做好秘書工作的要領有哪些
企業(yè)管理中,秘書工作十分重要,秘書人員既是業(yè)務人員,也是管理人員。秘書要掌握哪些技能才不會被公司淘汰呢?下面就和小編一起來了解一下怎樣做好秘書工作，希望可以幫到你!
怎樣做好秘書工作
秘書作為直接服務于領導的事務與信息助手，工作具有事務性、綜合性、從屬性和服務性等特點。秘書工作從內(nèi)容上說大體上可分為事務服務和業(yè)務服務，二者是相輔相成的。事務服務是基礎，是指處理工作過程中會遇到的各種具體事務;業(yè)務服務是為領導事務服務的延伸和提升，是一個抽象概念，指秘書業(yè)務。秘書通過大量微細的事務服務，適應環(huán)境、適應領導的工作特點并熟悉崗位的職責和流程，以做好業(yè)務服務。在一個單位，領導的任務是決策、指導、組織、協(xié)調(diào)。而秘書的任務則是為領導的活動提供服務。
領導集體確定的組織目標，既是領導的工作目標，也是秘書人員的工作目標。因此，秘書人員始終都參與到領導活動中去，但又和領導者的工作絕然不同，既不能以領導的面目出現(xiàn)，又要輔助領導做很多工作。怎樣擺正自己的位置，處理好與領導之間的關系?根據(jù)我的理解，認為應注意以下幾點：
一、要有服務意識。
秘書的崗位決定了秘書工作的性質(zhì)是以服務協(xié)調(diào)為主。在工作過程中要充分領會領導的指示意圖，積極主動的協(xié)調(diào)配合領導的行動措施，在思想上行動上與領導保持高度一致，服從協(xié)助領導的工作安排。對領導安排下來的工作要及時完成;對領導因繁忙而疏忽的事務要及時提醒;對領導已經(jīng)布置完成的政策措施要關心實施進度和實施效果，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導匯報。另外，在工作時間上也要緊跟領導步伐。基層工作較繁忙，工作時間可能超出8小時范圍，這個時候，也要嚴格遵守“服務”的宗旨。這個“服務”，不僅是為領導服務，更是為人民服務，無論8小時內(nèi)或外，只要是工作，一律認真對待。
二、要協(xié)調(diào)好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間的關系;與當事人的關系;與有關部門的關系等。
協(xié)調(diào)是秘書工作的重點之一，協(xié)調(diào)好各種關系，對開展工作，提高工作效率有重要意義。在協(xié)調(diào)過程中，要區(qū)別對待不同性格的人，不同立場的人，不同職能的部門，具體問題具體分析，采取不同的方式爭取和諧平穩(wěn)的大工作環(huán)境。如與自己在某些方面有沖突，必須堅持寧可受委屈，也要顧全大局。
三、要掌握理事藝術
1、對領導尊重而不迎合，尊重領導是秘書人員應有的品德。怎樣尊重，倒有個“度”的問題。我認為，尊重領導的根本，一是維護領導的威信，從內(nèi)心里敬重領導;二是盡力協(xié)助領導做好工作。在為若干領導服務中，要從維護領導的團結和威信出發(fā)，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。
2、服從而不盲從，一是認真領會、忠實體現(xiàn)領導意圖;二是要恰如其分地為領導拾遺補缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。
3、參與而不干預，秘書參與決策，必須在自己的職權范圍內(nèi)、在領導授予的權限內(nèi)決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被采納，秘書也不能認為這是在決策，更不能產(chǎn)生這是與領導共同決策的錯覺，而只能看作是領導決策前的服務。
4、輔佐而不自作主張，秘書在為領導決策服務的過程中，要辦理很多有關事務。在辦文時，不能不經(jīng)領導同意，擅自加進個人意見。特別是領導決定了事項，不能再作修改。秘書如感到必須修改的，須請示主管領導同意。在辦事時，也只能按領導的授權和意圖辦。在辦理過程中，根據(jù)實際情況，有些地方需改變領導意圖的，必須報經(jīng)領導同意，決不能自作主張。
5、代理不等于職權，秘書人員常常在領導授權下，代理領導處理一些日常事務或工作事項。這容易使秘書人員產(chǎn)生自己與領導同樣有權的錯覺。必須明白，代理不等于職權。即使是領導授權辦理的事情，遇到問題時，也應該及時請示，辦完后及時匯報。辦理中出現(xiàn)的差錯，要耐心聽取領導的批評和指導。秘書人員應以為領導做出成績?yōu)闃s，應有在為領導服務工作中鍛煉提高自己的思想，提高自己的說、寫能力。絲毫不能把成績歸于自己，把份內(nèi)工作的成績作為提高自己身份的籌碼。也不能把優(yōu)越的秘書地位和條件作為驕傲的資本。正確的心態(tài)是：自尊自強，謙虛謹慎，態(tài)度和藹，平等待人。
以上是我對怎樣做好秘書工作的理解。一項工作，如何才可以做得好，絕非這只言片語可以講述清楚，在工作過程中，保持一顆高度的責任心，不斷學習，不斷進步，不斷完善，才可以將工作越做越好。
如何做好秘書工作
傳統(tǒng)意義下的秘書工作被人認為是奉命而作、應事而作、代機關立言，但秘書仍要繼承和發(fā)揚不為名、不為利、實事求是、秉筆直書的優(yōu)良傳統(tǒng)，保持“淡泊名志、寵辱不驚”的心理常態(tài)。
前人曾說：“無欲則剛”，又說：“人到無求品自高”，確實如此。如果一個秘書有權欲，則不免越位攬權;有利欲，則不免以權謀私;有名欲，則不免顯示炫耀。秘書如有多欲，則必困于名韁利鎖，或走權門，找靠山，拉關系，送財物，卑詞厚顏，低三下四;或被人利用，看人眼色，仰人鼻息，沒有自尊、自重和自愛，更談不上骨氣和氣節(jié)。
秘書要剛正硬直，就要無貪欲、權欲、名欲、利欲。唯“無欲”，則可剛正不阿，才能做到“窮不移志，危不改節(jié)”。
在當前新的形勢下，一個理想的、優(yōu)秀的、對時代和人民負責的秘書，應當既具有堅強的黨性、純正的品德、謙虛的態(tài)度、細致的作風，又具有思想開放、與時俱進、說實話、干實事的精神;既勤敏誠實、埋頭務實、富有創(chuàng)造性，又長于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策;既尊重領導、服務領導，又有自己獨立的人格和個性。
秘書處于管理組織體系中的樞紐位置，屬于管理決策層的輔助層次。秘書工作的性質(zhì)決定了其工作方法，科學合理的工作方法有利于提高效率，優(yōu)化效果。
秘書工作方法是與秘書為領導工作服務的內(nèi)容，諸如輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、及辦事、辦文、辦會等活動聯(lián)系在一起的。因此，秘書的工作方法必須與本企業(yè)、本部門、本單位的運行管理機制協(xié)調(diào)一致，與領導工作方法相契合，與秘書工作職能相匹配。
其一，秘書選用工作方法，必須為實現(xiàn)企業(yè)目標服務。企業(yè)目標為全體職工的行動指明方向，也引導著秘書的工作行為。一切有利于實現(xiàn)目標、有利于提高企業(yè)管理效率和效益的方法，秘書工作中都可以靈活選用。
例如，及時、準確、安全、有效地綜合處理信息的方法，對企業(yè)適應內(nèi)外環(huán)境條件的變化、謀求發(fā)展、實現(xiàn)目標是不可缺少的，秘書就必須熟練掌握和運用科學的綜合處理信息的方法。
秘書選用工作方法，必須與企業(yè)發(fā)展目標相一致。如東航面臨著進一步深化改革，轉(zhuǎn)化機制，謀求重新振興的特殊時期，領導需要了解更多的信息。秘書在處理信息中要選用比較分析方法，及時、準確收集掌握上級精神、市場信息，選擇同行業(yè)成功經(jīng)驗或先進企業(yè)橫向比較。采用這種方法，有利于找差距，分析原因，挖掘潛力，激勵職工迎頭趕上。
其二，秘書選用工作方法，必須以企業(yè)規(guī)范為重要的依據(jù)。
一是：要遵從企業(yè)的權責分配規(guī)范。秘書在沒有領導確定授權的情況下，不能采用強制方法。在秘書授權理事中，選用的工作方法及使用的范圍，也不應超越領導的授權范圍。
二是：要遵從國家的法律規(guī)范。
三是：要遵從企業(yè)、單位紀律規(guī)范。如傳遞信息時，就不能違反保密紀律。
四是：遵從組織運行規(guī)范。秘書要避免違背本單位工作運行規(guī)范的事情發(fā)生。如：秘書請示工作時，一般只能選用逐級請示的方法，不得越級請示;只能采用對口請示的方法，不得交叉請示。否則，就會使單位運轉(zhuǎn)發(fā)生紊亂，影響工作的有序進行。
五是：遵從崗位職能規(guī)范。秘書必須從自身的職能準則出發(fā)，選擇工作方法。如：在公務活動中要甘居幕后，不喧賓奪主;在提出參謀性建議中，要采取適當?shù)目梢越邮艿姆椒?，如書?a href='http://www.rzpgrj.com/fwn/report/' target='_blank'>報告等形式。
其三，秘書選擇工作方法，必須符合單位管理的需要。符合單位管理需要的工作方法，采用后才能取得有價值的成效，不符合需要的工作方法，很難產(chǎn)生積極的實際價值，甚至可能產(chǎn)生負面影響。如領導要了解一線職工情況，秘書只是電話詢問，而不親臨一線調(diào)研的話，就容易忽略部分一線關鍵崗位職工的情況，達不到領導的需要。
此外，秘書工作實務中還要學會運用組織管理方法，如抓主要矛盾的方法，從群眾中來到群眾中去的方法，原則性與靈活性相結合的方法，因時因地制宜的方法等。
秘書工作是領導工作的一部分，是直接為領導工作服務的。因此秘書工作與領導工作的需要是緊密聯(lián)系的。秘書工作從屬于、服務于領導工作。這種被動性是不可避免的，但承認被動性，在具體工作中還要力爭主動性。要做到被動性與主動性的統(tǒng)一。
一方面，為領導工作做好鋪墊。秘書工作中很多事務都是為領導工作做鋪墊。如領導決策前秘書的信息收集處理工作;領導召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務，會后整理工作;領導出差，秘書的出差事務準備工作;領導批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領導工作的進程及其效率和效果。
因此，秘書一是要準確把握領導工作目標;二是要明確領導工作進程的環(huán)節(jié)，明確領導工作進程各環(huán)節(jié)的時間要求、任務內(nèi)容與各相關方面的關系，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領導在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準備;四是要加強與領導的溝通。
另一方面，對領導工作進行拓展伸延。領導工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領導作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領導決策內(nèi)容用文字準確表達，制成文件，下發(fā)各單位;文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領導把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果;領導召開的會議結束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作;領導出差以后，秘書要整理領導帶回的有關材料，辦理后續(xù)事務等。
對領導工作拓展伸延，要以保證取得領導工作的預期效果為目標，嚴格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時，注重適變和應變，使工作落在實處，產(chǎn)生實效。
當前，世界經(jīng)濟危機進一步加深，我國企業(yè)正處在深化改革、轉(zhuǎn)換機制、共渡難關的重要時期。這種形勢，對企業(yè)秘書的素質(zhì)提出了更高的要求。作為企業(yè)現(xiàn)代辦公秘書，除具備基本政治、道德和業(yè)務素質(zhì)外，還應具備經(jīng)濟工作能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力，以適應市場經(jīng)濟發(fā)展、應對經(jīng)濟危機的需要。
隨著電腦和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，辦公自動化程度與質(zhì)量的提高，為秘書工作手段的變革拓展了廣闊的空間，領導和秘書、秘書和部門之間信息共享成為可能，秘書的信息收集、報送工作也更加快捷方便。這就要求要不斷更新知識，掌握新的學科與技能，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之，只要我們堅持圍繞企業(yè)的中心工作和目標，按照“三服務”原則和職業(yè)道德要求，忠誠堅定，經(jīng)得起政治考驗;甘于奉獻，耐得住艱苦磨練;廉潔自律，抵得住各種誘惑;業(yè)務精湛，擔得起服務重任;在實踐中鍛煉和培養(yǎng)自己，就能夠做好辦公室秘書工作。
公務員如何做好秘書工作
一篤學博識，提高素質(zhì)
扎實的素質(zhì)是做好新時期政府秘書工作的前提和基礎。做事先做人，無論是要完成一項工作，還是要成就一番事業(yè)，都必須先具備做人的優(yōu)秀品質(zhì)。
一要重學。學習是進步的階梯，也是不斷提高自己的必由之路，重視學習是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是貫徹落實科學發(fā)展觀，建設學習型政府的客觀要求，政府秘書只有具備較深的理論功底、較高的文化修養(yǎng)和寬廣的知識結構，才能在紛繁的矛盾中看到本質(zhì)，抓住關鍵，充分發(fā)揮政府領導的參謀和助手作用，才能在處理政務、辦理事務、搞好服務中得心應手。
二要勤學。古人云：“玉不琢，不成器;人不學，不知義。”“三日不讀書，便覺言語無味，”人非生而知之，知識、才干和經(jīng)驗都要在工作實踐和刻苦學習中獲得，“下筆如有神”就是靠學習得來的，要時刻學、經(jīng)常學，“活到老學到老”。
三要博學。篤學可以“明志向，達事理”，博識可以“思千載，視萬里”。人生是一個不斷學習和實踐的過程，既要學習黨的政策理論和做好秘書工作必須的各種知識，又要學習法律法規(guī)和中外優(yōu)秀傳統(tǒng)文化;既要學習自然科學，又要學習社會科學;既要向領導學、向同事學，又要向群眾學、向?qū)嵺`學。
四要善學。就是要會學，政府秘書工作忙、事務多、節(jié)奏快，用來學習的時間并不多，要找準結合點，精選學習內(nèi)容，優(yōu)選學習方法，“干什么學什么，缺什么補什么”，用有限的時間學有用的東西，只有這樣才能做到工作學習兩不誤、兩促進。說真的，政府秘書工作十分繁忙，很難有整塊、大塊的時間來供系統(tǒng)地學習，因此，政府秘書工作人員要少點應酬，多點學習，做到“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之。”
二找準定位，當好助手
秘書的定位是秘書領域中的一個重要問題。就政府秘書而言，有“小”秘書和“大”秘書之說，“小”秘書通常是指為政府領導及其工作服務的個體，“大”秘書通常是指從事政府辦公廳(室)程序性工作、協(xié)助政府領導班子處理政務及日常事務、為決策及實施提供服務的群體。無論是“小”秘書，還是“大”秘書，他們所從事的工作都可稱之為政府秘書工作。政府秘書工作是聯(lián)系上下、溝通各方的橋梁和紐帶，也是各方面矛盾聚集的地方。作為政府秘書只有找準了定位，擺正了位置，才能更好的工作好、服務好。
一是服務性。服務是政府秘書工作的重要內(nèi)容，也是政府秘書的主要職能。既為領導日常工作服務，也為領導日常事務服務，比如，信息的傳遞、文件的運轉(zhuǎn)、會議的準備、行程的安排等。秘書工作的性質(zhì)是服務，不是決策，要時刻牢記為本級政府及其領導服務，為各地區(qū)各部門服務，為人民群眾服務的“三服務”宗旨。
二是服從性。在“三服務”中，為領導服務是政府秘書工作的核心工作，作為領導日常工作和生活服務的秘書，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，服從領導，聽從指揮，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不準的。
三是輔助性。秘書主要是協(xié)助領導開展日常工作，幫助領導處理日常事務，是領導的“二傳手”、“左右手”，而非“二把手”。當好參謀助手，就是在領導講話時準備好材料，辦文時傳遞好信息，出行時制定好計劃，決策時出謀獻策?？傊谵k文、辦會、辦事時找準為領導服務的切入點，抓住加快工作推進的對接點，把握參謀與盡職的融合點，力爭使工作到位不越位。
三開拓創(chuàng)新，搞好服務
要做好新時期政府秘書工作，就要開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮政府秘書的參謀助手作用，努力搞好各項服務。一要主動超前。凡事預則立，不預則廢。秘書的從屬性決定了秘書工作的被動性，但并不等于秘書工作的被動應付。一方面，要樹立參謀意識、助手意識，想領導之所想，謀群眾之所需，被動的屬性，主動地工作，及時把握經(jīng)濟社會發(fā)展和政府中心工作的變化，增強預判力和應變力，減少被動應付，切實增強服務的主動性。
另一方面，要自覺圍繞政府領導意圖、中心工作和群眾需求，想在領導前，謀在群眾先，換位思考，超前謀劃，超前制定工作預案，特別是對一個時期需要抓的重點工作、亟待解決的重大問題，要深入實際，找準上級精神與本級政府工作的結合點和切入點，及時提出意見和建議，使參謀服務更加準確。二要能參善謀。能參善謀，是秘書的主要職能，是衡量秘書工作成效的主要標志。政府秘書工作要樹立全局眼光、戰(zhàn)略思維，善于為領導決策出主意、想辦法、獻良策。要“參之有道”，為領導決策提出的意見和建議要有建設性，要有科學依據(jù);要“謀之有方”，多層面、多角度地研究提出多個決策建議，供領導決策進行對比和選擇;要“言之及時”，及時拿出決策建議，要“行之有力”，定下來的事情要一抓到底，做到事事有著落，件件有回音。三要協(xié)調(diào)溝通。協(xié)調(diào)溝通是政府秘書工作的一項重要內(nèi)容。政府秘書工作要根據(jù)對上、對下、對內(nèi)、對外的不同對象，把握協(xié)調(diào)方法和藝術，既舉重若輕，把復雜問題簡單化，又舉輕若重，凡事一絲不茍。
要把政府中心工作與群眾利益緊密結合起來，把堅持原則的堅定性與策略方法的靈活性統(tǒng)一起來，既要上情下達，將領導的意圖和政府的決策部署傳達貫徹下去，又要下情上達，將當前社會的熱點、難點和群眾反映的焦點問題，客觀真實地反映給上級政府領導，供領導修正完善決策時參考。綜合處理得當，就會游刃有余地化解矛盾，消除對抗，形成合力，確保政府日常工作高效有序運轉(zhuǎn)。
四轉(zhuǎn)變作風，樹立形象
政府秘書在領導身邊工作，身份特殊，一言一行直接影響著領導和政府機關形象。加強作風轉(zhuǎn)變，是政府秘書工作一項緊迫而又持久的重要任務，是推動服務型政府建設的重要舉措。良好作風體現(xiàn)在“嚴、細、深、實、快”上，要“嚴”字當頭，嚴守各項紀律?！凹殹鄙献?a href='http://www.rzpgrj.com/yu/wenzhang/' target='_blank'>文章，辦文、辦會、辦事要細心，一字、一點、一環(huán)節(jié)不忽視?！吧睢碧幭鹿Ψ?，要深入基層、群眾，鉆進去、深入下去?！皩崱碧幝淠_，摸實情、說實話、辦實事、求實效?！翱臁瘪R加鞭，高速度、高質(zhì)量、快節(jié)奏。當前，政府秘書要以“兩轉(zhuǎn)兩提”活動為契機，積極促進秘書工作和政府各項工作上臺階。一要求真務實。堅持一切從實際出發(fā)，實事求是，尊重客觀規(guī)律，深入調(diào)查研究，真正了解和把握事物的原本和是非曲直，要把工作落到“實”處，往實里做，力戒形式主義和浮躁作風，不做表面文章。二要高效快捷。
無論是領導交辦的，還是群眾托付的，都要始終保持銳意進取、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，以創(chuàng)業(yè)的精神、創(chuàng)優(yōu)的態(tài)度深入基層，深入群眾，又好又快地完成各項工作。既要雷厲風行，加快進度，又要優(yōu)質(zhì)高效，創(chuàng)一流佳績。三要吃苦耐勞。政府秘書工作既辛苦又勞累，既清貧又得守本分。當前，金融危機尚未見底，中原崛起正在發(fā)力，政府秘書一定要發(fā)揮模范帶頭作用，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，不怕吃苦，甘于耐勞，守得住清貧，耐得住寂寞，抵得住誘惑，愛崗敬業(yè)，無私奉獻，干一行，愛一行，專一行。四要謙虛謹慎。熱情服務，謙虛謹慎，是秘書人員必備的工作作風和良好美德。既要為領導服務，又要為群眾服務，既要熱情謙虛，不盛氣凌人，又要謹慎檢點，不追求名利，做到榮譽面前不動心，功勞面前不爭搶，利益面前不伸手，進退面前平常心。五要廉潔自律。
政府秘書人員掌握很多重要信息資源，必須堅持按原則辦事，自覺加強黨性修養(yǎng)，嚴格遵守各項紀律，不以自己的崗位便利謀取私利或特殊照顧，不給領導添亂，不給領導抹黑，不徇私舞弊，更不準假借領導名義辦私事，打著領導旗號謀私利。要自覺抵制各種誘惑，時常自重自省，時刻警鐘長鳴，堅決杜絕各種腐敗現(xiàn)象滋生。認認真真做事，堂堂正正做人。
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