如何進(jìn)行有效的下行溝通
如何進(jìn)行有效的下行溝通
下行溝通是指按行政組織層級(jí)節(jié)制體系自上而下的信息傳遞。它的主要內(nèi)容包括：對(duì)下級(jí)明確行政目標(biāo);下面學(xué)習(xí)啦小編整理了下行溝通的技巧，供你閱讀參考。
下行溝通的技巧：溝通的方式
1、口頭溝通
口頭溝通是以口語形式出現(xiàn)的最快的溝通形式。在直接接觸的情形中，口頭溝通是最理想的傳遞信息方式，它有助于提高人們的參與感，但有時(shí)容易夾雜著個(gè)人的情感因素。
2、書面溝通
書面溝通是以文字形式出現(xiàn)，有助于確定職責(zé)，是組織記錄和儲(chǔ)存的一部分。書面溝通不象口頭溝通那樣快。這種溝通主要存在于眾多的成員分布于廣闊地域而難以進(jìn)行口頭溝通的情況。
3、其他溝通
其他溝通指非語言、非文字的溝通形式，包括動(dòng)作、表情等，還包括借助工具溝通。諸如此類的溝通方式也和口頭、書面溝通一樣，在傳遞信息的過程中起積極的作用。它們有時(shí)作為單獨(dú)的溝通方式存在，有時(shí)附屬于口頭或書面溝通。
下行溝通的技巧：溝通的原則
1、要平等溝通
調(diào)查證實(shí)：實(shí)際上，一個(gè)團(tuán)體內(nèi)部80%的抱怨是針對(duì)小事的抱怨或者是不合理的抱怨，它來自員工、下屬的習(xí)慣或敏感。對(duì)于這種抱怨，可以通過與抱怨者平等溝通來解決。管理者首先要認(rèn)真聽取抱怨者的抱怨和意見，其次對(duì)抱怨者提出的問題做認(rèn)真、耐心的解答，并且對(duì)員工不合理的抱怨進(jìn)行友善地批評(píng)。這樣做就基本可以解決問題。
另外20%的抱怨是需要做出處理的，它往往是因?yàn)楣镜墓芾砘蚰承﹩T工的工作出現(xiàn)了問題。對(duì)抱怨者首先還是要平等地進(jìn)行溝通，先使其平靜下來，阻止抱怨情緒的擴(kuò)散，然后再予以安撫或者其他處理。
2、要準(zhǔn)確簡明
日?？陬^溝通盡量減少冗長的語句;
減少專業(yè)術(shù)語;
數(shù)據(jù)準(zhǔn)確;
表達(dá)程度的詞語選擇要謹(jǐn)慎，比如盡量少用“在一定程度上”、“基本上”、“大概”、“也許”等;
盡量少用修飾語，引經(jīng)據(jù)典要準(zhǔn)確、恰當(dāng);語句的表達(dá)最合理的方式就是采用4W(when、where、who、what )+2H(how、how much)，言簡意賅。輕松表達(dá)，容易理解。
3、要及時(shí)溝通
好的及時(shí)溝通可以使問題在初始階段得到解決，從而可以防止事態(tài)惡化。一者，將負(fù)面影響控制在最低限度，這樣處理問題也會(huì)容易得多;二者，杜絕問題累計(jì)，常年累月的堆積問題，只會(huì)使問題更加復(fù)雜，牽涉更多的人財(cái)物，加大了經(jīng)濟(jì)成本，也造成了不必要的人事負(fù)面影響?？傊兄谔岣呓鉀Q問題的效率，提高行政效率。
時(shí)間就是效率。及時(shí)原則的內(nèi)容包括：
(1)傳送及時(shí)。行政溝通主體在傳遞過程中，要盡量減少不必要的信息滯留時(shí)間，要選擇最簡捷的溝通渠道，減少不必要的溝通層次，使信息迅速傳抵對(duì)方。信息傳遞得及時(shí)是及時(shí)溝通的最重要一環(huán)。
(2)反饋及時(shí)。接收者在收到信息后，應(yīng)及時(shí)將反饋信息傳達(dá)到傳送者手中。及時(shí)的反饋，可以使發(fā)送者心中有數(shù)，并有利于修正傳達(dá)者即將要傳遞出來的信息，同時(shí)，也縮短了行政溝通的周期，提高了行政溝通的效率。
(3)利用及時(shí)。信息是有時(shí)效性的。行政溝通最終是為了實(shí)現(xiàn)一定的目的，即希望溝通對(duì)方能理解所發(fā)生的信息，并作出相應(yīng)的反應(yīng)。這種反應(yīng)就是對(duì)溝通信息的利用。
4、要注意效果
我們做任何事情都需要反省。注意查看溝通是否有效，是對(duì)溝通的反省?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，不斷豐富和完善自我的溝通、交際能力。
比方說技巧問題。哪些時(shí)候、什么時(shí)候適合打電話呢，還是找秘書傳話，或者是發(fā)傳真甚至發(fā)短信，都是有講究的。一看領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格(性格特征)，二看事情的嚴(yán)重程度。至于具體的操作，等一下再講。
5、講求權(quán)責(zé)與法律效力
常用的溝通方式并不能解決全部的問題，依法行政才是最終辦法。無論是職能部門的工作效率，還是部門形象，甚至領(lǐng)導(dǎo)的威信，依法行政都是最可靠的保障。
行政部門內(nèi)部之間的溝通協(xié)調(diào)，可是試行發(fā)法制化，就是建立一套法規(guī)、條例，實(shí)現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)的法制保障。
行政溝通該貫穿于適用于科室之間、分管領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級(jí)之間。
溝通協(xié)調(diào)要堅(jiān)持既有分工，又有合作;既要各司其職，又要統(tǒng)籌兼顧，重大事項(xiàng)集體研究決定的原則。各自為政和欺上瞞下，將會(huì)使部門效率低下。
A、日常性的業(yè)務(wù)工作，屬于自身職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，各司其職，各負(fù)其責(zé)，按職責(zé)認(rèn)真辦理。需要與相關(guān)科室共同完成的工作，在局統(tǒng)一安排部署下，通過溝通協(xié)調(diào)配合完成。
B、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)工作，由局主要領(lǐng)導(dǎo)確定一個(gè)或幾個(gè)科室共同負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)需請(qǐng)示酌定或研究解決的情況時(shí)，科室負(fù)責(zé)人要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，主管領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)，做出必要的處理和決定。
C、涉及多個(gè)科室的業(yè)務(wù)工作，由局主要領(lǐng)導(dǎo)指定一個(gè)科室主辦，相關(guān)科室協(xié)辦。主辦科室分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)督辦，主辦科室牽頭實(shí)施，并負(fù)責(zé)對(duì)工作任務(wù)完成情況的匯總上報(bào)。協(xié)辦科室要積極配合，并按時(shí)向主辦科室報(bào)送工作進(jìn)展情況。
D、涉及多部門業(yè)務(wù)，承辦部門在遇有緊急情況或重大問題需做出處理決定的，要立即與相關(guān)科室商榷或事后通報(bào)，但不能延誤。
E、各部門在執(zhí)行公務(wù)中，遇到理解不一致和執(zhí)行不統(tǒng)一的問題時(shí)，科室間應(yīng)及時(shí)主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)。同時(shí)，上報(bào)各自主管領(lǐng)導(dǎo)，如不能達(dá)成一致意見的，由主管領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)解決，仍達(dá)不成一致意見的，由局主要領(lǐng)導(dǎo)或局長辦公會(huì)議討論確定。在爭議未溝通協(xié)調(diào)解決之前，除涉及安全生產(chǎn)條件或事故隱患的處理事件外，應(yīng)暫緩執(zhí)行，避免產(chǎn)生不良后果。
F、請(qǐng)示事項(xiàng)應(yīng)遵循“逐級(jí)請(qǐng)示”的原則，各科室向分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，分管領(lǐng)導(dǎo)向局長請(qǐng)示，沒有特殊情況，不能越級(jí)請(qǐng)示或多頭請(qǐng)示。一般書面請(qǐng)示需書面回復(fù);口頭請(qǐng)示口頭回復(fù)，重要事項(xiàng)，要有書面記錄。
H、各部門對(duì)所承擔(dān)的工作，要在規(guī)定的期限內(nèi)完成，未完成的由主管科室或主管領(lǐng)導(dǎo)向主要領(lǐng)導(dǎo)或局長辦公會(huì)說明情況。
比方說，局辦公室對(duì)各部門工作落實(shí)情況進(jìn)行定期檢查督導(dǎo)，對(duì)工作不積極、不主動(dòng)、不落實(shí)的科定或個(gè)人，由局黨組、局長辦公會(huì)或局主要領(lǐng)導(dǎo)視情節(jié)輕重，給予口頭批評(píng)、文件通報(bào)或行政紀(jì)律處分。
在我們國家，性質(zhì)組織原則遵照下級(jí)服從上級(jí)，地方服從中央調(diào)度;雖然是民主決策但是行政首長負(fù)責(zé)。行政部門內(nèi)部重要事宜或局長辦公室主抓的事宜，要逐級(jí)匯報(bào)，及時(shí)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解情況。
綜上所述，行政溝通中所傳遞、交流的行政信息必須具有及時(shí)性、準(zhǔn)確性和適度性，即信息要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況要實(shí)、依法行政，只有這樣的溝通才是有效溝通。
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