文秘述職報(bào)告寫(xiě)作要領(lǐng)
寫(xiě)作是文秘的工作之一，本文為大家提供文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)，歡迎大家學(xué)習(xí)借鑒。
法定社會(huì)組織的機(jī)關(guān)和部門(mén)的負(fù)責(zé)人一般要對(duì)權(quán)力機(jī)關(guān)如上級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)或者代表大會(huì)、董事會(huì)等作述職報(bào)告，這是推動(dòng)社會(huì)組織工作的重要因素，對(duì)于促進(jìn)和監(jiān)督社會(huì)組織各項(xiàng)工作有著重要的意義。
述職報(bào)告可以說(shuō)是工作報(bào)告中的總結(jié)性報(bào)告。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)陳述事項(xiàng)的上行文，屬于行政公文中議案、報(bào)告和請(qǐng)示三個(gè)上行文之一?！秶?guó)家行政公文處理辦法》規(guī)定“報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)”。報(bào)告中的總結(jié)性報(bào)告多用于提交大會(huì)進(jìn)行討論，如各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)所作的“政府工作報(bào)告”。這種報(bào)告雖然是代表法定社會(huì)組織及其部門(mén)的，卻是在報(bào)告人自身負(fù)有全責(zé)的情況下運(yùn)轉(zhuǎn)工作的，實(shí)質(zhì)上就是述職報(bào)告?？梢钥闯?，述職報(bào)告是社會(huì)組織機(jī)關(guān)和部門(mén)的負(fù)責(zé)人向上級(jí)管理機(jī)關(guān)陳述自己某一階段工作情況，進(jìn)行總的回顧，找出內(nèi)在規(guī)律，以指導(dǎo)未來(lái)實(shí)踐的履行職務(wù)情況的口頭報(bào)告。作為綜合性較強(qiáng)的公文，屬于報(bào)告的一種，又與總結(jié)和講話稿相似。
一、述職報(bào)告的特點(diǎn)
(一)個(gè)人性。述職報(bào)告對(duì)自身所負(fù)責(zé)的組織或者部門(mén)在某一階段的工作進(jìn)行全面的回顧，按照法規(guī)在一定時(shí)間(立法會(huì)議或者上級(jí)開(kāi)會(huì)期間和工作任期之后)進(jìn)行，要從工作實(shí)踐中去總結(jié)成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，找出不足與教訓(xùn)，從而對(duì)過(guò)去的工作做出正確的結(jié)論。與一般報(bào)告不一樣的是，述職報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)個(gè)人性。個(gè)人對(duì)工作負(fù)有職責(zé)。自己親身經(jīng)歷或者督查的材料必須真實(shí)。這就要在寫(xiě)作上更多地采用敘述的表達(dá)方式。還要據(jù)實(shí)議事，運(yùn)用畫(huà)龍點(diǎn)睛式的議論，提出主題，寫(xiě)明層義。講究擺事實(shí)，講道理;事實(shí)是主要的，議論是必要的。在寫(xiě)法上，以敘述說(shuō)明為主。敘述不是詳敘，是概敘;說(shuō)明要平實(shí)準(zhǔn)確，不能旁征博引。
(二)規(guī)律性。述職報(bào)告要寫(xiě)事實(shí)，但不是把已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事實(shí)簡(jiǎn)單地羅列在一起。它必須對(duì)搜集來(lái)的事實(shí)、數(shù)據(jù)、材料等進(jìn)行認(rèn)真的歸類(lèi)、整理、分析、研究。通過(guò)這一過(guò)程，從中找出某種帶有普遍性的規(guī)律，得出公正的評(píng)價(jià)議論，即主題和層義以及眾多小觀點(diǎn)(包括了經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律的思想認(rèn)識(shí))。議論不是邏輯論證式，而是論斷式，因?yàn)樽陨砬闆r就是事實(shí)論據(jù)。如果不能把感性的事實(shí)上升到理性的規(guī)律性的高度，就不可能作為未來(lái)行動(dòng)的向?qū)?。?dāng)然，述職報(bào)告中規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，是從實(shí)際出發(fā)的認(rèn)識(shí)，實(shí)踐理性很強(qiáng)，也就不需要很高的思辯性。不管怎樣，述職報(bào)告是否具有理論性、規(guī)律性是衡量一篇述職報(bào)告好壞的重要標(biāo)志。述職報(bào)告的目的在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使未來(lái)的工作能在前期工作的基礎(chǔ)上有所進(jìn)步，有所提高，因此述職報(bào)告對(duì)以后的工作具有很強(qiáng)的借鑒作用。任何一項(xiàng)工作都不可能是憑空而來(lái)，總是具有一定的繼承性與創(chuàng)新性。而繼承性，就是要繼承以前工作中的一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以創(chuàng)新，工作才會(huì)有進(jìn)步，完全拋離過(guò)去的工作創(chuàng)新是不可能的。策略性也是規(guī)律性的一個(gè)方面。策略即今后工作計(jì)劃，是述職報(bào)告的重點(diǎn)內(nèi)容。
(三)通俗性。面對(duì)會(huì)議聽(tīng)眾，要盡可能讓個(gè)性不同、情況各異的與會(huì)代表全部聽(tīng)懂，這就決定了講話稿必須具有通俗性。對(duì)于與會(huì)者來(lái)說(shuō)，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是通俗易懂的。即使是專(zhuān)業(yè)性、學(xué)術(shù)性很強(qiáng)的內(nèi)容，也要盡可能明晰準(zhǔn)確，以與會(huì)者理解為標(biāo)準(zhǔn)。形式更是通俗的。結(jié)構(gòu)是格式化的。語(yǔ)言則是口語(yǔ)化的。不同于一般的科學(xué)文章，更不同于一般的公文，最明顯的一點(diǎn)是語(yǔ)言的口語(yǔ)化。一般的科學(xué)文章，主要訴諸人們的視覺(jué)，要讓讀者理解，語(yǔ)言就要概括精練，甚至講究專(zhuān)業(yè)性。而一般公文尤其是行政公文，語(yǔ)言更是規(guī)范的，有的格式用語(yǔ)甚至是特定的，最重視的是準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)練和。相反，講話稿的語(yǔ)言則由講話的本身性質(zhì)所決定的，必須口語(yǔ)化。由于講話是聲入心通的人和人之間的傳播活動(dòng)，需要更加適應(yīng)人們的接受心理，拉近講話者和聽(tīng)眾的心理距離，這就特別講究語(yǔ)言的大眾化、口語(yǔ)化。
(三)藝術(shù)性。述職報(bào)告的藝術(shù)性是魅力所在，直接影響著整個(gè)報(bào)告這一藝術(shù)生命體。這樣，寫(xiě)作述職報(bào)告必然聯(lián)系整體的講話活動(dòng)特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行。“述職報(bào)告”一詞，可以分為兩部分來(lái)看待：“述職”，是主體的實(shí)質(zhì)性道理。“報(bào)告”，是呈現(xiàn)表像而又整體的藝術(shù)生命體。報(bào)告者要兩者并重。寫(xiě)作述職報(bào)告，最好從上述總的認(rèn)識(shí)出發(fā)。
通俗性和藝術(shù)性，一般表現(xiàn)在口語(yǔ)化、感情化、個(gè)性化的語(yǔ)言上。寫(xiě)述職報(bào)告時(shí)要變文字為有聲語(yǔ)言：1.語(yǔ)言生活化、口語(yǔ)化、大眾化。2.多用短句子，注意長(zhǎng)短交叉合理，隨物(公務(wù)和感情)賦形。3.慎用文語(yǔ)(古語(yǔ)和歐化語(yǔ))，作點(diǎn)綴之用。4.少用單音詞。5.避免同音不同義或易混淆的詞語(yǔ)。6.不隨便用簡(jiǎn)略語(yǔ)。7.還可以適當(dāng)增加語(yǔ)氣詞如“吧”、“嗎”之類(lèi)。8.為了方便聆聽(tīng)，有些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)還要用文字代替，如頓號(hào)改為“和”，破折號(hào)改為“是”，引號(hào)表示否定時(shí)加“所謂”，括號(hào)補(bǔ)充另用文字說(shuō)明等。
二、 述職報(bào)告的主題
述職報(bào)告這種帶有藝術(shù)性的論說(shuō)文，正如所有科學(xué)文章如議論文、說(shuō)明文一樣，一定要明確樹(shù)立一個(gè)鮮明的主題，即一個(gè)判斷句，還要在報(bào)告中反復(fù)突出。提取對(duì)現(xiàn)實(shí)公務(wù)的認(rèn)識(shí)，一定要從客觀上考慮報(bào)告對(duì)象所關(guān)心的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題作出自己的解答。要適應(yīng)受眾的心理需要，使之產(chǎn)生親切感、參與感和沖擊力。主題一般是明晰的，但是，比起一般的事務(wù)性公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō)主題要集中、新穎、深刻得多。主題要概括全文內(nèi)容即對(duì)社會(huì)組織公務(wù)情況的深刻認(rèn)識(shí)及辦事意向。工作的“主張”、目標(biāo)，在報(bào)告中就是“主題”。確定主題，這是寫(xiě)作首要而且最為重要的工作。要總結(jié)出一個(gè)集中議論的句子即主題句——口號(hào)、標(biāo)語(yǔ)、廣告語(yǔ)，深入人心，作為標(biāo)題并貫穿全文、反復(fù)突出，還要符合記憶規(guī)律(7個(gè)字左右)，最好讓聽(tīng)眾口耳相傳。
1、主題的本質(zhì)：抽象性——觀念認(rèn)識(shí)，不是感受，是抽象的成果。清清楚楚。是邏輯判斷。正確的主題認(rèn)識(shí)應(yīng)是從它的本質(zhì)屬性出發(fā)的。主題的本質(zhì)屬性是抽象性，也就是說(shuō)，它是對(duì)于事物的一個(gè)中心認(rèn)識(shí)判斷。
主題的抽象性更表現(xiàn)在它的具體表達(dá)形式是一個(gè)邏輯判斷句。正如古人所說(shuō)，要“立片言以居要，乃一篇之警策”，“擴(kuò)之則為千萬(wàn)言，約之則為一言”。正確的主題寫(xiě)法是一個(gè)有主語(yǔ)(可以省略)、謂語(yǔ)和賓語(yǔ)(也可以單獨(dú)省略)的判斷句。如文藝性通訊《誰(shuí)是最可愛(ài)的人》的主題就是一句話“志愿軍是最可愛(ài)的人”。
2、主題句的層次：正如靈魂的高低決定著人的水平一樣，主題句的高低也決定著全文的水平，也就是說(shuō)主題句具有層次性。作者一定要充分發(fā)揮主觀性，讓主題句達(dá)到更高的層次。我們不談作者自身修養(yǎng)的提高問(wèn)題，僅就主題句本身的提煉簡(jiǎn)要地談一談。主題可以有五個(gè)層次。
(1)客觀特色層次。主題句最基本的層次應(yīng)該是客觀層次，即主題句準(zhǔn)確反映了演講稿中心內(nèi)容
的本質(zhì)真實(shí)和客觀特色。如：“建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益高的……”
(2)時(shí)代特色層次。時(shí)代特色中最突出的是科學(xué)技術(shù)。這種主題句是具有科學(xué)技術(shù)新穎性和先進(jìn)性的認(rèn)識(shí)。 如：“建設(shè)信息時(shí)代的……”
(3)文化色彩層次。這就要求作者的思想文化修養(yǎng)的提高。如：“建設(shè)小康(大同)的……”
(4)哲理意味層次。 哲理簡(jiǎn)單地說(shuō)就是具有普遍性和永久性的理趣。如：“建設(shè)世界性的、永久性的……”
(5)審美生命層次。黑格爾認(rèn)為美學(xué)是哲學(xué)的高度發(fā)展，而哲學(xué)又是人類(lèi)所有認(rèn)識(shí)的精華。所謂美，其實(shí)就是促發(fā)人們積極意義的高級(jí)生命及其自由創(chuàng)造的本質(zhì)。據(jù)此，筆者以為，主題句最高的層次應(yīng)該是審美的生命認(rèn)識(shí)。如：“建設(shè)全新的自由人聯(lián)合體(馬克思語(yǔ))的……”
3、主題句的表達(dá)：當(dāng)然主題存在著具體的復(fù)雜情況，特別是因文體而異，但是都應(yīng)用一句話來(lái)準(zhǔn)確表達(dá)。在教學(xué)文體議論文、說(shuō)明文和記敘文以及應(yīng)用文中，主題不論是稱(chēng)為中心論點(diǎn)、中心思想還是稱(chēng)為主旨，都應(yīng)是一句簡(jiǎn)單的話。主題句的位置：
標(biāo)題 較多主題句?；蛘哒}是主題，而副題則是“在某會(huì)議上的報(bào)告”。
開(kāi)頭 一般要在段尾寫(xiě)出主題句。
中間 主要采用分析法——分出二三層來(lái)，說(shuō)明主題為什么(主張)和怎么樣(措施)，行文中兼用其它論證方法如列舉事實(shí)的例證法。在中間部分的靠后處突出主題句。
結(jié)論 重申主題句，可以在字句上變化，或更深入一步。
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