辦公室接電話的禮儀技巧

　　估計(jì)每個(gè)人是每天都至少會(huì)接到一個(gè)電話的，那么你們知道接電話有什么禮儀嗎?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的接電話的禮儀 ，希望可以幫助大家!

　　接電話的禮儀

　　辦公室電話響起，你去接，是找別人的。有些人一看與己無關(guān)，就冷淡對(duì)待，結(jié)果失了禮節(jié)。即使是找別人的電話，我們也應(yīng)該禮貌周到，即是對(duì)別人認(rèn)真負(fù)責(zé)，也能展現(xiàn)自己的良好形象。

　　有位客戶電話打到辦公室找我，張紅接的。她一聽是找我的，便放下電話，沖我大聲吼道：“老蘇，電話!”其實(shí)，這樣會(huì)令電話那頭的客戶感到不被尊重，你至少也應(yīng)該跟人家說一聲：“請(qǐng)稍等!”同時(shí)，也會(huì)讓對(duì)方覺得我們辦公室比較嘈雜。其實(shí)辦公室并沒有多大，她用正常的語調(diào)喊我，完全聽的到。另外，她對(duì)我的稱呼也值得商榷。畢竟，電話那頭的人是能聽到她說話的。如果她稱呼我為“蘇經(jīng)理”，會(huì)顯得我們的同事之間更禮貌。而她稱呼我為“老蘇”，會(huì)影響我在對(duì)方心里的形象，甚至?xí)尶蛻粲X得我根本就不是經(jīng)理，只是名片上印了一個(gè)虛假頭銜而已。

　　我們還經(jīng)常會(huì)碰到一種情況，就是對(duì)方要找的人不在，應(yīng)該怎么說呢?應(yīng)該先告訴對(duì)方，這個(gè)人不在辦公室，然后再詢問對(duì)方的姓名和聯(lián)系方式，并告知對(duì)方何時(shí)再打來，能找到此人，或者說等這個(gè)人回來后讓他主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方。有一種不妥的方式，別人打電話來問：“王總在嗎?”你回答：“請(qǐng)問您是哪位，找他有什么事?”對(duì)方說了之后，你再回復(fù)：“對(duì)不起，王總不在，你晚一些時(shí)候再打來吧。”這樣很容易讓對(duì)方誤解，你是不是知道了對(duì)方的身份，在替王總擋駕他。

　　如果對(duì)方有什么事情需要我們轉(zhuǎn)達(dá)，我們要養(yǎng)成記錄電話內(nèi)容的習(xí)慣。畢竟誰都不敢保證自己能把什么事都記得分毫不差。另外，我們也應(yīng)該通過來電顯示，記下對(duì)方的電話號(hào)碼。一來，如果對(duì)方再次打來，你能第一時(shí)間確定對(duì)方的身份;同時(shí)，萬一要找的人并不知道對(duì)方的電話號(hào)碼，你的記錄就幫了他的大忙。

　　還有一種情況，對(duì)方要找的人已經(jīng)調(diào)離你們辦公室，或者已經(jīng)從單位辭職了。這時(shí)，你千萬不可以一句“他不再這屋了”把對(duì)方打發(fā)了。而應(yīng)該詢問：“請(qǐng)問，您找他是咨詢哪方面的業(yè)務(wù)。”并告知對(duì)方現(xiàn)在這項(xiàng)業(yè)務(wù)已經(jīng)交給誰負(fù)責(zé)，并幫助對(duì)方聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人。這樣才能保證公司的業(yè)務(wù)不至于流失。

　　接電話須知

　　1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時(shí)機(jī)。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒，對(duì)方會(huì)沒有思想準(zhǔn)備。就象你希望和某個(gè)人講話，如果他猛然沖到你的面前，你也會(huì)嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽，對(duì)方已經(jīng)有等待的感覺了。所以我們?cè)诘诙吴徛曧戇^以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽，應(yīng)該有道歉的話語，如“您好!讓您久等了”。

　　2、接聽電話的動(dòng)作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準(zhǔn)備用左手拿話筒，右手進(jìn)行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準(zhǔn)備拿起話筒)。

　　3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習(xí)慣性的第一句話是“喂”。嚴(yán)格來講，“喂”是試話筒的聲音。當(dāng)接聽電話是工作的一部分時(shí)，應(yīng)該體現(xiàn)精煉、從容的職業(yè)感覺，所以“喂”這句開場(chǎng)白是必須去掉的。取而代之的應(yīng)該是問候語。

　　5、電話中的稱謂。詢問對(duì)方的姓名時(shí)應(yīng)該說：“請(qǐng)問您貴姓?”，不能直接問“你叫什么名字?”。如果對(duì)方告訴你他的姓名，應(yīng)該對(duì)姓名中的每一個(gè)字進(jìn)行確認(rèn)。眾所周知，姓名就是一個(gè)人的代表符號(hào)，對(duì)姓名的重視可以暗示對(duì)他的尊重，同時(shí)可以避免產(chǎn)生“音同字不同”的錯(cuò)誤。即便知道了對(duì)方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務(wù)”的稱呼方式，或者說××先生、××女士。