文秘基礎(chǔ)知識(shí)5篇【精選】

想必大家對(duì)文秘很陌生吧！那么當(dāng)你想要了解文秘知識(shí)的時(shí)候會(huì)怎么辦呢？讓我們一起來(lái)介紹一下吧！今天小編在這給大家整理了一些文秘基礎(chǔ)知識(shí)，就讓我們一起來(lái)看看吧！

文秘基礎(chǔ)知識(shí)通用篇1

一個(gè)稱職秘書(shū)，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本，也是實(shí)現(xiàn)其它能力基礎(chǔ)。可以這么說(shuō)，文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員基本功，是“看家”本領(lǐng)。

不管干什么事情，必須有正確態(tài)度和濃厚興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國(guó)著名未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件最重要事情應(yīng)該記住，而其中一件就是：在這個(gè)文字密集社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)讀寫(xiě)技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力?！迸c此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈責(zé)任感和濃厚興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢？我們回答是肯定。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法。我們所學(xué)文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧理論。

要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)大作家，他作品，全部就說(shuō)明著應(yīng)該怎樣寫(xiě)。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。

寫(xiě)作是一種技能，技能提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)修改。多修改自己文章也是提高文秘寫(xiě)作能力一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體收獲。作為稱職秘書(shū)人員，要有高度責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章良好良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。

選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式短線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”；垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字距離；簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字距離。 注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入地方，單擊“插入”按鈕即可。

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（__.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文排版。 要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應(yīng)模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

標(biāo) 題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示； 主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式；

正 文——三號(hào)仿宋字體；

成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字距離，“○”和六角符號(hào)輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞相互位置調(diào)整好。

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無(wú)填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周圍8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊！

文秘基礎(chǔ)知識(shí)通用篇2

（一）、基本素質(zhì)

1、 身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。

2、 心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。

3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的.節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián)；明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因問(wèn)題露餡，進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！

（二）、業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、 理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。

3、 辦事能力：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。

（三）、文化素質(zhì)

1、 社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫(xiě)詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之： 塞北一天一地一圣人。 語(yǔ)出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。

2、 自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門(mén)，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。

3、 外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。

此外，學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開(kāi)車，琴棋書(shū)畫(huà)等，也是很有好處的。 俗話說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。

但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

文秘基礎(chǔ)知識(shí)通用篇3

現(xiàn)代文員（辦公室） 試題

一、單項(xiàng)選擇（每小題2分，共20分）

1、社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般()

A、以右為次B、以右為尊C、 以后為次D、以左為尊

2、辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？() A、有共同利益的話題B、夸耀自己的話題 C、保密的話題D、應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

3、郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素()

A、時(shí)間B、便利C、經(jīng)濟(jì)D、愛(ài)好

4、文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中() A、加入自己的主觀意見(jiàn)B、不記錄議題

C、 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D、對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

5、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？() A、按收件人姓名分揀B、按收件部門(mén)名稱分揀 C、 按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D、按郵件重要性分揀

6、傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？()

A、一般的圖紙B、機(jī)密文件C、 很長(zhǎng)的文件D、感謝信

7、以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)() A、 訂購(gòu)B、制造C、 分配D、儲(chǔ)備

8、小張今年15周歲，根據(jù)《刑法》規(guī)定，他對(duì)下列哪種行為不負(fù)刑事責(zé)任？ A、搶劫B、故意傷害致人輕傷C、放火D、販賣毒品

9、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議() A、口字型B、教室型C、 圓桌型D、U字型

10、以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷、如問(wèn)函與復(fù)函等用() A、 通訊者特征立卷B、按地區(qū)特征立卷 C、 按文種特征立卷D、按文種特征立卷

二、判斷題（每小題2分，共20分）

1、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

2、通知一般由 標(biāo)題 、主送單位、 正文、落款四部分組成。()

3、文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。()

4、文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（ ) 5、5S指的是： 整理、 整頓、 清掃、安全、素養(yǎng)。(）

6、文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。()

7、男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。()

8、英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。()

9、如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。()

10、介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員，若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()

三、筒答題（10分）

1、公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。

四、設(shè)計(jì)題（10分）

1、小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做？

五、案例分析（每小題20分，共40分）

1、新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下： 來(lái)電者；“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。”

來(lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！?/p>

采電者；“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是?！?/p>

來(lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢(qián)—打？” 陳小姐：“1.8美元、” 來(lái)電者：“1.6美元一打行不行？?

陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。

上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1、4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1、6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1、8，就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！?/p>

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些 錯(cuò)？

2、文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深、孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

現(xiàn)代文員（辦公室） 試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

一、單項(xiàng)選擇

1、B2、A3、D4、C5、C6、A7、B8、B9、C10、A

二、判斷

1、√

2、√

3、X

4、X

5、X6、√

7、X

8、X

9、X

10、√

三、簡(jiǎn)答題

1、公文的完全格式包括哪兒項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。 （1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(1分） （2)密級(jí)、緊急程度。(1分） （3)簽發(fā)人姓名。(1分） （4)公文標(biāo)題。(1分） （5)主送機(jī)關(guān)、(1分）（6)正文、附件。(1分）

（7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(1分） （8)注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。(1分） （9)主題詞。(1分）

（10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明、(1分）

四、設(shè)計(jì)題

1、（題略）

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，（2分） 新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：（2分）

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門(mén)別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里，（2分）

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，（2分）

墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層、（2分）

五、案例分析題（兩題中任選一題，20分。若兩題都做了，取前面一題計(jì)分）

1、（題略）

（1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）；(3分） （2)該記的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）；(3分）

（3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào)）；(3分）

（4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；(3分）

（5)不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地），(3分）

（6)電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門(mén)，(3分） （7)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。(2分）

2、（題略）

（1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示，(5分）

（2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地：(3分）

（3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦，(4分）

（4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行，(4分）

（5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。(4分）

文秘基礎(chǔ)知識(shí)通用篇4

文秘專業(yè)主要學(xué)習(xí)文書(shū)基礎(chǔ)、辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)、法律與法規(guī)、企業(yè)管理基礎(chǔ)、接待工作、檔案工作、文書(shū)擬寫(xiě)與處理、會(huì)議組織與商務(wù)活動(dòng)，信息工作、辦公室日常事務(wù)管理以及協(xié)調(diào)工作。

文秘專業(yè)知識(shí)有些什么內(nèi)容？

文秘專業(yè)培養(yǎng)德、智、體、美、勞全面發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化建設(shè)需要具有系統(tǒng)、扎實(shí)的文秘知識(shí)和技能的中高級(jí)復(fù)合型人才。

實(shí)踐環(huán)節(jié)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作、禮儀與形象設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)寫(xiě)作、新聞寫(xiě)作等實(shí)習(xí)、畢業(yè)社會(huì)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、社會(huì)調(diào)查、校外實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文和秘書(shū)綜合實(shí)訓(xùn)。

就業(yè)方向

文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后，可以參加公務(wù)員考試，充實(shí)到各級(jí)政府機(jī)關(guān)；也可以加入到企業(yè)、行政事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)管理部門(mén)，從事文秘寫(xiě)作、辦公室管理和公關(guān)策劃、設(shè)計(jì)、組織，人力資源管理等工作。

辦公應(yīng)用

微軟Office辦公軟件、文字處理軟件Word20__、數(shù)據(jù)處理軟件Excel20__、文稿演示軟件PowerPoint20__、網(wǎng)頁(yè)制作軟件FrontPage20__，各類安全防護(hù)軟件和壓縮工具軟件WinZip9.1等常用軟件。熟練使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、DV等常用辦公用具及其簡(jiǎn)單維護(hù)。

文秘專業(yè)核心課程介紹

一、《公共關(guān)系》

《公共關(guān)系》是商務(wù)秘書(shū)專業(yè)的一門(mén)必修課，是一門(mén)綜合性的、應(yīng)用型的、交叉性和邊緣性的獨(dú)立學(xué)科，學(xué)科以建立社會(huì)組織與社會(huì)公眾 之間良好的溝通關(guān)系，在社會(huì)公眾心目中樹(shù)立本組織的良好形象為主線貫穿始終。

二、《會(huì)計(jì)學(xué)基礎(chǔ)》

本課程是商務(wù)秘書(shū)專業(yè)必修的一門(mén)基礎(chǔ)課程。通過(guò)講授和輔導(dǎo)兩個(gè)環(huán)節(jié)，要求學(xué)生掌握會(huì)計(jì)學(xué)的一些基本理論、基本方法和基本操作技能 ，以及會(huì)將理論和方法適用于工商部門(mén)、分析處理具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為經(jīng)濟(jì)管理提供經(jīng)濟(jì)信息。這樣有助于培養(yǎng)學(xué)生的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題 的能力。

三、《市場(chǎng)營(yíng)銷與談判》

《市場(chǎng)營(yíng)銷與談判》是適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，于本世紀(jì)初發(fā)源于美國(guó)的一門(mén)應(yīng)用科學(xué)。它是管理類專業(yè)的一門(mén)專業(yè)必修課。通過(guò)學(xué)習(xí)，使學(xué)生掌握市場(chǎng)營(yíng)銷的基本概念、基本方法以及策略技巧，并能根據(jù)工商企業(yè)的實(shí)際環(huán)境和條件加以運(yùn)用，不斷創(chuàng)新，提高企業(yè)的市場(chǎng) 營(yíng)銷能力，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

四、《秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》

《秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》是商務(wù)秘書(shū)專業(yè)的一門(mén)必修課，講授秘書(shū)學(xué)科的歷史沿革、工作原理以及實(shí)際操作中的一些方式，通過(guò)本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生建立對(duì)秘書(shū)學(xué)科以及秘書(shū)職業(yè)的基本印象。掌握有關(guān)秘書(shū)工作的有關(guān)基本理論常識(shí)和秘書(shū)實(shí)際工作中應(yīng)具備的各種技能。使學(xué)生了 解秘書(shū)活動(dòng)是什么，更要理解為什么要這么做。

五、《文書(shū)檔案學(xué)》

《文書(shū)檔案學(xué)》是商務(wù)秘書(shū)專業(yè)的一門(mén)必修課，實(shí)踐性較強(qiáng)，主要講授現(xiàn)代文書(shū)檔案學(xué)工作基本理論，公文處理的程序與方法，文書(shū)閱卷 與歸檔，檔案的收集、整理、鑒定與利用以及電子文件的管理等等。學(xué)習(xí)這門(mén)課是作好商務(wù)管理文書(shū)工作的基礎(chǔ)。

六、《應(yīng)用文寫(xiě)作》

本課程主要講授適合商務(wù)秘書(shū)專業(yè)學(xué)生從事秘書(shū)工作等方面需要的秘書(shū)寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)、常用文體的寫(xiě)作方法，同時(shí)注重理論聯(lián)系實(shí)際，培 養(yǎng)提高學(xué)生的秘書(shū)寫(xiě)作能力。其理論性適度，適用面廣，可操作性強(qiáng)。學(xué)生通過(guò)對(duì)本課程的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，能夠掌握各種常用文體的寫(xiě)作方法 ，提高寫(xiě)作能力，熟悉各種文體的規(guī)范體式，從而比較熟練地寫(xiě)出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范、語(yǔ)言流暢、文風(fēng)端正的實(shí)用 文章。

七、《言語(yǔ)交際》

本課程的內(nèi)容包括口語(yǔ)訓(xùn)練、表達(dá)訓(xùn)練、讀誦訓(xùn)練、思路訓(xùn)練、聽(tīng)力訓(xùn)練、應(yīng)變訓(xùn)練、體態(tài)語(yǔ)訓(xùn)練、演講訓(xùn)練、辯論訓(xùn)練、談判訓(xùn)練等基 本表達(dá)技能的訓(xùn)練。

八、《企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理》

《企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理》是一門(mén)研究工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的客觀規(guī)律性的科學(xué)，它側(cè)重于研究解決使企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、企業(yè)內(nèi)部條件和外部環(huán)境 三者之間達(dá)成動(dòng)態(tài)平衡的問(wèn)題，從而使企業(yè)獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。其主要內(nèi)容有：經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、市場(chǎng)調(diào)查與預(yù)測(cè)、經(jīng)營(yíng)決策與計(jì)劃、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)與 技術(shù)發(fā)展、營(yíng)銷管理、財(cái)務(wù)管理等。

九、《英語(yǔ)實(shí)用文函》

《英語(yǔ)實(shí)用文函》是商務(wù)秘書(shū)專業(yè)的一門(mén)主干課程，主要講授涉外秘書(shū)工作所需要的各種英文函電的處理，以及有關(guān)涉外秘書(shū)工作的職責(zé) 范圍和操作規(guī)范，使學(xué)生掌握涉外秘書(shū)工作應(yīng)具備的文字處理能力。

十、《國(guó)際貿(mào)易與實(shí)務(wù)》

國(guó)際貿(mào)易是涉外秘書(shū)專業(yè)的一門(mén)主干課程，是一門(mén)具有涉外活動(dòng)特點(diǎn)的實(shí)踐性很強(qiáng)的綜合性應(yīng)用科學(xué)，隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的進(jìn)一步深入發(fā) 展，我們將會(huì)面對(duì)更多更復(fù)雜的國(guó)際貿(mào)易關(guān)系，尤其中國(guó)即將進(jìn)入WTO，迫切需要掌握國(guó)際運(yùn)行的貿(mào)易規(guī)則的應(yīng)用人才。課程主要講授國(guó)際貿(mào) 易理論與政策，區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化、國(guó)際貿(mào)易組織、國(guó)際貿(mào)易慣例、國(guó)際貨物買(mǎi)賣合同條款、合同的訂立與履行、常見(jiàn)的國(guó)際貿(mào)易方式。

文秘基礎(chǔ)知識(shí)通用篇5

(一)含義、功用和性質(zhì)

“公告”是“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”的公文文體。

“通告”，是“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”的公文文體。

本類兩種，被稱為發(fā)布性公文或知照性文告，中心是曉喻告語(yǔ)，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規(guī)定、要求發(fā)布出去，或者說(shuō)是告知、關(guān)照到有關(guān)方面。由于告白的對(duì)象范圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。

(二)二者之分工

“公告”，發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別更高(多為省、部以上機(jī)關(guān))，宣布的事件更重大;或告知的范圍更廣，有時(shí)包含國(guó)外;發(fā)布的方式一般不張貼，而足通過(guò)通訊社、電臺(tái)、報(bào)刊。

“通告”，使用機(jī)關(guān)范圍最大，各種機(jī)關(guān)單位都可發(fā)布;內(nèi)容有時(shí)具有專門(mén)性(如銀行、交通方面的)，而事項(xiàng)則更一般化;發(fā)布方式多種式樣，可張貼，也可在報(bào)刊、電臺(tái)發(fā)布。報(bào)紙發(fā)布可省略日期，因報(bào)紙有日期。

(三)格式和寫(xiě)法

1.標(biāo)題。一般由三部分組成：“公告”標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，有時(shí)只標(biāo)文種即可：標(biāo)題如無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款?！巴ǜ妗睒?biāo)題一般要標(biāo)出單位或事由。

2.正文。包括開(kāi)頭的原由，講原因目的;主體的事項(xiàng)，即告白的內(nèi)容，可以分條款寫(xiě)下：最后是結(jié)尾，寫(xiě)實(shí)施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡(jiǎn)捷地提出對(duì)人民的希望，對(duì)違背者的警告等，然后再寫(xiě)、或結(jié)尾只寫(xiě)結(jié)束用語(yǔ)，如“特此公告”等。

3.文尾。包括署名和日期。以機(jī)關(guān)名義發(fā)布，標(biāo)題如已有機(jī)關(guān)名，就不必署了。