你的禮儀價值百萬
你的禮儀價值百萬相信大家都很熟悉,那么你們知道具體內(nèi)容是什么嗎?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的你的禮儀價值百萬,希望可以幫助大家!
你的禮儀價值百萬
一、商務(wù)旅行的準(zhǔn)備
商務(wù)旅行的種類
上門推銷
洽談業(yè)務(wù)
參觀訪問
出席會議
簽訂合同
實地考察
交通方式
常見的是大巴、火車、輪船、飛機(jī),許多旅行是多種方式組合。
選擇合適的交通方式需要考慮以下因素:
去哪里?國內(nèi)還說國外。
旅行原因需考慮外出需要的樣品、材料或信息
時間長短
跟團(tuán)旅行
旅行費(fèi)用
企業(yè)旅行政策
旅行者的個人愛好
賓館類型
國內(nèi)或國際連鎖賓館
大型跨國賓館在世界主要城市都有主要賓館。一些大公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶,可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)折扣,通過預(yù)定中心預(yù)定這些賓館比較方便。
2.本地賓館
獨(dú)立經(jīng)營,提供廣泛的個人服務(wù)。可直接向賓館主管預(yù)定,在預(yù)定時應(yīng)協(xié)商價格。
3.會議場所客房
旅行者參加會議,會議場所有住宿安排。
4. 旅行住宿或汽車賓館
通常指提供賓館房間,所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便,而且在主要公路線上。
注意事項
根據(jù)公司規(guī)定,弄清公司出差時應(yīng)享受的待遇;
準(zhǔn)備訂票時,一定要用最新的時刻表;
訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣;
平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識,以確保工作的順利進(jìn)行。
二、準(zhǔn)備工作
定車票機(jī)票
預(yù)定火車票:出發(fā)地點(diǎn)、到達(dá)地點(diǎn)、日期、車次、開車時間、座位;
預(yù)定機(jī)票:到達(dá)地點(diǎn)、時間、航班、座次;
取票:拿到票時,仔細(xì)核對姓名、日期、班次(車次)、座位、到達(dá)地點(diǎn)。
預(yù)定房間
上司出差,安排在什么樣的賓館,秘書都要根據(jù)上司的愛好和習(xí)慣來決定,還要掌握訂房的基本程序。
1.獲取相關(guān)信息,信息主要來源主要有以下幾種:
旅行社;
地圖和旅行手冊;
可給地方旅館協(xié)會打電話、給目的地城市的商會寫信、進(jìn)入旅行服務(wù)數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)信息。
2.預(yù)定服務(wù)的途徑
通過旅行社版主辦好賓館的預(yù)定;
網(wǎng)上預(yù)定賓館;
進(jìn)行國內(nèi)賓館的預(yù)定;
某些航空公司也可以提供賓館的預(yù)訂服務(wù)。
3.進(jìn)行預(yù)訂
在預(yù)定房時應(yīng)提供的信息:住宿者的姓名、抵達(dá)時間及大概離開時間,需預(yù)定的房間類型及特殊要求。
訂房須知
保證預(yù)定
如果預(yù)定需要有保證,秘書要事先聲明,以便賓館為你保留房間;如果想取消預(yù)定,則務(wù)必在旅館結(jié)賬前打電話,否則當(dāng)晚就得收費(fèi)。
2. 結(jié)賬時間
詢問賓館的結(jié)賬時間,并將其放在上司攜帶的備忘錄里。如果是與某人直接聯(lián)系,需弄清此人的姓名和預(yù)定號碼,以防萬一。
3. 房間位置
要根據(jù)上司的要求預(yù)定,房間盡量不要在一樓。并且最好住有足夠安全保障的賓館,如房門有鎖死插銷、提供代客泊車業(yè)務(wù)、電話號碼保密服務(wù)等。
4. 確定預(yù)定、
一定要拿到賓館預(yù)定確認(rèn)的傳真或其他書面形式的證明,并將其附在上司攜帶的旅行計劃后面。
準(zhǔn)備必備的文件資料及上司隨身攜帶的用品
臨行前,秘書要將文件資料及用品按公與私分別列出清單,請上司過目,避免遺漏。
1.商務(wù)活動文件資料
談判提綱、合同草案、協(xié)議書、演講稿、有關(guān)討論問題的信件、備忘錄、日程表、科技產(chǎn)品資料、公司簡介、對方公司相關(guān)資料。
2. 差旅相關(guān)資料
目的地交通圖、旅行指南、請柬、介紹信、通訊錄(地址、電話、傳真)、對方的想到信函、日歷、世界各地時間表。
3. 辦公用品
筆記本電腦、光盤或磁盤、微型錄音機(jī)及相機(jī)、攝像機(jī)、文件夾、筆
筆記本、公司信封及信紙郵票、手機(jī)、名片、現(xiàn)金、支票。
4. 個人物品
護(hù)照、簽證、身份證、信用卡、替換衣物、洗漱用品、急救物品、旅行箱、車船票、機(jī)票。
預(yù)支差旅費(fèi)
公司一般為出差人員提供預(yù)支差旅費(fèi),有些公司出差回來后會報銷。秘書人員要填寫申請?zhí)崛☆A(yù)支差旅費(fèi)。
差率費(fèi)一般包括往返及當(dāng)?shù)氐慕煌ㄙM(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi),以及其他可能的活動經(jīng)費(fèi)。差率費(fèi)的攜帶方式可以是現(xiàn)金、信用卡、旅行支票。
三、發(fā)揮旅行社的服務(wù)作用
發(fā)揮旅行社可提供的服務(wù),大多旅行社都可以提供以下服務(wù)
訂機(jī)票
制定旅行計劃
安排旅館住宿
在目的地安排租車
提供其他服務(wù)
旅行社的主要業(yè)務(wù)
提供你所需要的信息
滿足上司的特殊要求
幫助旅行者省錢
安排有趣的觀光或特殊服務(wù)
提醒旅行者帶上所需證件,如身份證護(hù)照等
解決瑣碎問題
按要求安排旅行社的駐外代表到 目的地迎接、幫助照看行李、護(hù)送游客過海關(guān),或幫助解決其他問題。
選擇合適的旅行社
旅行社有無相關(guān)資質(zhì)
預(yù)定國內(nèi)/國際機(jī)票、酒店的的價位
應(yīng)繳納旅游質(zhì)量保證金,公章、發(fā)票要齊全
交納旅游保險
四、制定商務(wù)旅行計劃
商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容
在制定商務(wù)旅行計劃前,首先要掌握公司差旅費(fèi)用、交通、食宿等級標(biāo)準(zhǔn)范圍的有關(guān)規(guī)定及程序等。
出差的時間、啟程及返回的日期、接站安排;
出差的線路、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排;
會晤計劃(人員、地點(diǎn)、日期和時間);
交通工具的選擇:飛機(jī)、火車、大巴或轎車。要列明機(jī)艙種類及停留地的交通安排;
需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料,如談判合同、協(xié)議書、科技產(chǎn)品資料、演講稿和與會國的指南等;
上司或接待人的特別要求;
上司旅游區(qū)域的天氣狀況;
行程安排、約會、會議計劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題;
差旅費(fèi)用:現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。
差旅計劃制定后,要向上司報告,遵照公司的指示進(jìn)行修改,最后確定旅行計劃。
制作旅行日程表
時間、日期:出發(fā)及返回的時間、日期,包括目的地抵達(dá)和離開的時間日期和中轉(zhuǎn)時間日期;開展各項活動的時間日期;就餐、休息的時間日期等等。
地點(diǎn):上司本次出差的目的地,包括中轉(zhuǎn)地點(diǎn);旅行過程中開展各項活動的地點(diǎn),食宿地點(diǎn)等。
工具:出發(fā)、返回時使用的交通工具,停留地的交通安排等。
事項:商務(wù)活動內(nèi)容,如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務(wù)活動等。
備注:記載提醒上司注意的事項,如抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場,休息時間、飛機(jī)起飛時間,以及某國家為旅客提供的特殊服務(wù);在當(dāng)?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等。
旅行表除了旅行計劃外,還應(yīng)將必要的信息盡量詳細(xì)地寫入:
賓館名、所在地、電話號碼;當(dāng)?shù)氐穆?lián)系人姓名、地址、電話號碼;會晤者名稱、企業(yè)名稱、所在地及電話號碼;海外出差時當(dāng)?shù)氐闹袊笫桂^所在地及電話號碼等。
旅行表應(yīng)一式三份或幾份,一份存檔,一份給上司及家屬,秘書留一份。
秘書在為上司準(zhǔn)備差旅是應(yīng)履行的職責(zé)
準(zhǔn)備履行計劃和旅館信息;
為商務(wù)洽談搜集資料并準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)各種場合所需的發(fā)言稿;
決定旅行用品;
提供行李準(zhǔn)備的信息;
安排差旅費(fèi);
建立自己的旅行、旅館信息資料庫。
有關(guān)旅行信息
地圖,給出城鎮(zhèn)位置及交通路線;
時刻表,給出橫空、火車和高鐵、輪船的日期及開出和到達(dá)的時間;
網(wǎng)上能獲得的其他旅行信息。
制作日程安排的要求
日程表至少復(fù)印三份,上司、上司家屬各一份,辦公室存檔一份;
安排日程時,在時間上適當(dāng)留有余地;
了解目的地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況,作為制作日程表的參考;
對初訪地更要了解細(xì)節(jié)。
出國旅行
一、出國旅行的手續(xù)
辦理各種必要的出國手續(xù)
撰寫出國申請
出國是由;
出國路線;
出國日程安排,包括出國時間,在國外活動時間、地點(diǎn)及回國時間等;
出國組團(tuán)的人數(shù)。
申請文書后面要附出國人員名單和外國公司所發(fā)的邀請函(副單),出國人員名單要寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)職稱等內(nèi)容。
2.辦理護(hù)照
攜帶主管部門的出國任務(wù)批件,出國人員政審批件,所去過相關(guān)公司的邀請書,2寸正面免冠半身相片等;
因公出國人員的護(hù)照應(yīng)到外交部或其授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理,因私出國人員的護(hù)照,由公安部授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理;
認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表;
拿到護(hù)照后,應(yīng)檢查姓名、出生年月、地點(diǎn)是否填寫正確,并在簽字格上簽字。
3.辦理簽證
4.辦理《國際預(yù)防接種證書》即黃皮書
5.辦理出境登記卡
6.訂購機(jī)票、船票、車票
7.辦理保險
二、出行前的準(zhǔn)備工作
編制幾種旅程方案,供上司選擇;選定最佳方案后,將其打印成文;
辦理兌換外幣;
根據(jù)旅行目的,攜帶各種文件;
檢查相關(guān)證件:護(hù)照、簽證、黃皮書、國際機(jī)票、外語名片、外幣以及其他必須的出國文件、證件等;
手機(jī)所到國背景資料,風(fēng)土人情、文化、習(xí)俗、禮節(jié)等,可使我們在處事中,既能維護(hù)尊嚴(yán),不卑不亢,又不失禮儀之邦的風(fēng)范,以誠相待、以禮相待。
三、出入境手續(xù)
邊防檢查
海關(guān)檢查
安全檢查
健康檢查
四、商務(wù)人員在國外的日常生活禮儀
1.遵守日常交往的一般禮儀
在歐洲,所有的飯店在結(jié)賬時都要收10%-15%的小費(fèi);
旅客還會給侍者額外的小費(fèi);
在酒店或賓館等吃住,除賬單上列出的費(fèi)用外,還應(yīng)私下付服務(wù)員小費(fèi);
可把小費(fèi)放到茶盤、酒杯底下,或直接交給服務(wù)員;
對出租車司機(jī)、行李搬運(yùn)工等服務(wù)者也應(yīng)付小費(fèi);
注意,對警察、政府工作人員給你的服務(wù)千萬不能付小費(fèi),那將會被認(rèn)為是不恭敬的行為。
2.友好地與國外同行共事
首先應(yīng)以互相尊重為基礎(chǔ)。對交往國的國家元首、國旗、國徽等國家主權(quán)的代表或象征,表示應(yīng)有的尊重。因此,在一切正式場合如果遇到升國旗、奏國歌時,都應(yīng)肅穆致敬。
注意工作中的禮節(jié)。如,西方國家,圣誕節(jié)和復(fù)活節(jié)前后兩周大多不安排或少安排業(yè)務(wù)洽談,我們應(yīng)注意。去阿拉伯國家,必須對禮拜、施舍、齋月、朝圣這四宗宗教活動有較清楚的了解,特別是齋月(伊斯蘭教教歷九月)期間,阿拉伯人有下午不辦公的習(xí)慣,這時候就不應(yīng)上門洽談業(yè)務(wù)。