做秘書需要具備什么條件
提起“秘書”一詞大多數(shù)人都會想到“花瓶兒”，似乎當秘書只要年輕漂亮就可以了。下面是小編為你整理的做秘書需要具備什么條件，希望對你有用!
做秘書需要具備什么條件
在市場經濟不斷完善，中國加入世貿組織的今天，全球經濟發(fā)展對企業(yè)構成外部壓力的同時，企業(yè)內部自身發(fā)展的要求也使各企業(yè)高層管理者越來越重視秘書的選拔，他們都想擁有一個具備全面的能力與素質的全才秘書，以輔助其更好的工作，推動企業(yè)向更好更寬的方向發(fā)展。
一、 現(xiàn)代秘書應具備的能力
(1)專業(yè)能力。作為現(xiàn)代秘書必須具備較強的專業(yè)能力，如語言文字應用表達能力、外語能力、計算機操作能力及速記能力。秘書人員工作中的一個重要任務就是從事大量的文書工作，文稿的草擬與修改語法、修辭、格式和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律，要做到內容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式又要有充實的內容。因此秘書一定要加強寫作實踐，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，注意文風的改革，培養(yǎng)精練的文字表達能力。對于秘書而言，也一定不可忽略了外語的學習和掌握。
加入WTO后的中國，外貿出口已經在很多企業(yè)的貿易總額中占據(jù)了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀的要求現(xiàn)代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現(xiàn)代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉OFFICE辦公軟件的使用并熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用軟件的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或錄入電腦中，從而大大減少了工作時間，提高工作效率。
(2)上傳下達能力。作為現(xiàn)代秘書還需要較強的理解與溝通能力，秘書必須很快理解管理者說話或發(fā)布命令的意思，協(xié)助管理者思考，用正確的思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策，并能簡練、精確、順暢的傳達相關信息。這要求秘書具有親和力，能起好承上啟下的橋梁作用，協(xié)助管理者將工作做好。
(3)組織協(xié)調能力?，F(xiàn)代秘書還需要有較強的組織協(xié)調能力。現(xiàn)代秘書不是單純的文書工作者，也不是捆、扎、收、發(fā)的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責的要求，秘書要經常按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏現(xiàn)代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。因此秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調好領導及部下及各部門之間的關系，當然還要安排領導日程并為領導準備好相關活動資料。
(4)適應能力?，F(xiàn)代秘書要有準確的觀察、判斷和適應能力。秘書就像氣象局一樣，管理者及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環(huán)境而非環(huán)境適應你，要改變自己而非改變他人。同時對領導的動作語言的領悟能力以及對領導的辦事風格的適應能力也相當重要。凡是要有悟性。要領會領導的意圖，學會根據(jù)領導的習慣，工作的主次和輕重緩急安排領導工作。
(5)應變能力?，F(xiàn)代秘書還要有敏捷的應變能力和處理危機的能力。秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契的配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關系。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力并能在短時間內作出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
(6)公關能力?，F(xiàn)代秘書還需要具有較強社交和公關能力。當前，社交交往、企業(yè)公關已成為社會各階層的一項熱門活動。社交與公關對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識，在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作能更好的發(fā)揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯(lián)系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以幫助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書經常陪同上司出席一些必要場合，這就理所當然成為了他的參謀助手。秘書工作還會涉及更多的客戶服務，這也將秘書推向了公關經理人或者公開發(fā)言人的角色，因此秘書需要有外交家的平衡術，具有較強的社交和公關能力。
二、 現(xiàn)代秘書應具備的素質
(1)要有分寸。在管理者眼里，秘書是最值得新來的人，在員工眼里，秘書是與管理者關系最親近的人，也是了解管理者情況最多的人，所以無論是對上還是對下，什么該說什么不該說是一名優(yōu)秀秘書必需要掌握的分寸，特別是管理者讓你處理一些私人事務時，不要做一個“八卦”，到處宣傳上司的私事。
(2)要謙虛、禮貌。無論是在接聽電話，還是陪同管理這出席各種場合，秘書的言談舉止都代表著管理者及整個單位的形象，保持謙遜、禮貌的態(tài)度是贏得贊賞的最佳途徑。
(3)要有敏感的意識。敏感是指面對一件事情時要敏銳的意識到是否與管理者或單位有直接關系，敏銳科學的做出判斷，愚鈍則會導致錯誤產生。
(4)要有責任心和平常心。作為秘書有著對管理者，對各部門員工的責任，對整個集體的責任，高度的責任心，是勝任秘書工作的前提?，F(xiàn)代秘書必須要有一顆平常心，因為很多時候秘書的功勞是不被發(fā)現(xiàn)的，往往成為了管理者的功績，有時你還會為上司擋一些麻煩，替代它承擔了一些責任，也許你會受到一些不公平待遇，但上司會對你刮目相看，所以一定要用平常心去對待。
(5)要有極高的忠誠度，要保守秘密。忠誠與守密決定了秘書能否更好的協(xié)助管理者工作，也決定了面對外界能否與管理者達成一致意見，對管理者沒有忠誠度，不能保守秘密的秘書不可能將工作做好。
秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。
工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,和享受。 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺。
秘書的招聘條件
1、 負責文書工作，包括各類文件(如講話稿、發(fā)言稿、總結報告稿的起草工作)的起草、打印、收發(fā)、傳閱和歸檔工作;
2、 負責協(xié)助有關會議的會務安排事宜，做好有關的會議記錄、服務等工作;
3、 負責日常辦公用品采購、發(fā)放、登記管理，辦公室設備管理工作;
4、 負責員工人事信息管理與員工檔案的維護工作;
5、 負責員工考勤系統(tǒng)維護、考勤統(tǒng)計及外出人員管理工作;
6、 負責員工入職、轉正、異動、離職等手續(xù)辦理工作;
7、 完成領導臨時交辦的其他任務。
任職條件：
1、 全日制大專及以上學歷，中文相關專業(yè)畢業(yè)，1年以上相關工作經驗;
2、 熟悉辦公室行政管理、人事管理知識及工作流程，熟悉公文寫作格式，具備基本商務信函寫作能力，熟練運用OFFICE等辦公軟件及文件檔案管理;
3、 具有良好的語言表達能力，思維清晰敏捷;
4、 性格活潑開朗，責任心強，做事認真、細致，具有較好的團隊協(xié)作精神和服務意識;
秘書工作的說話技巧
“長期以來，從使用秘書的領導到秘書本人，受‘君子欲納于言敏于行’，‘病從口入，禍從口出’等訓誡的影響，重寫而輕說。不少秘書把‘少說多做’作為自己的行為準則，處處‘謹言慎行’。”[1]顯然，這種現(xiàn)象與新時期秘書應有的素質和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了秘書人員個性的發(fā)揮和自身能力的全面提高。
隨著社會變革和國家開放政策的不斷深入和發(fā)展，在國內外各項事務交往中，如接待來訪、情況統(tǒng)統(tǒng)、通信聯(lián)絡等，秘書說話的技巧顯得越來越重要?，F(xiàn)代社會中，秘書說話是秘書人員順利完成秘書工作的橋梁和樞紐。但是，秘書的說話不是日常生活中簡單的說話、聊天，而是具有技巧性的說話。秘書的說話技巧主要包括以下四個方面：
一、去偽存真，敢言善言
秘書為領導、部門、群眾服務，應做到說老實話，辦老實事，做老實人，事事以誠相見，不虛與應付。秘書人員作為領導的參謀和助手，作為單位的樞紐，無論是提供信息、協(xié)調人際關系，還是處理事務、解決矛盾，都應去偽存真。工作中，秘書人員語氣要溫和，與人友善，要以真摯的感情說話，態(tài)度誠懇，便于縮短與聽者的距離，忠實傾聽他人，給人感覺你是真誠、可信賴的。最重要的是，不論所要反映的情況是好是壞，是喜是憂，都應如實地向領導人和單位匯報。一般情況下，如實反映情況以及信息的真實與否對領導的決策尤為重要，它能幫助領導認清形勢，“對癥下藥”，保證領導決策的正確。
說老實話、辦老實事、做老實人應有個限度，絕不意味著什么都可以說，什么事都可做，老實得頭腦簡單，喪失主見，給工作帶來問題，甚至給單位造成不良的影響。秘書在與領導交往中，不要因為個人情緒的宣泄隨意透露領導之間的意見分歧，以致?lián)p害領導之間的團結;在協(xié)調部門之間的關系時，不要客觀主義的充當“傳話筒”，溝通情況應有取舍，不致擴大相互關系的對立。三是上報情況須經核實，下達領導指示要忠實愿意，決不能似是而非，陽奉陰違。四是對外要做好單位的工作，做到莫談公事，對涉密事宜守口如瓶。
秘書不僅要有“敢言”的決心，還應有“善言”的藝術。在對待領導的錯誤和缺點時，秘書應表達出真實的想法，而不是一味的阿諛奉承。但是在規(guī)勸領導時，秘書應注意自己的言語，說話不能過于直白。對領導的缺點直言不諱，可能有適得其反的作用，不僅讓領導尷尬也，讓自己有面臨解雇的危險。因而，面對這種情況，秘書應該通過比較婉轉的提示性話語話語，讓領導自己注意到自己的不足，這樣就可以避免不好的局面出現(xiàn)。
二、把握分寸，謹言慎行
秘書是一種特殊的職業(yè)，因而其特殊的工作性質和工作環(huán)境，要求他們說話要慎。秘書說話一定要看對象，掌握好分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。如當有人想要見領導時，秘書不能直接讓他人進入領導的辦公室，而是要征求領導的同意。如果秘書經常出現(xiàn)武斷的行為，不但給領導帶來困擾，也給自己帶來麻煩。
說話有分寸，實際上是講究表達藝術。秘書要時刻認清自己的身份，說話時注意切合身份，注意場合和環(huán)境，該說的說，不該說的不說。在有些情況下，不合時宜的話語會造成不佳的后果，而有時，不要別人問一句答一句，保持沉默也會給人不好的印象。當他人在參觀公司是，秘書對參觀者的問題始終保持沉默，這樣的秘書室不稱職的，而且也使得客戶對公司留下不好的印象。而且說話時要讓人樂于接受，聽得順耳。特別是對重要問題的說明，需要格外注意措辭。說話還得看準時機，該早講的不能晚講，該晚說的不能先捅出去。如果交談中發(fā)生爭執(zhí)，秘書不可“火上澆油”，應抑制感情，“冷卻降溫”。同時，秘書不應將個人情緒帶入工作中。說話的語調往往會泄露個人的情緒，因而秘書不能把生活中的不滿表現(xiàn)在對領導或同時的言語中。
為了使話說得有分寸，秘書有時還得借助委婉含蓄的表現(xiàn)手法。特別是對一些重大、敏感、不便直說但又不得不說的事情，采用商量詢問的語氣，能夠避免被動。例如在對待領導的缺點和錯誤、群眾的反映等方面，秘書都要學會掌握分寸。當接待來訪的群眾時，對于有些過于不便回答或無法回答的提問時，秘書應委婉地拒絕或者提出建議，而不能表現(xiàn)出不耐煩的說話語調。
三、長話短說，講求效率
現(xiàn)代社會生活的快節(jié)奏，更加注重秘書的概括能力，秘書要順應時代潮流講“短話”，對所說的內容要分清主次，確定詳略，有點有面，努力提高說短話的能力。在工作中，秘書要確保自己講出的話一語中的、邏輯嚴密，要學會用最少量的語詞傳遞盡可能多有用的信息，使說話耗費的時間與說話效果成正比，提高效率。
秘書對領導講話語言要簡明扼要，思路要清晰，概念要準確，層次要分明，邏輯要嚴謹，主題要集中，重點要突出，不能浪費領導時間。當領導要求秘書匯報工作時，應提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地輸送給領導，如果簡單一兩句話可以講明的問題，卻不斷地添詞加句，顯得累贅而冗長，不僅耽誤領導的時間，有可能還將匯報的主旨掩蓋，將不該省略的省略的了，貽誤工作。秘書將領導的命令下達給各部門時，要將內容整理妥當，確保萬無一失。例如，領導要秘書轉告各部門開會的通知時，如果秘書打電話通知，往往比較簡短，所以要將會議的時間、地點、人員等重要事項準確及時地通知到各部門。
為了提高說話的效率，從而提高工作效率，秘書應注意選詞，在說話時少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不要用口頭禪，也不要隨意使用新詞語，多用基本詞和常用詞，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于溝通感情，傳遞信息。否則，就會影響對方的理解，導致交談興趣減退，達不到交際的目的。
四、隨機應變，處變不驚
秘書的地位及秘書工作的被動性，決定了秘書說話的語境千變萬化。有些工作，在特殊的時間、地點、條件下，經常出現(xiàn)始料未及的情況，秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，針對突發(fā)事件隨機應變，臨場調整內容，改變方式，機敏、巧妙地應付意外，以避免尷尬和失誤。當領導人之間產生分歧，彼此向秘書抱怨時，一旦說話不當，便會處在尷尬的境地。面對這種這種情況，秘書應從維護領導的團結出發(fā)，運用恰到好處的語言，促進領導之間矛盾的化解。
接待來訪者是秘書人員的經常任務。在這些來訪者中，不乏有修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗，或有意刁難、出言不遜，或自以為是、以勢壓人，或觀點不同、故意添亂的人。對于這些突然出現(xiàn)的情況，秘書應保持鎮(zhèn)定、處變不驚，首先表現(xiàn)出寬容和大度，依舊禮貌地與來訪者溝通，這表示秘書諒解別人沖動的情感和行為，切不可因為幾句過頭的話而同來訪者“唇槍舌劍”，使別人對你的工作抱有成見。
此外，幽默是消解尷尬的一劑良藥，也是秘書隨即應變的重要法寶?！懊貢诮煌顒又羞\用幽默，可以使人感到親切輕松，易于溝通感情，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氣氛?！盵2]在有些交際場合中，領導會遇到尷尬的問題，而秘書就要學會運用幽默，化被動為主動，化尷尬為愉悅，調節(jié)氣氛。但是，這種隨即應變的能力并不是見風使舵，而是既要符合原則，既要有一定的機動性和靈活性。
在現(xiàn)代社會的秘書工作中，秘書說話成為秘書不可或缺的一項技能，秘書“善說”，有利于工作的開展，有利于協(xié)調關系，有利于樹立單位的良好形象，也有利于信息的傳遞。因此，現(xiàn)代秘書要勝任工作，就必須重視說話，注意語言技巧，善于說話。
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