秘書應(yīng)該具備哪些素養(yǎng)
秘書工作，是專業(yè)性和綜合性兼有的一門職業(yè)，那么應(yīng)該具備哪些特殊的素養(yǎng)呢?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書應(yīng)該具備哪些素養(yǎng)的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)介紹
一、秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)
秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對(duì)這三種能力分作介紹。
(一)辦事的能力
“秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是我們習(xí)慣上的說(shuō)法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。
1.調(diào)查研究的能力。“調(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)”[③]。調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來(lái)信來(lái)訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。
2.理解和領(lǐng)會(huì)能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，關(guān)鍵要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評(píng)力。
3.口語(yǔ)表達(dá)能力。這是對(duì)秘書的特殊要求。會(huì)說(shuō)話這是一門學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會(huì)說(shuō)話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚;表達(dá)準(zhǔn)確;懂得說(shuō)話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。
4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭;有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。
5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會(huì)比較高?！敖浑H能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對(duì)于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④]，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無(wú)足輕重。
還有其他一些能力。總之，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
(二)較強(qiáng)的文字處理能力
文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。
“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問(wèn)題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。
秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。只有在寫作實(shí)踐中進(jìn)一步對(duì)有關(guān)寫作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。
(三)熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能
論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。
二、智能素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。
智能素質(zhì)包括五方面：知識(shí)結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。
(一)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)
秘書由于長(zhǎng)期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識(shí)結(jié)構(gòu)主要包括：國(guó)際政治，國(guó)內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識(shí)，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開(kāi)發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。這不是要求秘書人員對(duì)每一門知識(shí)都精讀，而是要求對(duì)一般只是懂得即可，而對(duì)有所側(cè)重的知識(shí)要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要秘書在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。
(二)思維能力
人智能的高低，是有思維能力開(kāi)發(fā)程度決定的。所以思維能力的開(kāi)發(fā)尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語(yǔ)言表達(dá)能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識(shí)能力，領(lǐng)會(huì)能力等。
1.語(yǔ)言表達(dá)能力。語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開(kāi)思維。甚至可以說(shuō)，沒(méi)有思維就沒(méi)有語(yǔ)言，沒(méi)有語(yǔ)言也就表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá);詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
2.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識(shí)能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個(gè)人的智能。
3.領(lǐng)會(huì)能力。它包括聽(tīng)力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。
(三)臨機(jī)處事能力
“臨機(jī)處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)制靈活的智能”[⑦]。它是以知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開(kāi)發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書工作內(nèi)容豐富，千頭萬(wàn)緒，缺乏臨機(jī)處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時(shí)準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)記憶能力
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子。
(五)自省能力
自省能力又叫反思能力，是指一個(gè)人隨時(shí)回顧自己的言行，總結(jié)自己成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足。常常自省的人，容易開(kāi)發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員是腦力勞動(dòng)者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
三、心理素質(zhì)
秘書人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說(shuō)，秘書人員應(yīng)具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。
(一)堅(jiān)毅的意志
意志是自覺(jué)地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺(jué)性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì);也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺(jué)性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。
(二)隨和的性格
性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛(ài)，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)秘書人員的性格要求是：豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作。
(三)平穩(wěn)的情感
情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
(四)應(yīng)變的興趣
興趣是人們力求認(rèn)識(shí)某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說(shuō)的愛(ài)好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來(lái)的，也可以在社會(huì)時(shí)間中改變。當(dāng)一個(gè)人對(duì)某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對(duì)該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺(jué)提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。
四、職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
(一)“忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范”[⑧]。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。
(二)兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
(三)謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。
(四)遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。
(五)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密?！懊貢藛T一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多”[⑨]，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。
以上這些素質(zhì)是秘書應(yīng)具備的一些基本素質(zhì)，但做好一個(gè)秘書這些還遠(yuǎn)不夠，這只是成為一個(gè)合格秘書的基本素質(zhì)。由于秘書工作的專業(yè)性和復(fù)雜性，秘書工作在實(shí)際操作中有很強(qiáng)的藝術(shù)性，需要從業(yè)人員在實(shí)踐中不斷總結(jié)學(xué)習(xí)，才能真正干好。
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