秘書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)整理
檔案管理工作在整個(gè)秘書(shū)資格考試中，是其中的一個(gè)基礎(chǔ)知識(shí)考點(diǎn)，那么你有整理相關(guān)知識(shí)要點(diǎn)呢?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)整理的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
秘書(shū)知識(shí)要點(diǎn)整理如下
(一)檔案材料的收集：
1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時(shí)間，保管期限;
2.對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;
3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
(二)檔案的歸檔，立卷與管理。
1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。
2.分類。依據(jù)檔案來(lái)源，時(shí)間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。
3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
4.案卷排列。立卷按永久，長(zhǎng)期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊;材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。
6.對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
(三)檔案的保管：
1.防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;
2.公司設(shè)立專門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案;
3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲(chóng)蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
(四)檔案的鑒定：
1.從檔案的內(nèi)容，來(lái)源，時(shí)間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。
2.確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長(zhǎng)期，短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。
(五)檔案的銷毀：
1.對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存;
2.辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;
3.銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。
4.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
(六)檔案借閱，利用工作
1.凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
2.卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
3.借閱期限不得超過(guò)3天。
文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)介紹
一個(gè)稱職的秘書(shū)，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?？梢赃@么說(shuō)，文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件‘最重要’的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。
這里所說(shuō)的‘讀寫(xiě)技能’，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力。”與此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著‘應(yīng)該怎樣寫(xiě)’。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。
作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書(shū)人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
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