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如何確保上級(jí)和下級(jí)溝通的通暢

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如何確保上級(jí)和下級(jí)溝通的通暢

  一項(xiàng)調(diào)查表明,管理者70%的時(shí)間都是用在溝通上,例如開(kāi)會(huì)、談判、做報(bào)告、討論問(wèn)題、交代工作等,而70%的問(wèn)題又都是由于溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達(dá)成共識(shí),才能相向而行,下屬做出來(lái)的正是上司希望得到的。

  這里提供7個(gè)方法,或者能夠幫助管理者解決信息失真,提高溝通效率,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)有效執(zhí)行。

  1.明確時(shí)間和進(jìn)度

  沒(méi)有最后期限的工作就等于永遠(yuǎn)不可能完成的工作。在你布置工作的同時(shí),要明確告訴下屬什么時(shí)候必須完成,關(guān)鍵的時(shí)間節(jié)點(diǎn)在哪里、在不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)都要完成哪些階段成果。

  執(zhí)行過(guò)程中還要委派他人或親自檢查進(jìn)展情況,時(shí)刻提醒下屬要按時(shí)、按質(zhì)、按量完成工作,只有保證過(guò)程的完美,才能得到滿意的結(jié)果。一般來(lái)講,按照5W2H的方法,就可以讓工作布置變得明確具體。

  2.確保說(shuō)清楚了

  給下屬布置任務(wù)時(shí),作為上司,必須清楚地了解工作任務(wù):需要完成什么任務(wù)?任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么?哪些是完成工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?下屬工作完成過(guò)程會(huì)遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?布置工作時(shí)員工會(huì)有什么反應(yīng)?等。

  而現(xiàn)實(shí)中,很多管理者用簡(jiǎn)單的、籠統(tǒng)的幾句話來(lái)布置任務(wù),似乎有意要考驗(yàn)下屬的領(lǐng)悟能力,結(jié)果是下屬?zèng)]聽(tīng)清沒(méi)聽(tīng)懂,卻又不好意思反問(wèn),只好靠自己的臆想來(lái)猜測(cè),致使任務(wù)難以有效完成。建議將任務(wù)以書(shū)面化的形式確認(rèn),如用電子版文件、手寫(xiě)、郵箱或即時(shí)通訊等方式,讓你的下屬對(duì)任務(wù)一目了然。

  3.確保下屬聽(tīng)明白了

  為了確保工作任務(wù)的有效完成,上司必須讓下屬有機(jī)會(huì)將工作任務(wù)疑惑、疑問(wèn)或不明白表達(dá)出來(lái),并得到你的具體回復(fù)和解決,使工作任務(wù)更加細(xì)致、清晰,使得下屬接受工作任務(wù)時(shí)明明白白:知道要做什么?怎么做?做成怎樣?當(dāng)工作部署完了之后,管理者可以用復(fù)述和詢問(wèn)來(lái)了解下屬是否真的明白了工作要求:

  ——“好的,我要說(shuō)的就這些,為了防止偏差,請(qǐng)你復(fù)述一下我剛才的要點(diǎn)好嗎?”

  ——“好的,我要說(shuō)的就這些,對(duì)這項(xiàng)任務(wù),你有什么意見(jiàn)或建議嗎?”

  ——“好的,我要說(shuō)的就這些,你有什么不清楚的地方嗎?”

  2.清晰地闡明你對(duì)下屬的期望

  下屬不清楚上司對(duì)自己的期望標(biāo)準(zhǔn),這是上司的失職。如果是這樣,你首先要補(bǔ)上這一課,找你的下屬做一次深刻的溝通,清晰地表明你對(duì)他的期望和要求,把話說(shuō)白了,說(shuō)通了,大家都痛快。

  5.做好事前、事中的跟進(jìn)溝通

  (1)傾聽(tīng)下屬的想法。

  華為總裁任正非說(shuō):“要讓聽(tīng)得見(jiàn)炮聲的人做決策。”員工工作在第一線,他們也許更了解實(shí)際情況,更知道用什么樣的方法是最好的。

  (2)引導(dǎo)下屬的想法。

  有時(shí)候下屬?gòu)淖约旱慕嵌瘸霭l(fā),看問(wèn)題找方法可能是片面的,可能會(huì)與團(tuán)隊(duì)的整體工作或者長(zhǎng)遠(yuǎn)利益有沖突,這時(shí)候,上司應(yīng)該積極鼓勵(lì),耐心引導(dǎo),分析他們意見(jiàn)的利弊,讓下屬認(rèn)識(shí)到自己的局限性。

  (3)告訴原因。

  不僅要告訴下屬做事的方法,還要告訴下屬為什么這樣的方法是對(duì)的,是好的。如果不按照這樣的方法做會(huì)產(chǎn)生什么樣的不利后果。

  (4)適時(shí)檢查反饋。

  把工作任務(wù)分解為幾個(gè)小的階段,與下屬一起明確工作過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),以及在這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)的溝通要求,通過(guò)了解進(jìn)展情況,及時(shí)輔導(dǎo),使之朝期望的方向前進(jìn)。

  (5)確定優(yōu)先順序。

  如果下屬手頭的工作比較多、比較雜,要與下屬一起確定他工作的優(yōu)先順序,確保上下之間的對(duì)工作優(yōu)先順序的一致認(rèn)可。

  6.先征求意見(jiàn),再下命令

  世界上可能沒(méi)有人真正喜歡聽(tīng)從別人發(fā)號(hào)施令,相反地,大多數(shù)人更愿意別人征求自己的意見(jiàn)和建議。聰明的管理者要知道,每個(gè)人都想做主角,特別是那些有能力的員工,如果給予他們尊重與信任,那么,他們一定愿意為你全力以赴。

  7.善用即時(shí)溝通工具

  微博、微信、QQ群、各種網(wǎng)絡(luò)圈子等網(wǎng)絡(luò)媒體,是日常管理溝通工作的有效補(bǔ)充,是另外一個(gè)平臺(tái),能讓管理者看問(wèn)題更全面,并實(shí)現(xiàn)超越時(shí)空的互聯(lián)互通。就團(tuán)隊(duì)溝通來(lái)說(shuō),沒(méi)有一個(gè)渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問(wèn)題。所以,管理者應(yīng)該充分利用多種渠道和方式去交流,以達(dá)成有效管理。

  同時(shí),管理者應(yīng)該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平臺(tái),有的員工在這上面發(fā)泄情緒和抱怨,而這恰恰給了員工一個(gè)情緒疏通、發(fā)泄的通道,而且借助這樣的平臺(tái)也可以多多了解基層員工的想法、狀態(tài)、意見(jiàn)、牢騷,并采取及時(shí)管理措施。

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