作為一名秘書人員，應(yīng)該涉獵廣泛，了解各方面的知識，這樣在日常工作中才能得新應(yīng)手。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)基礎(chǔ)知識說明，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!

　　秘書與上級之間交談技巧

　　一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，并且自卑感強(qiáng);相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現(xiàn)得比較自如、自信，甚至比較放肆。

　　比如，有的人在自己的上級面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠。

　　因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。

　　平等的態(tài)度，除說話本身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調(diào)、表情、動作等體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個人的習(xí)慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關(guān)系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要重視開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。

　　上級同下級說話時，不宜作否定的表態(tài)：“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

　　在必要發(fā)表評論時，應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點個頭，搖個頭都會被人看作是上級的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態(tài)或過于絕對的評價都容易失誤。

　　例如一位下級匯報某改革試驗的情況，作為領(lǐng)導(dǎo)，只宜提一些問題，或作一些一般性的鼓勵：“這種試驗很好，可以多請一些人發(fā)表意見?！薄澳銈儗碛辛私Y(jié)果，希望及時告訴我們?！边@種評論不涉及具體問題，留有余地。

　　如上級認(rèn)為下級的匯報中有什么不妥，表達(dá)更要謹(jǐn)慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞：“這個問題能不能有別的看法，例如……”“不過，這是我個人的意見，你們可以參考?！薄敖ㄗh你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發(fā)?”這些話，起了一種啟發(fā)作用，主動權(quán)仍在下級手中，對方容易接受。

　　下級對上級說話，則要避免采用過分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。

　　下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽?/p>

　　跟上級說話，要尊重，要慎重，但不能一味附和?！疤мI子”、“吹喇叭”等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。

　　在保持獨立人格的前提下，你應(yīng)采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場合，你也不必害怕表示自己的不同觀點， 只要你從工作出發(fā)，擺事實，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。

　　還應(yīng)該了解上級的個性。上級固然是領(lǐng)導(dǎo)，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的語言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆，有些領(lǐng)導(dǎo)則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認(rèn)為這是“迎合”，這正是運用心理學(xué)的一種學(xué)問。此外，與上級談話還要選擇有利時機(jī)。

　　上級一天到晚要考慮的問題很多。所以，假若是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。你應(yīng)該根據(jù)自己的問題重要與否，去選擇適當(dāng)時機(jī)反映。

　　文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)知識

　　一、基礎(chǔ)知識

　　秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個方面的知識。

　　1.科學(xué)文化知識

　　基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

　　2.馬列主義理論知識

　　哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、有實踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

　　3.政策法規(guī)知識

　　這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

　　二、專業(yè)知識

　　專業(yè)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。

　　1.理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思想。

　　分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務(wù)的理論。

　　2.業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

　　3.行業(yè)知識，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。

　　三、相關(guān)知識

　　秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

　　1.新的學(xué)科知識，社會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

　　2.管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。

　　3.社會交往知識，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

　　4.心理學(xué)知識。

　　四、社會知識

　　國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。

　　文秘專業(yè)內(nèi)容：

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?？梢赃@么說，文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。

　　美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力?！?/p>

　　與此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進(jìn)步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認(rèn)識是符合辯證法的。

　　我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。

　　我們也應(yīng)認(rèn)識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。

　　天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。

　　文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

　　文秘必須掌握的電腦技巧

　　一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、進(jìn)行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

　　3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。

　　選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認(rèn)即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。

　　要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：

　　選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：

　　正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo)題——二號小標(biāo)宋字體，居中顯示;主送機(jī)關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

　　正文——三號仿宋字體;

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!

　　文秘公文寫作“五步”法

　　第一步，搜集資料

　　方法是“看兩篇寫一篇”

　　寫作之前，可以先找兩篇文章。第一篇，要找以往領(lǐng)導(dǎo)同志在類似教育實踐活動中的總結(jié)講話。因為每種類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇文章，解決的是“形似”的問題，就是文章結(jié)構(gòu)、語言風(fēng)格要像。第二篇，要找上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者同級其他機(jī)關(guān)群眾路線教育實踐活動總結(jié)大會上的講話。因為每種內(nèi)容的講話，在一定時期內(nèi)，都有著相對固定的內(nèi)容要求，這篇文章，解決的是“神似”的問題，就是文章最基本的內(nèi)容、方向要準(zhǔn)。找出這“兩篇文章”，通過學(xué)習(xí)和模仿，之后寫出來的文章，最起碼在結(jié)構(gòu)上、內(nèi)容上不會出現(xiàn)大的偏差。

　　第二步，琢磨內(nèi)容

　　方法是“換位思考”

　　替領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，當(dāng)然要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題，學(xué)會“換位思考”是最基本的方法。那么，可以從哪些角度換位思考呢?概括起來，可以有以下五個:

　　第一，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么?就是在這次總結(jié)大會上領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容、要求等。

　　第二，文件起草的部門希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?就是有關(guān)部門對于這項工作的考慮，希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號。

　　第三，聽眾希望聽到什么?講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等，應(yīng)該將聽眾的需求反映在領(lǐng)導(dǎo)講話之中。

　　第四，領(lǐng)導(dǎo)同志本人希望講什么?每位領(lǐng)導(dǎo)同志講話都有一貫的思路、風(fēng)格，每位領(lǐng)導(dǎo)同志都有近期關(guān)注的重點、強(qiáng)調(diào)的要點等。

　　第五，上級希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?每項工作都應(yīng)該按照上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開展，科學(xué)地傳遞上級的要求也是講話的題中應(yīng)有之義。

　　有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了?不一定，最起碼還可以“更上一層樓”，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題——在這樣的場合，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么?這并不是簡單的回歸，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考。通過多個角度的思考，我們就會對文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。

　　第三步，擬定提綱

　　方法是“閉上眼睛”

　　講話開寫之前，要起草提綱。起草提綱要在掌握基本素材、充分思考的基礎(chǔ)上，合上參考文章，合上各類材料，越過紙面看實質(zhì)，閉上眼睛想清楚，合上書本寫提綱。要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。

　　第四步，起草文章

　　方法是“一氣呵成”

　　長期用電腦寫作，很多人往往養(yǎng)成“先寫容易的”和“復(fù)制粘貼”的習(xí)慣。好的講話稿應(yīng)做到文氣貫通，如果先寫材料豐富的、容易的、想清楚的，會使文章看上去是“拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。這是公文寫作的大忌。因此，在公文寫作的培養(yǎng)階段，就要形成一個良好的寫作習(xí)慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到尾寫下來、順下來。

　　第五步，反復(fù)修改

　　方法是“逼著自己改”

　　好文不厭百回改。剛學(xué)習(xí)公文寫作的同志在寫完初稿后，往往會感覺“不知道改什么”“不知道怎么改”“不會改”“改不動”，這是很正常的。這時候，就需要對自己“狠一點”，進(jìn)行自我否定、自我提升，要強(qiáng)迫自己多換角度、加深思考、提高站位，對已有的文稿反復(fù)琢磨，反復(fù)修改，有時甚至還要推倒重來。要相信，“山重水復(fù)疑無路，柳暗花明又一村”，一篇文章每突破一次“改不動”的困境，就會上升一個水平，自己的寫作能力也會提高一個層次。

　　經(jīng)過這樣五個步驟，就形成了一個相對完整的寫作流程，寫出的講話初稿就可能達(dá)到基本的要求。但是，從提高自身公文寫作的水平來看，還需再做好兩項工作:

　　第一，整理學(xué)習(xí)，方法是“對照花臉稿”。提交初稿之后，領(lǐng)導(dǎo)往往會對文稿提出修改要求，有的時候還會有顛覆性意見，這是提升自己公文寫作水平最好的教材、最好的機(jī)會。我們應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)改動的部分和自己起草的內(nèi)容進(jìn)行比照，細(xì)致揣摩，認(rèn)識到“應(yīng)該這么寫”的道理和 “不應(yīng)該那么寫”的原因。每對照一次，就相當(dāng)于和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了一次間接的思想交流。當(dāng)文章最后成稿后，還應(yīng)該對一稿、二稿、三稿甚至更多的修改過程進(jìn)行重溫，這樣常常會有新的啟發(fā)，也會逐步找到寫公文的竅門。有的同志將領(lǐng)導(dǎo)改過的花臉稿整理起來，形成個人的“錯題本”，就是一個很好的辦法。

　　第二，豐富完善，方法是“傷其十指，不如斷其一指”。寫上一百篇文章，不如寫好一篇文章。要提升公文寫作水平，聚焦目標(biāo)、集中火力是一個很好的辦法。同樣以領(lǐng)導(dǎo)同志在群眾路線教育實踐活動機(jī)關(guān)總結(jié)大會上的講話為例，可以嘗試把這篇講話改造成大會報告、會議紀(jì)要、學(xué)習(xí)通知、新聞通稿、評論員文章、社論文章、專欄文章、發(fā)言摘要等各類形式，雖然基本內(nèi)容一致，但不同形式對文章的要求是不同的，把一篇文章拆開了揉碎了，重新排列組合，反復(fù)咀嚼琢磨，就會對各種類型的文體有基本把握，也會大大加深對領(lǐng)導(dǎo)講話的理解。

　　提升公文寫作水平是一個需要長期學(xué)習(xí)、思考和實踐的過程，不可能一蹴而就。所謂的“五步”寫作法，只是為初學(xué)者提供一個最基本的思路和方法，如果希望真正地提升公文寫作水平，恐怕還需要勤學(xué)苦練，孜孜以求，在工作之外多讀、多問、多思、多背、多寫，下苦功夫、深功夫、真功夫。這“五多”比前面的“五步”寫作法，要重要得多。

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