做秘書(shū)需要具備什么條件
提起“秘書(shū)”一詞大多數(shù)人都會(huì)想到“花瓶?jī)骸?，似乎?dāng)秘書(shū)只要年輕漂亮就可以了。下面是小編為你整理的做秘書(shū)需要具備什么條件，希望對(duì)你有用!
做秘書(shū)需要具備什么條件
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善，中國(guó)加入世貿(mào)組織的今天，全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)構(gòu)成外部壓力的同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部自身發(fā)展的要求也使各企業(yè)高層管理者越來(lái)越重視秘書(shū)的選拔，他們都想擁有一個(gè)具備全面的能力與素質(zhì)的全才秘書(shū)，以輔助其更好的工作，推動(dòng)企業(yè)向更好更寬的方向發(fā)展。
一、 現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的能力
(1)專業(yè)能力。作為現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，如語(yǔ)言文字應(yīng)用表達(dá)能力、外語(yǔ)能力、計(jì)算機(jī)操作能力及速記能力。秘書(shū)人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)就是從事大量的文書(shū)工作，文稿的草擬與修改語(yǔ)法、修辭、格式和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書(shū)一定要加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平，注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力。對(duì)于秘書(shū)而言，也一定不可忽略了外語(yǔ)的學(xué)習(xí)和掌握。
加入WTO后的中國(guó)，外貿(mào)出口已經(jīng)在很多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重，對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語(yǔ)，因此這也客觀的要求現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書(shū)要熟悉OFFICE辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用軟件的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書(shū)要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或錄入電腦中，從而大大減少了工作時(shí)間，提高工作效率。
(2)上傳下達(dá)能力。作為現(xiàn)代秘書(shū)還需要較強(qiáng)的理解與溝通能力，秘書(shū)必須很快理解管理者說(shuō)話或發(fā)布命令的意思，協(xié)助管理者思考，用正確的思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策，并能簡(jiǎn)練、精確、順暢的傳達(dá)相關(guān)信息。這要求秘書(shū)具有親和力，能起好承上啟下的橋梁作用，協(xié)助管理者將工作做好。
(3)組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書(shū)還需要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書(shū)不是單純的文書(shū)工作者，也不是捆、扎、收、發(fā)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書(shū)要經(jīng)常按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作做好。因此秘書(shū)人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)及部下及各部門之間的關(guān)系，當(dāng)然還要安排領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好相關(guān)活動(dòng)資料。
(4)適應(yīng)能力?，F(xiàn)代秘書(shū)要有準(zhǔn)確的觀察、判斷和適應(yīng)能力。秘書(shū)就像氣象局一樣，管理者及辦公室的風(fēng)吹草動(dòng)都唯你是問(wèn)。要適應(yīng)環(huán)境而非環(huán)境適應(yīng)你，要改變自己而非改變他人。同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)作語(yǔ)言的領(lǐng)悟能力以及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格的適應(yīng)能力也相當(dāng)重要。凡是要有悟性。要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，學(xué)會(huì)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，工作的主次和輕重緩急安排領(lǐng)導(dǎo)工作。
(5)應(yīng)變能力。現(xiàn)代秘書(shū)還要有敏捷的應(yīng)變能力和處理危機(jī)的能力。秘書(shū)的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾，這需要秘書(shū)的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中，秘書(shū)是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書(shū)默契的配合上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí)，有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)作出處理方案，這也是秘書(shū)要具備的非常重要的能力之一。
(6)公關(guān)能力。現(xiàn)代秘書(shū)還需要具有較強(qiáng)社交和公關(guān)能力。當(dāng)前，社交交往、企業(yè)公關(guān)已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)熱門活動(dòng)。社交與公關(guān)對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)同樣重要。首先，社交可以開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)，在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作能更好的發(fā)揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。秘書(shū)人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以幫助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書(shū)經(jīng)常陪同上司出席一些必要場(chǎng)合，這就理所當(dāng)然成為了他的參謀助手。秘書(shū)工作還會(huì)涉及更多的客戶服務(wù)，這也將秘書(shū)推向了公關(guān)經(jīng)理人或者公開(kāi)發(fā)言人的角色，因此秘書(shū)需要有外交家的平衡術(shù)，具有較強(qiáng)的社交和公關(guān)能力。
二、 現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)
(1)要有分寸。在管理者眼里，秘書(shū)是最值得新來(lái)的人，在員工眼里，秘書(shū)是與管理者關(guān)系最親近的人，也是了解管理者情況最多的人，所以無(wú)論是對(duì)上還是對(duì)下，什么該說(shuō)什么不該說(shuō)是一名優(yōu)秀秘書(shū)必需要掌握的分寸，特別是管理者讓你處理一些私人事務(wù)時(shí)，不要做一個(gè)“八卦”，到處宣傳上司的私事。
(2)要謙虛、禮貌。無(wú)論是在接聽(tīng)電話，還是陪同管理這出席各種場(chǎng)合，秘書(shū)的言談舉止都代表著管理者及整個(gè)單位的形象，保持謙遜、禮貌的態(tài)度是贏得贊賞的最佳途徑。
(3)要有敏感的意識(shí)。敏感是指面對(duì)一件事情時(shí)要敏銳的意識(shí)到是否與管理者或單位有直接關(guān)系，敏銳科學(xué)的做出判斷，愚鈍則會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤產(chǎn)生。
(4)要有責(zé)任心和平常心。作為秘書(shū)有著對(duì)管理者，對(duì)各部門員工的責(zé)任，對(duì)整個(gè)集體的責(zé)任，高度的責(zé)任心，是勝任秘書(shū)工作的前提?，F(xiàn)代秘書(shū)必須要有一顆平常心，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候秘書(shū)的功勞是不被發(fā)現(xiàn)的，往往成為了管理者的功績(jī)，有時(shí)你還會(huì)為上司擋一些麻煩，替代它承擔(dān)了一些責(zé)任，也許你會(huì)受到一些不公平待遇，但上司會(huì)對(duì)你刮目相看，所以一定要用平常心去對(duì)待。
(5)要有極高的忠誠(chéng)度，要保守秘密。忠誠(chéng)與守密決定了秘書(shū)能否更好的協(xié)助管理者工作，也決定了面對(duì)外界能否與管理者達(dá)成一致意見(jiàn)，對(duì)管理者沒(méi)有忠誠(chéng)度，不能保守秘密的秘書(shū)不可能將工作做好。
秘書(shū)人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù) 工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法：為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過(guò)河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過(guò)運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,和享受。 順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)。
秘書(shū)的招聘條件
1、 負(fù)責(zé)文書(shū)工作，包括各類文件(如講話稿、發(fā)言稿、總結(jié)報(bào)告稿的起草工作)的起草、打印、收發(fā)、傳閱和歸檔工作;
2、 負(fù)責(zé)協(xié)助有關(guān)會(huì)議的會(huì)務(wù)安排事宜，做好有關(guān)的會(huì)議記錄、服務(wù)等工作;
3、 負(fù)責(zé)日常辦公用品采購(gòu)、發(fā)放、登記管理，辦公室設(shè)備管理工作;
4、 負(fù)責(zé)員工人事信息管理與員工檔案的維護(hù)工作;
5、 負(fù)責(zé)員工考勤系統(tǒng)維護(hù)、考勤統(tǒng)計(jì)及外出人員管理工作;
6、 負(fù)責(zé)員工入職、轉(zhuǎn)正、異動(dòng)、離職等手續(xù)辦理工作;
7、 完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。
任職條件：
1、 全日制大專及以上學(xué)歷，中文相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);
2、 熟悉辦公室行政管理、人事管理知識(shí)及工作流程，熟悉公文寫(xiě)作格式，具備基本商務(wù)信函寫(xiě)作能力，熟練運(yùn)用OFFICE等辦公軟件及文件檔案管理;
3、 具有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，思維清晰敏捷;
4、 性格活潑開(kāi)朗，責(zé)任心強(qiáng)，做事認(rèn)真、細(xì)致，具有較好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和服務(wù)意識(shí);
秘書(shū)工作的說(shuō)話技巧
“長(zhǎng)期以來(lái)，從使用秘書(shū)的領(lǐng)導(dǎo)到秘書(shū)本人，受‘君子欲納于言敏于行’，‘病從口入，禍從口出’等訓(xùn)誡的影響，重寫(xiě)而輕說(shuō)。不少秘書(shū)把‘少說(shuō)多做’作為自己的行為準(zhǔn)則，處處‘謹(jǐn)言慎行’?！盵1]顯然，這種現(xiàn)象與新時(shí)期秘書(shū)應(yīng)有的素質(zhì)和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了秘書(shū)人員個(gè)性的發(fā)揮和自身能力的全面提高。
隨著社會(huì)變革和國(guó)家開(kāi)放政策的不斷深入和發(fā)展，在國(guó)內(nèi)外各項(xiàng)事務(wù)交往中，如接待來(lái)訪、情況統(tǒng)統(tǒng)、通信聯(lián)絡(luò)等，秘書(shū)說(shuō)話的技巧顯得越來(lái)越重要?，F(xiàn)代社會(huì)中，秘書(shū)說(shuō)話是秘書(shū)人員順利完成秘書(shū)工作的橋梁和樞紐。但是，秘書(shū)的說(shuō)話不是日常生活中簡(jiǎn)單的說(shuō)話、聊天，而是具有技巧性的說(shuō)話。秘書(shū)的說(shuō)話技巧主要包括以下四個(gè)方面：
一、去偽存真，敢言善言
秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)、部門、群眾服務(wù)，應(yīng)做到說(shuō)老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人，事事以誠(chéng)相見(jiàn)，不虛與應(yīng)付。秘書(shū)人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，作為單位的樞紐，無(wú)論是提供信息、協(xié)調(diào)人際關(guān)系，還是處理事務(wù)、解決矛盾，都應(yīng)去偽存真。工作中，秘書(shū)人員語(yǔ)氣要溫和，與人友善，要以真摯的感情說(shuō)話，態(tài)度誠(chéng)懇，便于縮短與聽(tīng)者的距離，忠實(shí)傾聽(tīng)他人，給人感覺(jué)你是真誠(chéng)、可信賴的。最重要的是，不論所要反映的情況是好是壞，是喜是憂，都應(yīng)如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)人和單位匯報(bào)。一般情況下，如實(shí)反映情況以及信息的真實(shí)與否對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策尤為重要，它能幫助領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清形勢(shì)，“對(duì)癥下藥”，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確。
說(shuō)老實(shí)話、辦老實(shí)事、做老實(shí)人應(yīng)有個(gè)限度，絕不意味著什么都可以說(shuō)，什么事都可做，老實(shí)得頭腦簡(jiǎn)單，喪失主見(jiàn)，給工作帶來(lái)問(wèn)題，甚至給單位造成不良的影響。秘書(shū)在與領(lǐng)導(dǎo)交往中，不要因?yàn)閭€(gè)人情緒的宣泄隨意透露領(lǐng)導(dǎo)之間的意見(jiàn)分歧，以致?lián)p害領(lǐng)導(dǎo)之間的團(tuán)結(jié);在協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系時(shí)，不要客觀主義的充當(dāng)“傳話筒”，溝通情況應(yīng)有取舍，不致擴(kuò)大相互關(guān)系的對(duì)立。三是上報(bào)情況須經(jīng)核實(shí)，下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示要忠實(shí)愿意，決不能似是而非，陽(yáng)奉陰違。四是對(duì)外要做好單位的工作，做到莫談公事，對(duì)涉密事宜守口如瓶。
秘書(shū)不僅要有“敢言”的決心，還應(yīng)有“善言”的藝術(shù)。在對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤和缺點(diǎn)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)表達(dá)出真實(shí)的想法，而不是一味的阿諛?lè)畛?。但是在?guī)勸領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)注意自己的言語(yǔ)，說(shuō)話不能過(guò)于直白。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的缺點(diǎn)直言不諱，可能有適得其反的作用，不僅讓領(lǐng)導(dǎo)尷尬也，讓自己有面臨解雇的危險(xiǎn)。因而，面對(duì)這種情況，秘書(shū)應(yīng)該通過(guò)比較婉轉(zhuǎn)的提示性話語(yǔ)話語(yǔ)，讓領(lǐng)導(dǎo)自己注意到自己的不足，這樣就可以避免不好的局面出現(xiàn)。
二、把握分寸，謹(jǐn)言慎行
秘書(shū)是一種特殊的職業(yè)，因而其特殊的工作性質(zhì)和工作環(huán)境，要求他們說(shuō)話要慎。秘書(shū)說(shuō)話一定要看對(duì)象，掌握好分寸，避免簡(jiǎn)單、片面、主觀和武斷。如當(dāng)有人想要見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書(shū)不能直接讓他人進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，而是要征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。如果秘書(shū)經(jīng)常出現(xiàn)武斷的行為，不但給領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)困擾，也給自己帶來(lái)麻煩。
說(shuō)話有分寸，實(shí)際上是講究表達(dá)藝術(shù)。秘書(shū)要時(shí)刻認(rèn)清自己的身份，說(shuō)話時(shí)注意切合身份，注意場(chǎng)合和環(huán)境，該說(shuō)的說(shuō)，不該說(shuō)的不說(shuō)。在有些情況下，不合時(shí)宜的話語(yǔ)會(huì)造成不佳的后果，而有時(shí)，不要?jiǎng)e人問(wèn)一句答一句，保持沉默也會(huì)給人不好的印象。當(dāng)他人在參觀公司是，秘書(shū)對(duì)參觀者的問(wèn)題始終保持沉默，這樣的秘書(shū)室不稱職的，而且也使得客戶對(duì)公司留下不好的印象。而且說(shuō)話時(shí)要讓人樂(lè)于接受，聽(tīng)得順耳。特別是對(duì)重要問(wèn)題的說(shuō)明，需要格外注意措辭。說(shuō)話還得看準(zhǔn)時(shí)機(jī)，該早講的不能晚講，該晚說(shuō)的不能先捅出去。如果交談中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，秘書(shū)不可“火上澆油”，應(yīng)抑制感情，“冷卻降溫”。同時(shí)，秘書(shū)不應(yīng)將個(gè)人情緒帶入工作中。說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)往往會(huì)泄露個(gè)人的情緒，因而秘書(shū)不能把生活中的不滿表現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或同時(shí)的言語(yǔ)中。
為了使話說(shuō)得有分寸，秘書(shū)有時(shí)還得借助委婉含蓄的表現(xiàn)手法。特別是對(duì)一些重大、敏感、不便直說(shuō)但又不得不說(shuō)的事情，采用商量詢問(wèn)的語(yǔ)氣，能夠避免被動(dòng)。例如在對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的缺點(diǎn)和錯(cuò)誤、群眾的反映等方面，秘書(shū)都要學(xué)會(huì)掌握分寸。當(dāng)接待來(lái)訪的群眾時(shí)，對(duì)于有些過(guò)于不便回答或無(wú)法回答的提問(wèn)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)委婉地拒絕或者提出建議，而不能表現(xiàn)出不耐煩的說(shuō)話語(yǔ)調(diào)。
三、長(zhǎng)話短說(shuō)，講求效率
現(xiàn)代社會(huì)生活的快節(jié)奏，更加注重秘書(shū)的概括能力，秘書(shū)要順應(yīng)時(shí)代潮流講“短話”，對(duì)所說(shuō)的內(nèi)容要分清主次，確定詳略，有點(diǎn)有面，努力提高說(shuō)短話的能力。在工作中，秘書(shū)要確保自己講出的話一語(yǔ)中的、邏輯嚴(yán)密，要學(xué)會(huì)用最少量的語(yǔ)詞傳遞盡可能多有用的信息，使說(shuō)話耗費(fèi)的時(shí)間與說(shuō)話效果成正比，提高效率。
秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，思路要清晰，概念要準(zhǔn)確，層次要分明，邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)，主題要集中，重點(diǎn)要突出，不能浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要求秘書(shū)匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地輸送給領(lǐng)導(dǎo)，如果簡(jiǎn)單一兩句話可以講明的問(wèn)題，卻不斷地添詞加句，顯得累贅而冗長(zhǎng)，不僅耽誤領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，有可能還將匯報(bào)的主旨掩蓋，將不該省略的省略的了，貽誤工作。秘書(shū)將領(lǐng)導(dǎo)的命令下達(dá)給各部門時(shí)，要將內(nèi)容整理妥當(dāng)，確保萬(wàn)無(wú)一失。例如，領(lǐng)導(dǎo)要秘書(shū)轉(zhuǎn)告各部門開(kāi)會(huì)的通知時(shí)，如果秘書(shū)打電話通知，往往比較簡(jiǎn)短，所以要將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等重要事項(xiàng)準(zhǔn)確及時(shí)地通知到各部門。
為了提高說(shuō)話的效率，從而提高工作效率，秘書(shū)應(yīng)注意選詞，在說(shuō)話時(shí)少用修飾語(yǔ)、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不要用口頭禪，也不要隨意使用新詞語(yǔ)，多用基本詞和常用詞，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于溝通感情，傳遞信息。否則，就會(huì)影響對(duì)方的理解，導(dǎo)致交談興趣減退，達(dá)不到交際的目的。
四、隨機(jī)應(yīng)變，處變不驚
秘書(shū)的地位及秘書(shū)工作的被動(dòng)性，決定了秘書(shū)說(shuō)話的語(yǔ)境千變?nèi)f化。有些工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，秘書(shū)人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，針對(duì)突發(fā)事件隨機(jī)應(yīng)變，臨場(chǎng)調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬和失誤。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人之間產(chǎn)生分歧，彼此向秘書(shū)抱怨時(shí)，一旦說(shuō)話不當(dāng)，便會(huì)處在尷尬的境地。面對(duì)這種這種情況，秘書(shū)應(yīng)從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)出發(fā)，運(yùn)用恰到好處的語(yǔ)言，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間矛盾的化解。
接待來(lái)訪者是秘書(shū)人員的經(jīng)常任務(wù)。在這些來(lái)訪者中，不乏有修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗，或有意刁難、出言不遜，或自以為是、以勢(shì)壓人，或觀點(diǎn)不同、故意添亂的人。對(duì)于這些突然出現(xiàn)的情況，秘書(shū)應(yīng)保持鎮(zhèn)定、處變不驚，首先表現(xiàn)出寬容和大度，依舊禮貌地與來(lái)訪者溝通，這表示秘書(shū)諒解別人沖動(dòng)的情感和行為，切不可因?yàn)閹拙溥^(guò)頭的話而同來(lái)訪者“唇槍舌劍”，使別人對(duì)你的工作抱有成見(jiàn)。
此外，幽默是消解尷尬的一劑良藥，也是秘書(shū)隨即應(yīng)變的重要法寶?！懊貢?shū)在交往活動(dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到親切輕松，易于溝通感情，取得理解，消除陌生和緊張，營(yíng)造和睦的交際氣氛?！盵2]在有些交際場(chǎng)合中，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)遇到尷尬的問(wèn)題，而秘書(shū)就要學(xué)會(huì)運(yùn)用幽默，化被動(dòng)為主動(dòng)，化尷尬為愉悅，調(diào)節(jié)氣氛。但是，這種隨即應(yīng)變的能力并不是見(jiàn)風(fēng)使舵，而是既要符合原則，既要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。
在現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)工作中，秘書(shū)說(shuō)話成為秘書(shū)不可或缺的一項(xiàng)技能，秘書(shū)“善說(shuō)”，有利于工作的開(kāi)展，有利于協(xié)調(diào)關(guān)系，有利于樹(shù)立單位的良好形象，也有利于信息的傳遞。因此，現(xiàn)代秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ鳎捅仨氈匾曊f(shuō)話，注意語(yǔ)言技巧，善于說(shuō)話。