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秘書信息收集實務(wù)案例分析

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秘書信息收集實務(wù)案例分析

新總裁即將來視察工作

琳達是北京中海集團大連分公司總經(jīng)理秘書。新上任不到十天的集團公司總裁下周星期一要來大連視察工作。為了做好接待準(zhǔn)備工作,琳達給總裁秘書打電話,了解總裁的有關(guān)信息。下面有5個選項:

a、總裁多大年齡了?

b、總裁的家住在哪兒?

c、總裁的性格如何?

d、總裁原來到過大連嗎?

e、總裁喜歡吃什么菜喝什么酒?

請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的,并說明理由。

本題答案b

新上任的總裁來視察工作,當(dāng)然要接待好;要接待好總裁自然要了解總裁的一些基本情況,如多大年紀(jì),是否第一次來本地,喜歡吃什么菜,喝什么酒,等等。但至于總裁的家住在什么地方,它與本次接待沒什么關(guān)系,所以問這個問題是不合適的。

兩個經(jīng)理之間有矛盾

琳達是鴻達玩具(蘇州)公司總經(jīng)理的秘書??偨?jīng)理剛從上海的集團總部調(diào)來不久。琳達在與總經(jīng)理接觸過程中,無意中知道了總經(jīng)理準(zhǔn)備派銷售部經(jīng)理張明和市場部副經(jīng)理龍峰去參加下個月在萊比錫國際玩具博覽會的想法。他倆幾年來一向不和,這在公司里幾乎是公開的秘密。面對這種情況,琳達應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項:

a、如果總經(jīng)理問自己派他倆帶隊去歐洲是否合適,就說自己不清楚。

b、主動向總經(jīng)理報告,聽銷售部梅倩說,他倆曾在飯?zhí)脛邮执蜻^架。

c、如果總經(jīng)理問自己他倆的關(guān)系如何,就說他倆因為性格等方面的原因,在工作中確實有些矛盾。

d、如果總經(jīng)理不問自己就不說這件事。

e、如果總經(jīng)理問自己,就說他倆性格有些合不來,但并不影響他們一起帶隊去歐洲。

請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的,并說明理由。

本題c

上司每天要接收很多信息,如果秘書把管理人員個人之間的矛盾這種小事也匯報給上司,那就會對上司造成“信息污染”。但是,當(dāng)管理人員個人之間的矛盾有可能會影響上司的決策之后,作為助手,秘書應(yīng)把這種矛盾作為“信息”提供給上司。至于上司根據(jù)你提供的信息如何作出決策,那是上司的事情。對上司決策有用而且是必需的才能稱之為“信息”。

上司的隱私

琳達是通聯(lián)電信(中國)公司營銷總監(jiān)周濤的秘書。前天上司把琳達叫到自己的辦公室,說:“麻煩你幫我辦件事。我馬上要去香港出差了,后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺,你說出我的名字后,人家就會給你一包東西。取到東西后,你再幫我送一下?!闭f著,遞給琳達一張寫著地址的紙條。第二天,根據(jù)上司提供的地址,琳達將禮品送給了一位住在亞運村的年輕漂亮的女士,看她的樣子,似乎與周總的關(guān)系比較曖昧?!币惶?,公司總裁問琳達:“近來公司好象有人在議論周總;你常去他的辦公室,是不是知道一些這方面的情況?”琳達明白總裁實際上問的就是幫上司送禮的事。面對這種情況,琳達應(yīng)該怎?下面有5個選項:

a、“前幾天周總的老師過生日,由于要出差,他讓我?guī)退土它c禮物給他的老師。

b、“對周總的私事我不太了解!”

c、“上個星期五下午,我?guī)椭芸偹土思Y物給住一位住在亞運村的年輕漂亮的女士?!?/p>

d、“上個星期五下午,我?guī)椭芸偹土思Y物給一位住在亞運村的小姐,看她的樣子,和周總的關(guān)系肯定不一般。”

e、“最近一段時間我與周總接觸不多。”

請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的,并說明理由。

本題c

在一般的情況下,秘書對于上司的隱私,看到了的要當(dāng)作沒看見,聽到了的等于沒聽見;只有這樣,上司才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。但是,實事求是,如實向上司(包括上司的上司)匯報,這是每一個做秘書的天職。也只有這樣,秘書才能真正得到上司的信任。

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