公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧
廣義公文的指稱范圍包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各種文件、電報(bào)、報(bào)表、會(huì)議文件、調(diào)查資料、記錄、登記表冊(cè)等。怎樣寫(xiě)好公文文書(shū)呢?現(xiàn)在學(xué)習(xí)啦小編為你分享了公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧，希望能夠幫到你。
公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧(一)
1. 標(biāo)題
公文標(biāo)題是對(duì)文件內(nèi)容的精確概括，要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，一般由發(fā)文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來(lái)源、主要內(nèi)容及其性質(zhì)使用。
有版頭的文件或法規(guī)性文件，計(jì)劃和總結(jié)，通知和通報(bào)，可省略發(fā)文單位，有時(shí)或只標(biāo)以文件種類，如《通知》。
2. 發(fā)文字號(hào)
包括機(jī)關(guān)代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)的作用是有利于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。
例如“審辦發(fā)(1989)6號(hào)”，代表審計(jì)署(局)辦公廳1989年第6號(hào)文件，“審辦發(fā)”是審計(jì)署(局)辦公廳的代字，(1989)是年號(hào)，“6”號(hào)是發(fā)文順序號(hào)。
幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。
編號(hào)的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面;凡無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題的右側(cè)方。
3. 主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)是行文的主要對(duì)象，即要求主辦或答復(fù)這份文件的對(duì)方單位。準(zhǔn)確地確定主送機(jī)關(guān)是公文發(fā)出后能否及時(shí)得到處理的關(guān)鍵。
對(duì)下級(jí)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等稱為普發(fā)公文，可以主送幾個(gè)以上機(jī)關(guān)，凡其下屬機(jī)關(guān)都是主送機(jī)關(guān);向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭主送，如需報(bào)送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)，可以用抄報(bào)的形式，以免責(zé)任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)，可在發(fā)表或發(fā)送時(shí)，另附一個(gè)通知或公函給主送機(jī)關(guān)。
主送機(jī)關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標(biāo)題之下，頂格寫(xiě)。
4. 正文
正文是公文的主體，請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，要求一文一事，不要一文數(shù)事。
正文的作用是：直接體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針政策，反映文件作者的意圖。發(fā)文的目的能否實(shí)現(xiàn)，主要在正文的書(shū)寫(xiě)。因此，正文的寫(xiě)作應(yīng)該觀點(diǎn)鮮明，內(nèi)容清楚、簡(jiǎn)潔、通暢，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確。正文一般在主送機(jī)關(guān)之后另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)。
正文一般分為開(kāi)頭、中段、結(jié)尾三個(gè)部分，不同文種的正文結(jié)構(gòu)還有些細(xì)微的差別。
開(kāi)頭要開(kāi)篇明意，簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的根據(jù)和理由、發(fā)文的目的或結(jié)論。如是復(fù)文，要引述來(lái)文的日期和標(biāo)題。
中段是公文主體，要根據(jù)辦文的目的、國(guó)家的有關(guān)政策，將情況、問(wèn)題、要求闡述清楚。內(nèi)容較多的，可依次表述，或分段寫(xiě)，或用序數(shù)表明項(xiàng)目，以資醒目。
結(jié)尾應(yīng)簡(jiǎn)潔明晰，向?qū)Ψ教岢鲆?，?qǐng)求解決某項(xiàng)問(wèn)題。結(jié)尾用語(yǔ)要按照行文關(guān)系，寫(xiě)得妥貼得體：上行文，可用“以上報(bào)告妥否，請(qǐng)批示”、“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”;平行文，可用“專此函復(fù)”、“特此通知”;下行文則常用“希遵照?qǐng)?zhí)行”、“ 此復(fù)”、“此令”等語(yǔ)。
5. 發(fā)文機(jī)關(guān)
發(fā)文機(jī)關(guān)又稱落款，應(yīng)寫(xiě)在正文的下面偏右，與正文保留適當(dāng)?shù)目崭?，以便蓋章。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)明全稱，以示嚴(yán)肅負(fù)責(zé)。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時(shí)，應(yīng)冠以職務(wù)、身份。
蓋章是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，應(yīng)按GB9704-88“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”規(guī)范執(zhí)行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個(gè)字，俗稱“齊年蓋月”。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批印發(fā)的公文，因使用了規(guī)定格式的文件版頭，并由機(jī)關(guān)交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧(二)
6. 發(fā)文日期
發(fā)文日期是以文生效的起始時(shí)間，年月日須完整，年份不得略寫(xiě)，如1991年不得寫(xiě)成91年。發(fā)文日期一般以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn);會(huì)議通過(guò)文件以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn);一般性例行公文如通知、函等以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn);法規(guī)性以公文的批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或公文最后專門規(guī)定生效、執(zhí)行日期，如“本條例自發(fā)布之日起施行”。
發(fā)文日期寫(xiě)在公文末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)下面，并稍向右錯(cuò)開(kāi)。
7. 抄報(bào)、抄送
抄報(bào)、抄送單位是指協(xié)助承辦或需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位。上行文列為抄報(bào)，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節(jié)省人力、物力，必須避免濫抄濫報(bào)，但也要防止漏抄漏報(bào)，以免工作脫節(jié)，影響協(xié)調(diào)。
抄報(bào)、抄送單位名稱列于公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾的報(bào)、送單位，印刷單位，印發(fā)時(shí)間，一般均用兩條線段隔開(kāi)，文件份數(shù)印在最后。
8. 文件版頭
正式公文一般都有統(tǒng)一規(guī)格，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××(機(jī)關(guān)名稱)文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件
附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。
公文附件應(yīng)在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之前注明附件名稱全稱和件數(shù)，不可略寫(xiě)成“附件如文”或“附件×件”。
10. 機(jī)密等級(jí)
公文內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密時(shí)，應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。劃分機(jī)密等級(jí)力求準(zhǔn)確，寬了，造成失 密，嚴(yán)了，妨礙工作開(kāi)展。
密級(jí)的位置，通常放在公文標(biāo)題左上方醒目位置。密級(jí)不同，公文遞送方式也不同。
機(jī)密公文還要按份數(shù)編號(hào)，如“編號(hào)000××”或“No.000××”，印在文件版頭左上方，以便查對(duì)，清退。
11. 緩急程度
緩急程度是公文送達(dá)和辦理時(shí)限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標(biāo)明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時(shí)效和緊急工作的及時(shí)處理。
緩急程度的書(shū)寫(xiě)位置沒(méi)統(tǒng)一要求，為了醒目，常寫(xiě)在標(biāo)題或編號(hào)的左側(cè)或放在版頭的右上角。有時(shí)緩急程度不單獨(dú)標(biāo)出，而是放在標(biāo)題中的公文種類前面，如“國(guó)務(wù)院關(guān)于控制各單位上年結(jié)余存款的緊急通知”。
12. 閱讀范圍
上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)文，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要注明發(fā)送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報(bào)、抄送單位之上偏左的位置，并加括號(hào)，如“(此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí))”。
行政性、事務(wù)性的非機(jī)密公文，向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)請(qǐng)性公文都不必規(guī)定閱讀范圍。
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