng)的文字對(duì)嘉賓的到訪表示熱烈的歡迎和感謝，為后面的內(nèi)容做一個(gè)情感上的鋪墊。此外，對(duì)于詢問型的短信要注意要點(diǎn)的把握，所問的問題要讓人一目了然地了解清楚問題關(guān)鍵是什么。與此同時(shí)，注意提問的語氣和措辭，盡量委婉，避免生硬，以免造成雙方的心理上的隔閡。
3、署名。即表明發(fā)件人的身份，這是短信編輯中不可缺少的一步。如若缺少，會(huì)造成嘉賓的疑惑，給人留下辦事不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠?，甚至?xí)⒄`事件的進(jìn)程。短信署名從某種意義上說，不僅是對(duì)嘉賓對(duì)象的尊重，也是達(dá)到其目的的必要手段。商務(wù)會(huì)議中，發(fā)件人多以公司名義為主，所以在短信通知時(shí)要將公司的名稱和個(gè)人的職位、姓名描述清楚，以便嘉賓在閱讀完短信的時(shí)候就明確邀請(qǐng)人是誰，了解到該與誰溝通和聯(lián)系。
4、注重細(xì)節(jié)。其實(shí)，手機(jī)短信就相當(dāng)于主辦者的“信息版名片”，給人的第一印象的好壞決定了后續(xù)合作洽談的發(fā)展方向。所以要從細(xì)節(jié)部分入手，如天氣預(yù)報(bào)、交通情況等信息的添加，這不僅能充實(shí)信息的內(nèi)容，更能體現(xiàn)主辦者細(xì)節(jié)化的辦事態(tài)度和貼心的服務(wù)。另外要注意的是字?jǐn)?shù)的限制，一般來說通知短信的字?jǐn)?shù)最好在250字以內(nèi)。正常情況下，250字足以將重點(diǎn)的信息內(nèi)容表達(dá)完全。根據(jù)人們的閱讀習(xí)慣，冗長的文字會(huì)造成閱件人的煩躁和排斥。所以在編撰短信時(shí)就要注意多使用短小精悍的文字，這就要求對(duì)文字做提煉和精簡。
短信的發(fā)送
除卻短信內(nèi)容編撰上的注意要點(diǎn)，短信發(fā)送的過程中也不可怠慢。有以下兩點(diǎn)需要注意：
1、在短信發(fā)送的時(shí)間點(diǎn)選擇上，要注意避免成為“信騷擾”。有的人認(rèn)為晚上十點(diǎn)之后打電話會(huì)打擾到對(duì)方休息而選擇以短信的方式告知，但如果發(fā)送的時(shí)間過晚，同樣會(huì)造成對(duì)方的困擾。所以，如若有事告知或聯(lián)系對(duì)方，最好是在晚上十點(diǎn)之前解決。在使用現(xiàn)代信息化的便捷渠道進(jìn)行社交的同時(shí)，我們更要注意形成一種良性的交流和溝通。短信的發(fā)送時(shí)間點(diǎn)不宜過晚，同樣也不宜過早。所以選擇發(fā)送的時(shí)間要注意避開對(duì)方休息和忙綠的時(shí)間段，盡量杜絕打擾對(duì)方的生活，如若有緊急情況，則要在闡述完原由后及時(shí)表達(dá)歉意。
2、在短信的結(jié)尾，我們要注意對(duì)于需要回復(fù)的短信，要在結(jié)尾處表明要求回復(fù)。如若對(duì)方?jīng)]有回復(fù)，可根據(jù)事態(tài)的輕重急緩來安排下一次的聯(lián)系時(shí)間。盡量避免在同一天內(nèi)給一個(gè)不熟悉的人發(fā)兩次以上的短信和電話，這不僅是不禮貌的行為，還會(huì)引發(fā)對(duì)方的反感，吃力不討好。所以，如若對(duì)方?jīng)]有及時(shí)回復(fù)，可視為對(duì)方還在考慮或是忙綠，將其順延到第二天在詢問就可以。
另外，要注意的是，商務(wù)短信“一來一往”即可，不要有一句沒一句的和對(duì)方閑聊。同樣的短信發(fā)送一次即可，不要在短時(shí)間內(nèi)重復(fù)發(fā)送，形成信息垃圾。同時(shí)，要注意杜絕將問題分散式發(fā)送給對(duì)方。在發(fā)送短信前，應(yīng)先將想詢問的問題整合后集中發(fā)給對(duì)方，避免形成短信的“狂轟亂炸”讓對(duì)方“目不暇接”。
商務(wù)禮儀是在商務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)相互尊重的行為準(zhǔn)則，其核心作用是為了體現(xiàn)人與人之間的相互尊重。特別是對(duì)于現(xiàn)今發(fā)展迅猛的會(huì)展業(yè)來說，商務(wù)禮儀的學(xué)習(xí)顯得尤為重要。禮出于俗，俗化為禮。只有做到“約束自己，尊重他人”才能輕松愉快的與他人交往，才能進(jìn)一步塑造企業(yè)形象，提高顧客滿意度和美譽(yù)度，最終達(dá)到提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的目的。
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