作為一名秘書(shū)人員，應(yīng)該涉獵廣泛，了解各方面的知識(shí)，這樣在日常工作中才能得新應(yīng)手。下面是小編給大家?guī)?lái)的文秘專(zhuān)業(yè)寫(xiě)作知識(shí)，歡迎大家閱讀參考，我們一起來(lái)看看吧!

　　商務(wù)文秘寫(xiě)作原則

　　實(shí)事求是的原則

　　公文處理工作必須要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，因?yàn)楣牡某霭l(fā)點(diǎn)和最后的目的就是要解決實(shí)際的問(wèn)題，它是公務(wù)活動(dòng)面對(duì)實(shí)際問(wèn)題必須借助的方法、工具之一。如果不深入實(shí)際，調(diào)查全面真實(shí)的情況，只是閉門(mén)造車(chē)，必然陷入官僚 主義、形式主義和文牘主義的泥沼，使公文成為脫離實(shí)際，堆滿(mǎn)了官話(huà)、套話(huà)、空話(huà)、假話(huà)、大話(huà)的垃圾堆，使浮夸虛飾、生搬硬套、本本主義、瞎指揮、妄下結(jié)論的官僚 主義之風(fēng)侵害機(jī)關(guān)和組織的健康肌體，這樣公文處理不但無(wú)助于組織的管理，發(fā)揮不了實(shí)際的作用，甚至可能會(huì)帶來(lái)混亂和矛盾等負(fù)面效應(yīng)。所以公文處理必須是一種有效的信息溝通，公文處理的實(shí)踐者應(yīng)該從客觀實(shí)際出發(fā)，傾聽(tīng)群眾和基層的呼聲，如實(shí)地反映真實(shí)情況，不先入為主，不任意夸大和縮小問(wèn)題，不掩飾矛盾，既報(bào)喜也報(bào)憂(yōu)。同時(shí)，公文處理的實(shí)踐者要能對(duì)搜集上來(lái)的各種情況和材料的性質(zhì)、真?zhèn)巍⑹欠?、可行性做出?zhǔn)確的分析判斷推理，運(yùn)用科學(xué)的方法論從客觀事實(shí)中得出正確的結(jié)論。能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，最終還是要落在能有效地解決問(wèn)題。所以在公文處理實(shí)踐中，最重要的是要能指出解決問(wèn)題的具體方法、手段、途徑、措施。

　　精簡(jiǎn)的原則

　　精簡(jiǎn)是使公文處理活動(dòng)能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。“繁文褥節(jié)”一直是困擾公文處理活動(dòng)實(shí)現(xiàn)高效的突出問(wèn)題。黨和政府的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)曾一再要求“反對(duì)黨八股”，倡導(dǎo)“搬文山，填會(huì)海”，但這些問(wèn)題始終未能得到很好的解決。今天商品經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)于公文處理活動(dòng)的時(shí)效性要求更高，質(zhì)量要求更嚴(yán)，因此必須要化繁為簡(jiǎn)，刪繁就簡(jiǎn)。首先，文章要寫(xiě)得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類(lèi)都要力求簡(jiǎn)化。其次，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡(jiǎn)，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)逐步簡(jiǎn)化過(guò)程。第三，公文處理的實(shí)踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹(shù)立起精簡(jiǎn)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到簡(jiǎn)便易行的程序、責(zé)任到人的工作安排、規(guī)范功用強(qiáng)的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。

　　高效的原則

　　效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴(lài)于快節(jié)奏、高時(shí)效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實(shí)現(xiàn)。公文處理的質(zhì)量涉及到了公文處理活動(dòng)構(gòu)成的各個(gè)要素，涉及到了工作過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到了評(píng)估審核的指標(biāo)體系。首先，質(zhì)量的高低不僅要依靠設(shè)備、物質(zhì)、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個(gè)方面都達(dá)到高的質(zhì)量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強(qiáng)調(diào)速度，強(qiáng)調(diào)快，強(qiáng)調(diào)客觀設(shè)備條件、物質(zhì)條件是否具備，就有可能“欲速則不達(dá)”，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作要素：

　　主旨

　　所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書(shū)的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作并不是為了寫(xiě)而寫(xiě)，而應(yīng)該具有一個(gè)明確的目的;換而言之，就是應(yīng)該對(duì)方看到該商務(wù)文書(shū)后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動(dòng)。

　　在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。

　　材料

　　好的商務(wù)文書(shū)不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來(lái)收集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機(jī)關(guān)中撰寫(xiě)政策性的通知，就需要查閱很多以前類(lèi)似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。

　　在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。

　　結(jié)構(gòu)

　　另外，好的商務(wù)文書(shū)還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。

　　在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。

　　語(yǔ)言

　　如果說(shuō)主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書(shū)的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。

　　在語(yǔ)言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫(xiě)檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。

　　秘書(shū)技能：寫(xiě)好工作總結(jié)的方法

　　一根據(jù)工作職能進(jìn)行總結(jié)

　　這是一種最主要的總結(jié)角度，常用于年度工作報(bào)告，用于對(duì)工作進(jìn)行全面總結(jié)。

　　如稅務(wù)部門(mén)的主要職能是“執(zhí)好法、收好稅、帶好隊(duì)、服好務(wù)”，某省國(guó)稅局在總結(jié)工作時(shí)就歸納為“稅收收入躍上新臺(tái)階;依法治稅得到新加強(qiáng);隊(duì)伍素質(zhì)有了新提高;納稅服務(wù)有了新改進(jìn)”等部分，這就是從工作職能出發(fā)來(lái)總結(jié)工作的。

　　二根據(jù)工作思路進(jìn)行總結(jié)

　　如果工作思路與眾不同或別有創(chuàng)新，也可以圍繞工作思路來(lái)總結(jié)。

　　某省國(guó)稅局抓稅收分析工作，先從宏觀稅負(fù)查找可能存在問(wèn)題的行業(yè)，然后再對(duì)該行業(yè)可能存有疑點(diǎn)的企業(yè)進(jìn)行微觀評(píng)估，然后進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)、制定制度，形成長(zhǎng)效機(jī)制。整項(xiàng)工作思路清晰，層層遞進(jìn)，富有啟發(fā)性。該單位在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)時(shí)就歸納為“宏觀分析定方向;微觀分析找問(wèn)題;健全機(jī)制求長(zhǎng)效”三部分，在全國(guó)交流時(shí)產(chǎn)生了很大反響。一般來(lái)說(shuō)，用這種角度來(lái)總結(jié)工作，效果好壞主要取決于思路是否清晰、深刻、新穎。

　　三根據(jù)工作特色進(jìn)行總結(jié)

　　這種方法常用于專(zhuān)項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)介紹，對(duì)執(zhí)筆人要求比較高，不僅需要充分掌握材料，而且還要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛，能從大量的資料中挖掘出閃光點(diǎn)來(lái)。

　　筆者剛參加工作時(shí)，有位同事承擔(dān)了撰寫(xiě)本單位思想政治工作總結(jié)的任務(wù)，但反復(fù)修改，幾易其稿，還是通不過(guò)，十分苦惱。一位從事文字工作多年的辦公室領(lǐng)導(dǎo)提醒他，可以先從原始材料中提煉出特點(diǎn)和特色來(lái)，然后再?lài)@這些特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)?？芍^“一語(yǔ)驚醒夢(mèng)中人”，這位同事聽(tīng)后迅速調(diào)整思路，抓住本單位思想政治工作“工作扎實(shí)、細(xì)致耐心、方式靈活、領(lǐng)導(dǎo)帶頭”的特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，歸納為“立足一個(gè)實(shí)字，增強(qiáng)思想政治工作的針對(duì)性;著眼一個(gè)細(xì)字，增強(qiáng)思想政治工作的感染力;突出一個(gè)活字，增強(qiáng)思想政治工作的吸引力;強(qiáng)調(diào)一個(gè)帶字，增強(qiáng)思想政治工作的感召力”等部分。領(lǐng)導(dǎo)看后十分滿(mǎn)意，認(rèn)為不落俗套，寫(xiě)出了新意，還要求大家作為范文來(lái)學(xué)習(xí)。選用這種角度寫(xiě)起來(lái)比較難，對(duì)秘書(shū)工作者的寫(xiě)作能力要求也很高，但寫(xiě)好了就別具一格，很有說(shuō)服力。

　　四根據(jù)采取的工作措施進(jìn)行總結(jié)

　　這也是很常見(jiàn)的方法，主要用于對(duì)某方面的工作進(jìn)行總結(jié)。

　　如某市紀(jì)檢部門(mén)抓“執(zhí)行力建設(shè)”時(shí)采取了“統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、加強(qiáng)督辦、素質(zhì)培訓(xùn)”四大措施，總結(jié)時(shí)就歸納為“統(tǒng)一思想抓落實(shí);轉(zhuǎn)變作風(fēng)抓落實(shí);督促檢查抓落實(shí);提高能力抓落實(shí)”四部分。又如某市工商局從“教育引導(dǎo)、內(nèi)外監(jiān)督、健全制度和嚴(yán)格懲處”等方面抓規(guī)范執(zhí)法工作，總結(jié)時(shí)就歸納為“創(chuàng)新載體，提升教育的針對(duì)性;內(nèi)外并重，增強(qiáng)監(jiān)督的實(shí)效性;建章立制，確保機(jī)制的長(zhǎng)效性;狠抓不懈，提高查處的準(zhǔn)確性”。這是根據(jù)工作措施進(jìn)行總結(jié)的典型例子。

　　五根據(jù)開(kāi)展工作的時(shí)間順序進(jìn)行總結(jié)

　　這種方法一般用于對(duì)專(zhuān)項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)。

　　如完成某個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目后，從“領(lǐng)導(dǎo)重視，精心組織;制定方案，分工負(fù)責(zé);加強(qiáng)協(xié)調(diào)，形成合力;抓好試點(diǎn)，健全方案;狠抓落實(shí)，強(qiáng)化執(zhí)行;總結(jié)提高，優(yōu)化改進(jìn)”等六方面進(jìn)行總結(jié)。這個(gè)例子所采取的角度就是開(kāi)展工作的先后順序。應(yīng)該說(shuō)，這種方式能完整描述整項(xiàng)工作的全貌，但缺點(diǎn)是重點(diǎn)不突出，特點(diǎn)不明顯，寫(xiě)不好很容易變成流水賬，難以給人留下深刻的印象。

　　六根據(jù)“關(guān)鍵詞”進(jìn)行總結(jié)

　　黨代會(huì)、中央全會(huì)等各種重要會(huì)議，往往會(huì)提出一些新的理念，出現(xiàn)一些熱點(diǎn)詞匯。合理利用這些熱點(diǎn)詞匯來(lái)總結(jié)工作，既可以體現(xiàn)時(shí)代氣息，又可以提升文稿的高度。

　　有一次，筆者參加市政協(xié)的一個(gè)會(huì)議，市領(lǐng)導(dǎo)在講話(huà)時(shí)抓住政協(xié)的“協(xié)”這一關(guān)鍵字進(jìn)行總結(jié)論述，“第一，所謂相‘協(xié)’，首要之義為協(xié)商;第二，所謂相‘協(xié)’，又有協(xié)力之義;第三，所謂相‘協(xié)’，又有協(xié)和之義;第四，所謂相‘協(xié)’，還有協(xié)同之義”，講得富有新意，十分精彩，贏得了滿(mǎn)堂喝彩。因此，作為一名秘書(shū)工作者，如果經(jīng)常關(guān)注黨中央的最新精神和理念，能善于提煉、總結(jié)關(guān)鍵詞或字，也能開(kāi)闊思路，提高總結(jié)的水平。

　　七根據(jù)參與主體來(lái)總結(jié)

　　當(dāng)某方面工作或者某個(gè)重大項(xiàng)目完成后，一般都要召開(kāi)會(huì)議，總結(jié)工作，表彰先進(jìn)。這種場(chǎng)合的總結(jié)部分，往往圍繞參與該工作的各主體來(lái)構(gòu)思。

　　如某次抗洪搶險(xiǎn)救災(zāi)工作總結(jié)表彰會(huì)議的總結(jié)部分就采用了這種方法，“在整個(gè)抗洪搶險(xiǎn)中，黨中央高度關(guān)注……;受災(zāi)省區(qū)的各級(jí)黨委和政府，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨中央、國(guó)務(wù)院的方針……;人民解放軍和武警部隊(duì)堅(jiān)決響應(yīng)黨和人民的召喚……;人民群眾是奪取抗洪搶險(xiǎn)勝利的主力軍和真正英雄……”，這是按參與主體總結(jié)的一個(gè)經(jīng)典范例。

　　八根據(jù)解決的問(wèn)題來(lái)總結(jié)

　　在總結(jié)工作時(shí)，針對(duì)解決的問(wèn)題來(lái)歸納，往往也會(huì)取得很好的效果。

　　有一次，筆者所在單位的服務(wù)部門(mén)總結(jié)工作，客觀來(lái)說(shuō)這個(gè)部門(mén)做了很多工作，也采取了很多創(chuàng)新的措施，成效也比較明顯，但上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)了匯報(bào)并不滿(mǎn)意，批評(píng)思路不清楚，工作針對(duì)性不強(qiáng)。回去后，該部門(mén)對(duì)材料進(jìn)行了重新補(bǔ)充和梳理，從解決“臉難看、事難辦、門(mén)難進(jìn)”等問(wèn)題出發(fā)，將工作總結(jié)為“進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，盡量讓老百姓少受一點(diǎn)氣;進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)環(huán)境，盡量讓老百姓少跑一點(diǎn)路;進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)手段，盡量讓老百姓少花一點(diǎn)錢(qián);進(jìn)一步提升工作效率，盡量讓老百姓少排一點(diǎn)隊(duì)”四個(gè)方面，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。用這種角度來(lái)總結(jié)工作，針對(duì)性強(qiáng)，直接鮮明，能給人留下較深的印象。

　　上述只是筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)歸納的幾種角度，在實(shí)戰(zhàn)中它們往往不是獨(dú)立使用的，常常是根據(jù)情況有機(jī)組合的。撰寫(xiě)總結(jié)時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真收集材料，掌握總結(jié)對(duì)象的特點(diǎn)，嘗試從多個(gè)角度出發(fā)，把思路向四面擴(kuò)散，沿著不同的方向、不同的側(cè)面思考問(wèn)題，然后再進(jìn)行比較分析，找出最佳的總結(jié)角度和方法。這就要求我們秘書(shū)工作者平時(shí)注重積累分析，不斷拓寬、豐富分析問(wèn)題的角度，讓自己的思維更加發(fā)散、更加多元、更加活躍。

　　文秘工作的寫(xiě)作基礎(chǔ)與技巧

　　一、寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

　　主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心;主題源于材料，主題不能先行，必須從實(shí)際出發(fā)，從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標(biāo)題。

　　文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度;設(shè)置線(xiàn)索;安排層次;劃分段落;設(shè)計(jì)開(kāi)頭與結(jié)尾;處理過(guò)渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)(嚴(yán)密精細(xì)，無(wú)懈可擊)、自然(順理成章，開(kāi)闔自如)、完整(勻稱(chēng)飽滿(mǎn)，首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)

　　文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫(xiě)、議論、說(shuō)明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類(lèi)比法;④對(duì)比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。

　　語(yǔ)言運(yùn)用的基本要求：合體、得體，準(zhǔn)確、順達(dá)，簡(jiǎn)潔、明快，生動(dòng)、有力。

　　二、公文的特點(diǎn)和種類(lèi)

　　公文，也稱(chēng)公務(wù)文件，是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有：①由法定作者制發(fā);②具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用;③具有規(guī)范的體式;④履行法定的程序。

　　根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類(lèi)：

　　(1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩類(lèi)。

　　(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，公文可分為對(duì)外公開(kāi)、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類(lèi)

　　(3)根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類(lèi)。

　　(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文。

　　(5)根據(jù)處理時(shí)限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類(lèi)。

　　(6)根據(jù)來(lái)源，在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類(lèi)。

　　三、寫(xiě)作技巧

　　1.把握特點(diǎn)

　　所謂特點(diǎn)，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點(diǎn)和區(qū)別點(diǎn)。分析和認(rèn)識(shí)總結(jié)文體的特點(diǎn)，是寫(xiě)好總結(jié)的關(guān)鍵所在。不了解這一特點(diǎn)，就抓不到重點(diǎn)，也就很難寫(xiě)出有特色的工作總結(jié)?？偨Y(jié)與其它的文體相比較，有五個(gè)不同特點(diǎn)。

　　一是在內(nèi)容上，不是寫(xiě)現(xiàn)在，而是寫(xiě)過(guò)去。就是對(duì)已經(jīng)做過(guò)的一個(gè)時(shí)期的工作，進(jìn)行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來(lái)，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。

　　二是在對(duì)象上，不是寫(xiě)群眾，而是寫(xiě)機(jī)關(guān)。就是總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和工作方法上，有什么經(jīng)驗(yàn)，有什么教訓(xùn)，看以前服務(wù)得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務(wù)。

　　三是在方法上，不是我說(shuō)你怎么樣，而是說(shuō)我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認(rèn)識(shí)，自我肯定，自我表?yè)P(yáng)自我批評(píng)，自我提高。因此，一般是以第一人稱(chēng)(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱(chēng)的。

　　四是在目的上，不是預(yù)測(cè)情況，估算數(shù)字，盤(pán)算問(wèn)題，而是肯定成績(jī)，找準(zhǔn)問(wèn)題，悟出道理，明確方向。寫(xiě)昨天，看今天，指導(dǎo)明天?？偨Y(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當(dāng)成收錄材料的容器，寫(xiě)成流水賬，就達(dá)不到預(yù)期的效果。

　　五是在體裁上，不是記敘文而是議論文?？偨Y(jié)不只是對(duì)情況與事實(shí)作概略性的綜合歸納，而主要是對(duì)事物作本質(zhì)的分析，把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計(jì)找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實(shí)明白無(wú)誤地說(shuō)明規(guī)律。

　　六是在作用上，就是向本單位職工群眾報(bào)告情況和向上級(jí)匯報(bào)情況及向外單位介紹情況和經(jīng)驗(yàn)。向群眾作總結(jié)并報(bào)告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹(shù)立信心，明確方向;向上級(jí)匯報(bào)工作，是讓上級(jí)機(jī)關(guān)全面了解下面工作的情況，以便及時(shí)獲得上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo);向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是提供學(xué)習(xí)借鑒。

　　2.區(qū)分類(lèi)型

　　總結(jié)的文體細(xì)分有很多種，但無(wú)論是從內(nèi)容上分，或是從范圍上分，或是從時(shí)間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專(zhuān)題性工作總結(jié)。

　　(一)全面性工作總結(jié)。就是對(duì)一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)、一個(gè)組織的一個(gè)時(shí)期、一個(gè)階段的工作實(shí)踐進(jìn)行全面總結(jié)。凡在機(jī)關(guān)工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其關(guān)鍵是要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。全面總結(jié)，一般時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容多。在寫(xiě)作過(guò)程中，既要把各方面的工作情況反映出來(lái)，又要突出中心，抓住重點(diǎn)，縱深結(jié)合。我認(rèn)為，解決這個(gè)問(wèn)題的有效辦法就是要搞好三個(gè)統(tǒng)一：

　　一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗(yàn)體會(huì)為主，要有一個(gè)明確的思想。

　　二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫(xiě)全面總結(jié)要樹(shù)立一個(gè)主題思想，確定一個(gè)主題，圍繞主題寫(xiě)就不會(huì)走題。不樹(shù)立一個(gè)主題思想，寫(xiě)出來(lái)的總結(jié)就很難突破一般化。

　　三是統(tǒng)一工作形勢(shì)的估價(jià)。寫(xiě)全面總結(jié)之前，要對(duì)本單位、部門(mén)、組織在該階段的工作形勢(shì)有一個(gè)明確的評(píng)價(jià)，搞清楚總的形勢(shì)如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經(jīng)驗(yàn)值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門(mén)、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問(wèn)題和原因需要總結(jié)上報(bào)。在這些方面統(tǒng)一了思想認(rèn)識(shí)，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。

　　(二)專(zhuān)題性工作總結(jié)。就是對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行專(zhuān)題總結(jié)，也就是單獨(dú)對(duì)某一項(xiàng)工作、某一個(gè)方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)總結(jié)。其特點(diǎn)是突出一個(gè)“專(zhuān)”字，要求內(nèi)容專(zhuān)、主題專(zhuān)、事例專(zhuān)、經(jīng)驗(yàn)專(zhuān)、寫(xiě)作手法也專(zhuān)。在寫(xiě)專(zhuān)題總結(jié)時(shí)，必須對(duì)有關(guān)專(zhuān)題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認(rèn)識(shí)和理解，知道所要寫(xiě)的總結(jié)專(zhuān)在那里，專(zhuān)的是否有理，專(zhuān)的是否有據(jù)，專(zhuān)的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專(zhuān)題總結(jié)寫(xiě)成一般性的總結(jié)。在寫(xiě)作過(guò)程中，最好按照提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題的順序進(jìn)行。

　　3.突出經(jīng)驗(yàn)

　　寫(xiě)總結(jié)的根本目的，不只是為了肯定成績(jī)和找出問(wèn)題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。這種目的，要求我們?cè)趯?xiě)總結(jié)中，不能滿(mǎn)足于把成績(jī)講夠、把問(wèn)題找準(zhǔn)、把措施定好，應(yīng)該在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)上多動(dòng)腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導(dǎo)意義的經(jīng)驗(yàn)，也是成功的。我感到寫(xiě)好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要把握好以下三點(diǎn)。

　　(一)要有精巧的構(gòu)思。開(kāi)好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫(xiě)好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的基本要求。古人作樂(lè)府詩(shī)，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開(kāi)頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實(shí)飽滿(mǎn)，結(jié)尾要像豹尾一樣威風(fēng)有力。我認(rèn)為，這個(gè)原則同樣適用于我們寫(xiě)工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫(xiě)得很漂亮，把經(jīng)驗(yàn)部分寫(xiě)得很充實(shí)(飽滿(mǎn))，把措施部分寫(xiě)得很有力。

　　(二)要廣泛占有資料。寫(xiě)好一個(gè)單位、部門(mén)或組織的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，必須充分占有資料。起碼要掌握四個(gè)方面的內(nèi)容：一是要準(zhǔn)確掌握在該階段內(nèi)做了哪些主要工作，每項(xiàng)工作的起止時(shí)間、發(fā)展過(guò)程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細(xì)了解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問(wèn)題采取了什么辦法和措施，有什么成效，有什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。三是要清楚有哪些能說(shuō)明工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的典型事例，精確數(shù)據(jù)，群眾語(yǔ)言和意見(jiàn)及建議，各級(jí)的評(píng)價(jià)等。四是洞悉當(dāng)前的工作存在什么問(wèn)題和原因，哪些是帶傾向性的問(wèn)題，哪些是一般性的問(wèn)題，哪些是老問(wèn)題，哪些是新問(wèn)題。

　　4.創(chuàng)新出彩

　　一篇好文章，重要的標(biāo)準(zhǔn)是義理創(chuàng)新，“言前人所未言，發(fā)前人所未發(fā)”。無(wú)疑，這種創(chuàng)新出彩，是合乎民眾的期盼與時(shí)代的召喚，是對(duì)社會(huì)事物認(rèn)識(shí)的深化，對(duì)客觀規(guī)律的揭示，對(duì)歷史與現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的，是科學(xué)新命題的提出，是對(duì)真善美的發(fā)現(xiàn)與褒揚(yáng)，對(duì)假惡丑的識(shí)別與鞭撻，是針砭時(shí)弊，匡謬糾錯(cuò)，揚(yáng)棄超越。決不是扭曲事實(shí)，妄想臆說(shuō)，詭辯忽悠。

　　創(chuàng)新出彩，可表現(xiàn)在各個(gè)方面，如詞句、觀點(diǎn)、方法、表述、結(jié)構(gòu)、體裁風(fēng)格、學(xué)派、理論體系，等等?！皠?dòng)人春色不須多”。一篇文章創(chuàng)新出彩、形成亮點(diǎn)之處，可能就一兩個(gè)警句，幾十個(gè)字;一部著作，做出貢獻(xiàn)、被人稱(chēng)道引用的，可能就一兩個(gè)獨(dú)到的觀點(diǎn)。有了它，就能使文章亮起來(lái)，讓人開(kāi)卷獲益，愛(ài)不釋手。

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