如何進(jìn)行溝通_如何提高運(yùn)營管理的溝通水平
如何進(jìn)行溝通_如何提高運(yùn)營管理的溝通水平
從心理學(xué)的角度解讀，溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了進(jìn)行水平溝通的方法，供你閱讀參考。
進(jìn)行水平溝通的方法：最好的溝通是不要溝通!
從運(yùn)營管理的角度出發(fā)，有些溝通是沒有價值的，只是因?yàn)樾畔⒉蛔?、不對稱、不準(zhǔn)確、不及時，導(dǎo)致需要花更多時間進(jìn)行溝通。很多公司及各類組織，都非常重視溝通，溝通能力的培訓(xùn)和提升已經(jīng)成為管理干部必修的課程。但從運(yùn)營管理和日常各項(xiàng)工作的實(shí)踐看，溝通本身并非目的，而是希望更有效地達(dá)成合作共識、獲得有效的信息。曾有廈門某上市公司老板問過我什么才是最好的溝通，我的回答時，最好的溝通是不要溝通。如果組織目標(biāo)和執(zhí)行策略很明確，各類資源的實(shí)時動態(tài)信息準(zhǔn)確清楚，就沒有必要做太多的溝通。
現(xiàn)實(shí)中，為何需要那么多的郵件、當(dāng)面、電話、短信、微信等的傳遞和溝通?很多時候就是我們信息不夠，或者難以找到共識，或者是我們做的一些工作成果，并不是接受我們成果的內(nèi)外部客戶所要的。
進(jìn)行水平溝通的方法：溝通不佳會帶來什么后果?
這個議題顯然有不少人都知道如何回答。溝通不佳會帶來工作的差錯、執(zhí)行的延宕、人際關(guān)系和士氣不好。從運(yùn)營的角度看，溝通不佳，就要更多的溝通來彌補(bǔ)，就要花掉更多的時間在溝通上。我們在工作中，要依靠團(tuán)隊(duì)及各成員各盡其責(zé)，正確扮演角色，如果某人花了更多的時間在溝通上，那么他就要在最應(yīng)該發(fā)揮價值的地方打折扣。例如，一個品質(zhì)檢查人員，他本來的工作重點(diǎn)是在巡查檢驗(yàn)上，但由于要在數(shù)據(jù)報表填寫和錄入上花掉很多時間，顯然他能發(fā)揮的價值就會減少了。
良好的溝通，也包括信息共享平臺的建立，必然會增進(jìn)合作的共識，提高工作效率和降低成本。同時由于工作不會瑣碎和繁雜，推諉和扯皮少了，心情愉悅，工作壓力也不會那么大了。
良好的溝通，也包括會議更加有效，報告和接受者對衡量組織或個人表現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)一致，意味著很多信息一致，報告工作的重點(diǎn)也會有共識，在會上花時間討論和解釋的也會少，會議的壓力也會減低。
進(jìn)行水平溝通的方法：與溝通有關(guān)的指標(biāo)是什么?
在運(yùn)營管理中，要想提高溝通的有效性，我們就必須知道如何評價溝通的有效性!因?yàn)闆]有評估標(biāo)準(zhǔn)，就不會有上佳的表現(xiàn)。溝通會影響組織運(yùn)營的指標(biāo)是什么呢?——運(yùn)營的周期!當(dāng)然，周期長，就會影響運(yùn)營的成本，要說最終會影響的指標(biāo)是成本，也是對的。
在企業(yè)組織里，如果溝通和執(zhí)行力不佳，最直接的影響是—運(yùn)營周期變長，庫存上升，資源和資金有效利用率下降!
而怎樣掌握當(dāng)前周期管理水平呢?在我們的實(shí)踐中，需要對每個運(yùn)營活動的時間節(jié)點(diǎn)予以記錄。每個項(xiàng)目、訂單、工作，運(yùn)營的周期不會完全一樣，不能說明某個訂單的周期長了就比某個較短周期的訂單運(yùn)營的不好，只有把周期長短所影響的要素，例如資金成本計(jì)算出來，并且與營業(yè)收入進(jìn)行比較，才能知道運(yùn)營水平是變好或變差了。如何評價周期，請?jiān)敿?xì)閱讀我們公司此前分享的《衡量組織運(yùn)營管理的兩個關(guān)鍵指標(biāo)》一文。
進(jìn)行水平溝通的方法：常見的溝通問題及其原因
公司運(yùn)作是一個不斷增值的管理過程。在公司的增值活動中，要么是產(chǎn)品的加工和作業(yè)的增值，要么是接收和處理有價值的信息。然而，因?yàn)槿狈茖W(xué)規(guī)劃設(shè)計(jì)工作，并不是所有的工作都是有價值的。
在現(xiàn)實(shí)中，很多的工作都是不斷累加形成的。有時為了解決某個問題，就采取了一個管控措施，于是增加了一個工作，也就多了一個信息和一張報表。
公司發(fā)展過程中，各部門出于控制的需要、規(guī)范的需要、不差錯的需要，確定了不同模塊的管理流程和控制手段，這些流程和手段未必都是為了滿足客戶(公司內(nèi)和公司外)的需要。
在運(yùn)營管理中，常見的溝通問題至少表現(xiàn)以下幾個方面：
1、信息滯后，不能及時獲得自己工作所需的信息。
2、不同部門之間扯皮，都認(rèn)為自己是對的。
3、發(fā)出郵件或聯(lián)絡(luò)書希望配合處理的事情遙遙無期，泥牛入海、有去無回。
4、上級交待的事情落實(shí)有限，做完做好與否從不回報。
5、大家都認(rèn)為自己很努力工作了，但總體的效果不佳 。
6、 ……
如果歸納起來，更深層次的原因是：
1、管理復(fù)雜化導(dǎo)致溝通的增加。
2、缺乏信息的實(shí)時動態(tài)管理，沒有建立信息的共享平臺。
3、數(shù)據(jù)信息采集錄入技術(shù)沒有升級。
進(jìn)行水平溝通的方法：如何提高運(yùn)營管理的溝通水平?
溝通不暢、執(zhí)行力不佳，導(dǎo)致信息停滯，信息和報表多，信息重復(fù)輸入、不能共享。信息停滯了，物流也可能停滯。最終都會影響到運(yùn)營成本高。
(一)信息停滯– 溝通就會出問題，在工作中，帶來以下的情況出現(xiàn)：
1、業(yè)務(wù)員不能最快的時間給客戶回復(fù)訂單詢問的信息(訂單評審)。
2、生管安排計(jì)劃時，不能及時得到各種生產(chǎn)資源的實(shí)時動態(tài)信息。
3、品質(zhì)管理各種檢驗(yàn)數(shù)據(jù)結(jié)果沒有及時共享和分析。生產(chǎn)得到的結(jié)果，不能及時生成各種報表、指標(biāo)。
4、工程技術(shù)部門不能及時把變更的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)信息最快時間準(zhǔn)確無誤地傳遞給各部門。
5、現(xiàn)場緊急要用的物料到了倉庫，倉庫不能第一時間點(diǎn)數(shù)驗(yàn)收、品管不能第一時間檢查、生產(chǎn)不能第一時間得到信息。
6、……
(二) 運(yùn)營管理中，溝通好的表現(xiàn)：
1、各種資源要素信息處于實(shí)時動態(tài)管理的狀態(tài)，相關(guān)部門和人員隨時獲得本部門或跨部門的異常信息。
2、流程簡單，信息報表少、傳遞速度快、沒有重復(fù)輸入，沒有信息孤島。
3、各部門和上下級都圍繞著“普遍的評估標(biāo)準(zhǔn)—核心的共同指標(biāo)”努力。
(三)透過現(xiàn)象看本質(zhì)—運(yùn)營管理溝通問題的本質(zhì)：
1、表面是溝通的問題，其實(shí)是流程不順、信息流整合不夠。
2、表面看起來是溝通的問題，實(shí)際上是統(tǒng)籌和計(jì)劃沒有做好，大家都有做事情，但是做的不是客戶(后工序)所要的。
(四)如何用系統(tǒng)的概念，提高運(yùn)營管理的溝通水平?
1、思路
(1)實(shí)時動態(tài)管理各種信息。
(2)梳理整合各類數(shù)據(jù)信息和報表，剔除無用的信息和報表。
(3)只做客戶(含后工序)所要的產(chǎn)品和服務(wù)。
(4)善用各種IT和物流技術(shù)。
2、具體推進(jìn)步驟
(1)詳細(xì)呈現(xiàn)(畫出)各部門現(xiàn)有的工作流程。
(2)梳理價值流程圖，確定研發(fā)、從接單到出貨運(yùn)營的價值流程。
(3)比對上述兩個流程，簡化、合并各個工作節(jié)點(diǎn)的信息報表(手工和電子報表)。
(4)確定公司的信息系統(tǒng)架構(gòu)。
(5)確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息收集(包括填寫和錄入)的責(zé)任人和時間。
(6)設(shè)計(jì)各類手工和電子報表格式。
(7)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸入和出的相互串接，避免重復(fù)輸入的問題。
(8)設(shè)定計(jì)算函數(shù)，自動生成管理指標(biāo)的報表，便于及時采取改進(jìn)行動。
(9)結(jié)合IT技術(shù)工具，完善各個部門的信息系統(tǒng)。
(五)搞準(zhǔn)計(jì)劃
實(shí)現(xiàn)各類資源要素實(shí)時動態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)自動排程，搞準(zhǔn)生產(chǎn)(采購)計(jì)劃!建立科學(xué)完善的生產(chǎn)計(jì)劃體系。各個部門和人員嚴(yán)格執(zhí)行“只做后工序(客戶)所要的工作或產(chǎn)品”的工作紀(jì)律。
(六)縮小兩個時間差
嚴(yán)格按照PDCA循環(huán)，做好P(計(jì)劃)的基礎(chǔ)上，縮小D(執(zhí)行)和C(查核確認(rèn))的時間差—及時掌握執(zhí)行的結(jié)果(時時管理);縮小C和A(改進(jìn)行動)的時間差—及時處理各種異常。
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