文秘的工作都是做些什么的呢？你是否有了解過的呢？如果沒有的話就讓我們一起來學習學習吧！今天小編在這給大家整理了一些綜合文秘基礎知識，就讓我們一起來看看吧！

綜合文秘基礎知識篇1

秘書工作任務主要有以下7個方面:

調查研究是領導者解情況、進行決策基礎,而領導調查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實最新全面信息,及時提供給領導。

文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面,收到文件要分輕重緩急交給領導批閱處理,發(fā)文要在領導指示下按程序認真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告起草,所以秘書對文書寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時分類歸檔。

秘書應該按照領導要求和會議主題、風格等進行會議準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同籌辦要求。

秘書應負責來賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位良好形象。

如果一個單位沒有專門檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理科學方法和原則進行檔案采集、整理、保管和提取。

工作包括接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領導授權下可以作適當處理,對自己處理不好或不在自己權限范圍內(nèi)問題,要及時向領導匯報。

如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書來處理。

【（一）秘書的職業(yè)特征】

服務的直接性和穩(wěn)定性。

知識化和專業(yè)化。

年輕化和女性化。

【（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。

工作性質

【（一）秘書的根本性質——輔助性】

1、輔助性是秘書部門天生的屬性。

2、輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求。

3、輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的。

【（二）秘書工作的特征】

1、中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2、直接性

秘書工作的'直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。

3、全面性

是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上。

是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上。

4、服務性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

5、被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。

6、潛隱性

秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：

活動名義的假借性。

活動過程的幕后性。

勞動成果的潛在性。

7、機密性

對重要信息進行保密。

綜合文秘基礎知識篇2

一、基礎知識

秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

1. 科學文化知識

基礎知識的基礎，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質的東西。

2. 馬列主義理論知識   哲學、政治經(jīng)濟學、黨的建設、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養(yǎng)。

3. 政策法規(guī)知識   這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

二、專業(yè)知識

是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領域的知識結構的方面。

1 理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，   也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。 分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。

2 業(yè)務知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

3 行業(yè)知識，秘書工作者所在機關的行業(yè)的基本知識。

三 、相關知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

1 新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內(nèi)容，包括行為科學、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

2 管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。

3 社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

4 心理學知識。

四 、社會知識

國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。   國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風等 。

文秘專業(yè)內(nèi)容：

一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協(xié)調能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎?？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學好文秘寫作。

不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養(yǎng)學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。

寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

綜合文秘基礎知識篇3

秘書與上級之間交談技巧

一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹，并且自卑感強;相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現(xiàn)得比較自如、自信，甚至比較放肆。

比如，有的人在自己的上級面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權威就顯得十分馴服和虔誠。

因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。

平等的態(tài)度，除說話本身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調、表情、動作等體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個人的習慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要重視開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。

上級同下級說話時，不宜作否定的表態(tài)：“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

在必要發(fā)表評論時，應當善于掌握分寸。點個頭，搖個頭都會被人看作是上級的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態(tài)或過于絕對的評價都容易失誤。

例如一位下級匯報某改革試驗的情況，作為領導，只宜提一些問題，或作一些一般性的鼓勵：“這種試驗很好，可以多請一些人發(fā)表意見?！薄澳銈儗碛辛私Y果，希望及時告訴我們?！边@種評論不涉及具體問題，留有余地。

如上級認為下級的匯報中有什么不妥，表達更要謹慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞：“這個問題能不能有別的看法，例如……”“不過，這是我個人的意見，你們可以參考?！薄敖ㄗh你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發(fā)?”這些話，起了一種啟發(fā)作用，主動權仍在下級手中，對方容易接受。

下級對上級說話，則要避免采用過分膽小、拘謹、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。

下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至會影響你的工作和前途。

跟上級說話，要尊重，要慎重，但不能一味附和?！疤мI子”、“吹喇叭”等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。

在保持獨立人格的前提下，你應采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場合，你也不必害怕表示自己的不同觀點， 只要你從工作出發(fā)，擺事實，講道理，領導一般是予以考慮的。

還應該了解上級的個性。上級固然是領導，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的語言習慣等。如有些領導性格爽快、干脆，有些領導則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認為這是“迎合”，這正是運用心理學的一種學問。此外，與上級談話還要選擇有利時機。

上級一天到晚要考慮的問題很多。所以，假若是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。你應該根據(jù)自己的問題重要與否，去選擇適當時機反映。

文秘必備基礎專業(yè)知識

一、基礎知識

秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

1.科學文化知識

基礎知識的基礎，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質的東西。

2.馬列主義理論知識

哲學、政治經(jīng)濟學、黨的建設、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)知識

這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

二、專業(yè)知識

專業(yè)知識是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領域的知識結構的方面。

1.理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。

分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。

2.業(yè)務知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

3.行業(yè)知識，秘書工作者所在機關的行業(yè)的基本知識。

三、相關知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

1.新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內(nèi)容，包括行為科學、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

2.管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。

3.社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

4.心理學知識。

四、社會知識

國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風等。

文秘專業(yè)內(nèi)容：

一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協(xié)調能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎?？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學好文秘寫作。

不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。

美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力?！?/p>

與此同時，我們還要培養(yǎng)學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。

寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。

我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。

我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。

天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。

文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

文秘必須掌握的電腦技巧

一、紅頭文件的制作及標準

1、進行頁面設置

選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設置成“28”個字符;“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。

3、發(fā)文機關標識制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況調節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”;“虛實”設置為“實線”;“粗線”設置為“2.25磅”。

選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm”——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調節(jié)。單擊確定。

5、文號制作

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(__.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。

要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

二、公文正文排版

1.依據(jù)模板建立新公文：

選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

2.制作公文正文內(nèi)容：

正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

標題——二號小標宋字體，居中顯示;主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

正文——三號仿宋字體;

成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術字，選擇環(huán)形藝術字，輸入內(nèi)容后設置字體、字號，然后用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。并把藝術字設置成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)啊!

文秘公文寫作“五步”法

第一步，搜集資料

方法是“看兩篇寫一篇”

寫作之前，可以先找兩篇文章。第一篇，要找以往領導同志在類似教育實踐活動中的總結講話。因為每種類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇文章，解決的是“形似”的問題，就是文章結構、語言風格要像。第二篇，要找上級領導機關或者同級其他機關群眾路線教育實踐活動總結大會上的講話。因為每種內(nèi)容的講話，在一定時期內(nèi)，都有著相對固定的內(nèi)容要求，這篇文章，解決的是“神似”的問題，就是文章最基本的內(nèi)容、方向要準。找出這“兩篇文章”，通過學習和模仿，之后寫出來的文章，最起碼在結構上、內(nèi)容上不會出現(xiàn)大的偏差。

第二步，琢磨內(nèi)容

方法是“換位思考”

替領導起草講話稿，當然要站在領導的角度去思考問題，學會“換位思考”是最基本的方法。那么，可以從哪些角度換位思考呢?概括起來，可以有以下五個:

第一，領導同志應該講什么?就是在這次總結大會上領導應該強調的內(nèi)容、要求等。

第二，文件起草的部門希望領導同志講什么?就是有關部門對于這項工作的考慮，希望通過領導講話傳遞出的工作信號。

第三，聽眾希望聽到什么?講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等，應該將聽眾的需求反映在領導講話之中。

第四，領導同志本人希望講什么?每位領導同志講話都有一貫的思路、風格，每位領導同志都有近期關注的重點、強調的要點等。

第五，上級希望領導同志講什么?每項工作都應該按照上級領導機關的部署和要求開展，科學地傳遞上級的要求也是講話的題中應有之義。

有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了?不一定，最起碼還可以“更上一層樓”，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題——在這樣的場合，領導同志應該講什么?這并不是簡單的回歸，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考。通過多個角度的思考，我們就會對文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。

第三步，擬定提綱

方法是“閉上眼睛”

講話開寫之前，要起草提綱。起草提綱要在掌握基本素材、充分思考的基礎上，合上參考文章，合上各類材料，越過紙面看實質，閉上眼睛想清楚，合上書本寫提綱。要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。

第四步，起草文章

方法是“一氣呵成”

長期用電腦寫作，很多人往往養(yǎng)成“先寫容易的”和“復制粘貼”的習慣。好的講話稿應做到文氣貫通，如果先寫材料豐富的、容易的、想清楚的，會使文章看上去是“拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。這是公文寫作的大忌。因此，在公文寫作的培養(yǎng)階段，就要形成一個良好的寫作習慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到尾寫下來、順下來。

第五步，反復修改

方法是“逼著自己改”

好文不厭百回改。剛學習公文寫作的同志在寫完初稿后，往往會感覺“不知道改什么”“不知道怎么改”“不會改”“改不動”，這是很正常的。這時候，就需要對自己“狠一點”，進行自我否定、自我提升，要強迫自己多換角度、加深思考、提高站位，對已有的文稿反復琢磨，反復修改，有時甚至還要推倒重來。要相信，“山重水復疑無路，柳暗花明又一村”，一篇文章每突破一次“改不動”的困境，就會上升一個水平，自己的寫作能力也會提高一個層次。

經(jīng)過這樣五個步驟，就形成了一個相對完整的寫作流程，寫出的講話初稿就可能達到基本的要求。但是，從提高自身公文寫作的水平來看，還需再做好兩項工作:

第一，整理學習，方法是“對照花臉稿”。提交初稿之后，領導往往會對文稿提出修改要求，有的時候還會有顛覆性意見，這是提升自己公文寫作水平最好的教材、最好的機會。我們應該將領導改動的部分和自己起草的內(nèi)容進行比照，細致揣摩，認識到“應該這么寫”的道理和 “不應該那么寫”的原因。每對照一次，就相當于和領導進行了一次間接的思想交流。當文章最后成稿后，還應該對一稿、二稿、三稿甚至更多的修改過程進行重溫，這樣常常會有新的啟發(fā)，也會逐步找到寫公文的竅門。有的同志將領導改過的花臉稿整理起來，形成個人的“錯題本”，就是一個很好的辦法。

第二，豐富完善，方法是“傷其十指，不如斷其一指”。寫上一百篇文章，不如寫好一篇文章。要提升公文寫作水平，聚焦目標、集中火力是一個很好的辦法。同樣以領導同志在群眾路線教育實踐活動機關總結大會上的講話為例，可以嘗試把這篇講話改造成大會報告、會議紀要、學習通知、新聞通稿、評論員文章、社論文章、專欄文章、發(fā)言摘要等各類形式，雖然基本內(nèi)容一致，但不同形式對文章的要求是不同的，把一篇文章拆開了揉碎了，重新排列組合，反復咀嚼琢磨，就會對各種類型的文體有基本把握，也會大大加深對領導講話的理解。

提升公文寫作水平是一個需要長期學習、思考和實踐的過程，不可能一蹴而就。所謂的“五步”寫作法，只是為初學者提供一個最基本的思路和方法，如果希望真正地提升公文寫作水平，恐怕還需要勤學苦練，孜孜以求，在工作之外多讀、多問、多思、多背、多寫，下苦功夫、深功夫、真功夫。這“五多”比前面的“五步”寫作法，要重要得多。

綜合文秘基礎知識篇4

辦公室是公司運轉的一個重要樞紐部門，對公司內(nèi)外的許多工作進行協(xié)調、溝通，做到上情下達，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。每天除了本職工作外，還經(jīng)常有計劃之外的事情需要臨時處理，而且通常比較緊急，讓我不得不放心手頭的工作先去解決，因此這些臨時性的事務占用了很多工作時間，經(jīng)常是忙忙碌碌的一天下來，原本計劃要完成的卻沒有做。但手頭的工作也不能耽誤，今天欠了帳，明天還會有其他工作要去處理，因此，我經(jīng)常利用休息時間來進行"補課"，把一些文字工作帶回家去寫。

辦公室人手少，工作量大，特別是公司會務工作較多，這就需要部門員工團結協(xié)作。在這一年里，遇到各類活動和會議，我都積極配合做好會務工作，與部門同事心往一處想，勁往一處使，不會計較干得多，干得少，只希望把活動圓滿完成。

今年是公司的效益與服務年，而辦公室就是個服務性質的部門，我認真做好各項服務工作，以保障工作的正常開展。部門之間遇到其他同事來查閱文件或是調閱電子文檔，我都會及時辦妥;下屬機構遇到相關問題來咨詢或者要求幫助，我都會第一時間解答和解決。以一顆真誠的心去為大家服務。

①公文輪閱歸檔及時。文件的流轉、閱辦嚴格按照公司規(guī)章制度及ISO標準化流程要求，保證各類文件擬辦、傳閱的時效性，并及時將上級文件精神傳達至各基層機構，確保政令暢通。待文件閱辦完畢后，負責文件的歸檔、保管以及查閱。

②下發(fā)公文無差錯。做好分公司的發(fā)文工作，負責文件的套打、修改、附件掃描、紅文的分發(fā)、寄送，電子郵件的發(fā)送，同時協(xié)助各部門發(fā)文的核稿。公司發(fā)文量較大，有時一天有多個文件要下發(fā)，我都是仔細去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質量，一年來共下發(fā)紅文份。同時負責辦公室發(fā)文的擬稿，以及各類活動會議通知的擬寫。

③編寫辦公會議材料，整理會議記錄。每個月末對各部門月度計劃的執(zhí)行情況進行核對，催收各部門月度小結、計劃，并擬寫當月工作回顧，整理辦公會議材料匯編成冊，供總經(jīng)理室參考。辦公會議結束后，及時整理會議記錄，待總經(jīng)理修改后，送至各部門輪閱。

督辦是確保公司政令暢通的有效手段，今年以來，作為督辦小組的主要執(zhí)行人員，在修訂完善督辦工作規(guī)程，并以紅文的形式將督辦工作制度化后，通過口頭、書面等多種形式加大督辦工作力度。抓好公司領導交辦和批辦的事項、基層單位對上級公司精神貫徹執(zhí)行進度落實情況以及領導交辦的臨時性工作等，并定期向總經(jīng)理室反潰.

宣傳工作是公司樹立系統(tǒng)內(nèi)外社會形象的一個重要手段和窗口。今年在內(nèi)部宣傳方面，我主要是擬寫分公司簡報，做好內(nèi)部報刊的組稿工作，以及協(xié)助板報的編發(fā)，外部宣傳方面完成了分公司更名廣告、司慶祝賀廣告、元旦賀新年廣告的刊登，同時每月基本做到了有信息登報。

綜合文秘基礎知識篇5

秘書崗位是一個講責任心的崗位。各個部門的很多請示、工作報告都是經(jīng)由我手交給總經(jīng)理室的，而且有些還需要保密，這就需要我在工作中仔細、耐心。一年來，對于各部門、各機構報送總經(jīng)理室的各類文件都及時遞交，對總經(jīng)理室交辦的各類工作都及時辦妥，做到對總經(jīng)理室負責，對相關部門負責。因為這個崗位的特殊性，為了更好地

為領導服務，保證各項日常工作的開展，每天我基本上6點多鐘才下班。有時碰到臨時性的任務，需要加班加點，我都毫無怨言，認真完成工作。

一年來積極參與了司慶拓展訓練、員工家屬會、全省運動會、中秋爬山活動、比學習競賽活動等多項活動的策劃和組織工作，為公司企業(yè)文化建設，凝聚力工程出了一份力。

一年來，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但差距和不足還是存在的：比如工作總體思路不清晰，還處于事情來一樁處理一樁的簡單應付完成狀態(tài)，對自己的工作還不夠鉆，腦子動得不多，沒有想在前，做在先;工作熱情和主動性還不夠，有些事情領導交代過后，沒有積極主動地去投入太多的精力，辦事有些惰性，直到領導催了才開始動手，造成了工作上的被動。

新的一年有新的氣象，面對新的任務新的壓力，我也應該以新的面貌、更加積極主動的態(tài)度去迎接新的挑戰(zhàn)，在崗位上發(fā)揮更大的作用，取得更大的進步。