對秘書和文秘的理解
關(guān)于秘書和文秘的區(qū)別你知道在哪里嗎?下面是小編為你整理的對秘書和文秘的理解,希望對你有用!
談?wù)勀銓γ貢ぷ鞯恼J(rèn)識
一、秘書工作的定位 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的綜合輔助人員,負(fù)責(zé)溝通信息、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、會議、草擬文件、時(shí)間管理等主要職能。秘書既是管理人員,也是業(yè)務(wù)人員。秘書工作的主要目的是為領(lǐng)導(dǎo)者提供及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息,讓領(lǐng)導(dǎo)者的決策依據(jù)更為充分、科學(xué),并推動(dòng)決策有效地落實(shí)。 秘書工作,是秘書群體圍繞領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理過程中所開展的一系列輔助性和服務(wù)性的工作。
二、對秘書的要求 秘書工作的特殊性要求秘書一定要有過硬的文化素養(yǎng)和較高的工作能力。首先,作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書,應(yīng)該穩(wěn)重干練,堅(jiān)持正確的政治方向。一個(gè)秘書要有清醒的政治頭腦,在重大原則和大是大非面前不能糊涂,不能人云亦云,更不能見風(fēng)使舵,左右搖擺,隨隨便便發(fā)表議論。
《省委書記》一書中為我們展示了一位年輕秘書,郭立明,在一念之間的失誤,使他的前途毀于一旦,因?yàn)槭∥睍浰魏7鍘退o父母找到房子,所以他與宋海峰走的較近,后來宋海峰出事他也被牽連了。本來這位秘書也是很認(rèn)真負(fù)責(zé)的,他有一本很厚的工作日記,記錄貢開宸書記的每一點(diǎn)活動(dòng)。但就因?yàn)闆]有把持住自己,以貢開宸的名義替宋海峰傳話,違反了組織紀(jì)律,而受到了懲罰。 其次,作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書,要想領(lǐng)導(dǎo)所未想,時(shí)刻替領(lǐng)導(dǎo)著想,保持清醒的頭腦。
《省委書記》中還有一位優(yōu)秀的秘書——焦來年。他不僅成熟穩(wěn)重,還把與貢開宸有關(guān)的事情都記得清清楚楚。比如有一次貢書記自己都忘記了“11·14”家庭聚會,但焦來年卻記得,并且為之做了準(zhǔn)備。還有一次貢書記在辦公室想事情,焦來年就一直等著,因?yàn)樗靼棕晻浀男乃?,他預(yù)料到貢書記會有事要他去辦。
三,作為一個(gè)秘書,要知道什么該說,什么不該說,要嚴(yán)格遵守保密性原則。由于秘書往往跟領(lǐng)導(dǎo)走得很近,不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策,而且還掌握著包括領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以,秘書在公共場合活動(dòng)時(shí)要注意內(nèi)外有別、把握分寸,對什么該說什么不該說,必須心中有數(shù),不能為了嘩眾取寵、一時(shí)興起而口無遮攔。否則,不僅會泄露一些工作秘密,而且還可能損害領(lǐng)導(dǎo)者的形象,于工作、于己都不利。
郭立明之所以被免去秘書的職務(wù)就因?yàn)樗麤]有堅(jiān)持原則,因?yàn)橐稽c(diǎn)小恩小惠就立場不堅(jiān)定了,所以他不能成為一名優(yōu) 秀的秘書。因此作為一個(gè)秘書,要經(jīng)得住考驗(yàn),純凈自己的心靈,端正自己的人生觀與價(jià)值觀。 第四,作為一個(gè)秘書,要具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力。秘書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道,因此必須樂業(yè)敬群,以優(yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養(yǎng)創(chuàng)造良好的人際關(guān)系,從這個(gè)意義上說,秘書應(yīng)當(dāng)是一位出色的公關(guān)人員。 特別是和領(lǐng)導(dǎo)的相處中,更應(yīng)該處理好自己和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,尊重而不奉承吹捧,主動(dòng)而不越位脫軌,服從而不盲從附和。 最后,作為一個(gè)秘書,要有一定的智謀,工作要積極,要有思想,能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。焦來年總是能夠給貢開宸一些好的建議,他很清楚地知道什么時(shí)候該說話,什么時(shí)候不該說話,他在“大山子”的問題上給貢開宸的幫助很大。因此,焦來年應(yīng)該稱得上是一位稱職的好秘書。
四、秘書工作的任務(wù) 秘書工作的任務(wù)主要分為三類:
第一類是日常程序化工作。接聽電話,向電話詢問者提供信息,記錄留言,轉(zhuǎn)接電話;收發(fā)與回復(fù)日常郵件;撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報(bào)告;會談、會務(wù)安排;安排商務(wù)旅行,做好預(yù)訂工作;將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;接待訪客;采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。
第二類是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。在日常工作中,有時(shí)遇到重大事件時(shí),領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)過深思熟慮才能做決定,而這種決定往往是臨時(shí)性的,此時(shí)就需要秘書積極地響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo),使領(lǐng)導(dǎo)的決定落實(shí)下來。
第三類是智囊性的輔助工作。作為一個(gè)秘書,應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者。秘書人員應(yīng)具備輔助決策的意識,提高輔助決策的能力,做領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遇到比較困難的問題時(shí),秘書應(yīng)迎難而上,及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)者排憂解難。
總的來說,秘書其實(shí)是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作,要做一位合格的秘書是需要付出巨大地努力的。因此,我們這批未來的秘書應(yīng)該勇敢的迎接挑戰(zhàn),努力學(xué)習(xí),為將來的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在當(dāng)今這個(gè)發(fā)展較快的時(shí)代,我們要想在社會上有立足之地,就一定要有足夠的能力,機(jī)會永遠(yuǎn)只會給有準(zhǔn)備的人。我們要適應(yīng)社會的發(fā)展,就要不斷地學(xué)習(xí),提高自身的能力。
你認(rèn)為評價(jià)文秘工作的標(biāo)準(zhǔn)是什么?為什么?
工作原則:在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法:為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳,劃船,架橋等,關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。
工作藝術(shù):通過運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù),同時(shí)給人以美的感覺和享受。
作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員,我們應(yīng)該學(xué)會:
堅(jiān)持工作原則,
運(yùn)用工作方法,
講究工作藝術(shù)。
為此,我們要做到以下幾點(diǎn):
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系:包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間,同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系,與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。 在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí),要作到尊重領(lǐng)導(dǎo),維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。
比如,有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng),凡是愛有個(gè)前因后果,對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí),擺觀點(diǎn),有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn),目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下,要敢于提出自己的觀點(diǎn),要有維護(hù)真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。
對待當(dāng)事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng),也不要沾染市儈_猾的習(xí)氣。 對仲裁員/調(diào)解員要尊重,當(dāng)好他們的助手和參謀,但不要越俎代庖。要各司其責(zé),互相配合,共同把工作做好。 此外,要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系,如外貿(mào)部門,商檢機(jī)構(gòu),會計(jì)師事務(wù)所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。
2、 要掌握理事藝術(shù)
(1) 工作要有計(jì)劃 長遠(yuǎn)計(jì)劃:五年、三年、一年 短期計(jì)劃:一個(gè)月、一個(gè)星期、每一天 。
(2) 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再 辦;一件事情要一抓到底,不要半途而廢。目標(biāo)明確,有始有終。
(3) 始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把 抓”。重要的事先辦,急事先辦,及時(shí)處理;對大事要高度重視,一抓到 底,而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。
3、 要有較高的說、寫能力, 即語言表達(dá)能力和文字寫作功夫, 這也是做好秘書工作必須具備的。
我們在實(shí)際工作中,都體會到,秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。然俗語到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運(yùn)用得好,你會有條不紊,游刃有余;運(yùn)用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。
四、秘書人員的紀(jì)律要求
任何一種組織,都有自己的組織紀(jì)律,作為一個(gè)從事法律工作 的機(jī)構(gòu),更應(yīng) 該如此。 現(xiàn)在,貿(mào)仲、海仲和調(diào)解中心都有自己的“秘書人員工作守則”,它對秘書人員提出了具體的要求,這就是我們的紀(jì)律,每一條都應(yīng)自覺遵守。
各個(gè)“守則”雖然在內(nèi)容上各有特點(diǎn),但從要點(diǎn)上看,大體上可分為三個(gè)方面:
1、 忠于職守,愛崗敬業(yè)
2、 秉公辦事,廉潔自律
3、 保密制度,嚴(yán)格遵守 其具體內(nèi)容是不言自明的,無須再作解釋,只是對我們每一個(gè)做秘書的來說,要時(shí)刻提醒自己,嚴(yán)格遵守這些紀(jì)律。
在當(dāng)今社會,在知識經(jīng)濟(jì)的今天,人的現(xiàn)代化素質(zhì),是一個(gè)人,一個(gè)單位,乃至一個(gè)國家生存與發(fā)展的決定性因素。一個(gè)單位是否具有競爭力,取決于這個(gè)單位工作人員整體素質(zhì)的提高。在我們這種單位,秘書人員的工作十分重要,秘書人員既是業(yè)務(wù)人員,也是管理人員,秘書人員的素質(zhì)及其工作效率,直接影響到整個(gè)單位的形象及其在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的競爭力。因此,一方面,秘書人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率;另一方面,領(lǐng)導(dǎo)人員要注意對智力資源的不斷開發(fā),對知識含量的不斷充實(shí)以及對人才資源的合理配置。
文秘和秘書有區(qū)別嗎?
一、文秘
文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí),掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識,熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作,能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。
主要工作:
工作管理:能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級,妥善運(yùn)用自己的時(shí)間與資源,有效管理工作流程及進(jìn)度。
認(rèn)真負(fù)責(zé):確實(shí)達(dá)成工作職責(zé)及要求,能勇于承擔(dān)自己的錯(cuò)誤或失敗,不歸咎他人并努力改善。
主動(dòng)積極:不需他人指示或要求能自動(dòng)自發(fā)做事,面臨問題立即采取行動(dòng)加以解決,且為達(dá)目標(biāo)愿意主動(dòng)承擔(dān)額外責(zé)任。
顧客服務(wù):對顧客展現(xiàn)服務(wù)熱忱,有效滿足顧客需求、解決顧客問題,進(jìn)而提高顧客滿意度。
問題解決:能夠掌握問題核心,精確解讀訊息做出結(jié)論,尋求適當(dāng)解決方案 ,衡量利弊得失并采取實(shí)際行動(dòng)以排除障礙。
壓力承受:面臨工作壓力能夠使用適當(dāng)方法加以紓解,并維持應(yīng)有的工作表現(xiàn)與人際關(guān)系。
溝通協(xié)調(diào):能視談話對象有條理地清楚表達(dá)想法,除確保對方專注聆聽及充分了 解,并可正確解讀、響應(yīng)、厘清他人所傳達(dá)的訊息以取得共識。
二、秘書
常見意義:
1.政黨之內(nèi)的要職,最高者稱為。
2.寫字樓及商業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的文員職位,專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機(jī)票、訂酒店等。
3.香港決策局的最高級公務(wù)員職位。
詳細(xì)解釋:
1.職務(wù)名稱之一。我國現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文秘書書和交辦事項(xiàng)等。
2. 使館中介于參贊和隨員之間的外交人員。分一等秘書、二等秘書和三等秘書。受使館首長之命進(jìn)行工作,享有外交特權(quán)與豁免權(quán)。
3. 秘密機(jī)要的書籍文件。宮禁秘藏之書。
4. 秘密機(jī)要的書籍文件。指讖緯圖箓等書。
5. 秘密機(jī)要的書籍文件。指朝廷機(jī)要文書。
6. 官名;職務(wù)名。
7. 官名;職務(wù)名。掌秘要文書之官,如 三國 魏 之秘書令、秘書丞。
8.秘書就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)和各種辦公室繁雜事務(wù)的專業(yè)人士。
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