善于傾聽(tīng)。當(dāng)下級(jí)匯報(bào)時(shí)，可與之目光交流，配之以點(diǎn)頭等表示自己認(rèn)真傾聽(tīng)的體態(tài)動(dòng)作。對(duì)匯報(bào)中不甚清楚的問(wèn)題及時(shí)提出來(lái)，要求匯報(bào)者重復(fù)、解釋，也可以適當(dāng)提問(wèn)，但要注意所提的問(wèn)題不至于打消對(duì)方匯報(bào)的興致。

　　不要隨意批評(píng)、拍板，要先思而后言。聽(tīng)取匯報(bào)時(shí)不要頻繁看表或打呵欠、做其他事情等不禮貌的行為。

　　要求下級(jí)結(jié)束匯報(bào)時(shí)可以通過(guò)合適的體態(tài)語(yǔ)或用委婉的語(yǔ)氣告訴對(duì)方，不能粗暴打斷。

　　當(dāng)下級(jí)告辭時(shí)，應(yīng)站起來(lái)相送。如果聯(lián)系不多的下級(jí)來(lái)匯報(bào)時(shí)，還應(yīng)送至門(mén)口，并親切道別。

　　4.使用電話禮儀

　　隨著現(xiàn)代通訊設(shè)施的發(fā)展，電話在人們生活中的使用越來(lái)越普及，接待部門(mén)更是如此。在電話接聽(tīng)、撥打服務(wù)中，都應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、語(yǔ)言規(guī)范。

　　(1)接聽(tīng)電話禮儀

　　電話鈴響應(yīng)立即去接，一般電話鈴響不超過(guò)三次。

　　首先致以簡(jiǎn)單問(wèn)候。如“早上好”或“您好”，語(yǔ)氣柔和親切。外線電話報(bào)單位名稱，內(nèi)線電話報(bào)部門(mén)或崗位名稱。然后認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話事由，如需傳呼他人。應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍候;如是對(duì)方通知或詢問(wèn)某事，應(yīng)按對(duì)方要求逐條記下，并復(fù)述或回答對(duì)方，記下時(shí)間、地點(diǎn)和姓名。最后對(duì)對(duì)方打來(lái)電話表示感謝，等對(duì)方放下電話后，自己再輕輕放下。

　　(2)撥打電話禮儀

　　首先將電話內(nèi)容整理好，正確無(wú)誤查好電話號(hào)碼后向?qū)Ψ綋艹鎏?hào)碼。對(duì)方接聽(tīng)后應(yīng)致以簡(jiǎn)單問(wèn)候，并作自我介紹。然后說(shuō)明要找的通話人的姓名或委托對(duì)方傳呼要找的人，如確定對(duì)方為要找的人應(yīng)致以簡(jiǎn)單的

　　問(wèn)候。接著按事先準(zhǔn)備的通話內(nèi)容逐條講述，確認(rèn)對(duì)方明白或記錄清楚后，應(yīng)致謝語(yǔ)、再見(jiàn)語(yǔ)。最后等對(duì)方放

　　下電話后自己再輕輕放下。

　　(3)通話時(shí)的聲音禮儀

　　首先，咬字要準(zhǔn)確。通話時(shí)如果咬字不準(zhǔn)，含含糊糊，就難讓人聽(tīng)清聽(tīng)懂。其次，音量調(diào)控。音量過(guò)高會(huì)令人耳鼓欲裂;音量過(guò)低，聽(tīng)起來(lái)含糊不清。第三，速度適中。通話時(shí)講話的速度應(yīng)適當(dāng)?shù)姆怕蝗痪涂赡墚a(chǎn)生重音。最后，語(yǔ)句簡(jiǎn)短。通電話時(shí)所使用的語(yǔ)句務(wù)必精煉簡(jiǎn)短，不僅可以節(jié)省對(duì)方的時(shí)間，而且會(huì)提高聲音的清晰度。

　　在電話接聽(tīng)過(guò)程中要特別注意避免以下不禮貌現(xiàn)象出現(xiàn)：

　　無(wú)禮。接待人員接聽(tīng)電話時(shí)不以禮相待，或電話鈴響遲遲不接，或者對(duì)客人的來(lái)電內(nèi)容追根問(wèn)底，或表示出不耐煩的情緒等等。

　　傲慢。接電話時(shí)盛氣凌人，語(yǔ)氣不好。

　　有氣無(wú)力、不負(fù)責(zé)任。在接待中無(wú)精打采，有氣無(wú)力，對(duì)客人的電話不負(fù)責(zé)任，承諾不兌現(xiàn)。

　　急躁。接聽(tīng)電話時(shí)不等對(duì)方說(shuō)完自己搶話說(shuō)，或一口氣說(shuō)得太多太快，或未等對(duì)方把話講完就掛機(jī)。

　　優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水?；卮饘?duì)方的問(wèn)題似是而非，猶猶豫豫，毫無(wú)把握。

　　態(tài)度粗魯、語(yǔ)言生硬。如連續(xù)聽(tīng)到幾個(gè)打錯(cuò)的電話便出口傷人。

　　5.接待來(lái)訪的禮儀

　　來(lái)訪者進(jìn)入辦公室時(shí)應(yīng)馬上站立，由桌后走出并握手問(wèn)好。如當(dāng)時(shí)正在接電話應(yīng)馬上結(jié)束通話，或請(qǐng)客人稍等，并表歉意。若客人先到，應(yīng)表示歉意并簡(jiǎn)單解釋延誤原因。

　　客人坐定之后再坐，客人離開(kāi)時(shí)應(yīng)站立并送客人至門(mén)口或電梯處。

　　客人講話時(shí)要認(rèn)真耐心聽(tīng)，中途不要做其它接聽(tīng)撥打電話之類(lèi)的事。

　　不要隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對(duì)方觀點(diǎn)，要克制惱怒。

　　如果會(huì)見(jiàn)時(shí)出現(xiàn)某些使你為難的場(chǎng)面，可以直截了當(dāng)?shù)鼐芙^某一要求，也可以含蓄地暗示自己無(wú)法做到，或者干脆說(shuō)明自己的難處來(lái)回避你不愿談的問(wèn)題。無(wú)論采取哪種方式都得注意禮貌用語(yǔ)和神態(tài)。6.搭乘電梯的禮儀

　　在電梯門(mén)口處，如有很多人在等候，此時(shí)不要擠在一起或擋住電梯門(mén)口，以免妨礙電梯內(nèi)的人出來(lái)。先讓電梯內(nèi)的人出來(lái)之后方可進(jìn)入，不可爭(zhēng)先恐后。

　　男士、晚輩或下屬應(yīng)站在電梯開(kāi)關(guān)處提供服務(wù)，讓女士、長(zhǎng)輩或上司先行進(jìn)入電梯，隨后自己再進(jìn)入。

　　與客人一起搭乘電梯時(shí)，應(yīng)為客人按鍵，并請(qǐng)其先進(jìn)出電梯。

　　電梯內(nèi)不可抽煙，不能亂丟垃圾、吐痰，并盡量少說(shuō)話。

　　在電梯里，盡量站成“凹”字形，挪出空間，以便讓后進(jìn)入者有地方可站。

　　即使電梯中的人都互不相識(shí)，站在開(kāi)關(guān)處者，也應(yīng)做開(kāi)關(guān)的服務(wù)工作。

　　
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