涉外郵件社交禮儀
涉外郵件社交禮儀
對(duì)于工作中的涉外郵件，我們應(yīng)該特別注意涉外郵件的社交禮儀。那么涉外郵件社交禮儀知識(shí)有哪些呢?以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的，有關(guān)涉外郵件的社交禮儀，希望大家喜歡。
涉外郵件社交禮儀
主題
不要空白標(biāo)題但且不宜冗長(zhǎng)，要能反映文章的內(nèi)容和重要性;一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理;
回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、 RE一大串，容易給人留下隨意不嚴(yán)謹(jǐn)印象。
稱呼與問(wèn)候
恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。在清楚對(duì)方姓名的時(shí)候可稱呼：Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情況下稱呼：Dear sir/Madam.
開(kāi)頭結(jié)尾都有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫一個(gè)“Hi”，結(jié)尾寫“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”
正文
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述;
正文行文應(yīng)通順，條理清晰，準(zhǔn)確清晰的表達(dá);最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件;一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
要避免拼寫錯(cuò)誤，最好把拼寫檢查功能打開(kāi)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
合理提示重要信息，但不要過(guò)多，否則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀;對(duì)方采用什么語(yǔ)言溝通，我們就用什么語(yǔ)言。有的外國(guó)人中文很好，會(huì)采用中文發(fā)郵件，這個(gè)時(shí)候我們也應(yīng)該用中文;選擇便于閱讀的字號(hào)和字體;
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個(gè)途徑。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過(guò)多，只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
涉外郵件社交禮儀注意事項(xiàng)
你不得不知英文符號(hào)習(xí)慣：
稱呼后面用逗號(hào)(,);英文里沒(méi)有頓號(hào)，把該用頓號(hào)的地方換成逗號(hào)(,);英文里，某人說(shuō)后面跟逗號(hào)和引號(hào)，且結(jié)束的符號(hào)放在引號(hào)里面;兩個(gè)句子之間如果加上連詞符號(hào)and/or/for/but等，中間用逗號(hào);英文里沒(méi)有書名號(hào)，語(yǔ)句中有書、雜志、電視劇等名詞時(shí)，用斜體字表示;
附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理;正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
簽名檔文字選擇
簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般選擇比正文字體小一些。
提醒對(duì)方查收
郵件發(fā)送過(guò)后，應(yīng)該及時(shí)給對(duì)方打個(gè)電話或是發(fā)條短信，沒(méi)有人會(huì)等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對(duì)方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及時(shí)解決。
涉外郵件社交禮儀須知
回復(fù)
及時(shí)回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。
對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。
如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
回復(fù)不得少于10個(gè)字
對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道;不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。
如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
主動(dòng)控制郵件的來(lái)往
為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。
TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
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