公文，實(shí)際上就是公務(wù)文件(或者稱公務(wù)文書)的簡(jiǎn)稱，是文件的一個(gè)主要門類。公文是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，為行使法定職權(quán)所制作的文件。下面介紹一下公文的概述及格式要素。歡迎參閱。

　　公文的概述

　　(一)公文的功能

　　1、公文用于傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策和各項(xiàng)指令，在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的作用，是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)政令統(tǒng)一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。

　　2、公文是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。通過公文，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策提供依據(jù)，同時(shí)，有利于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)生的問題及時(shí)進(jìn)行處理。

　　3、公文用于發(fā)布法規(guī)與規(guī)章，在國家行政管理與維護(hù)社會(huì)主義建設(shè)秩序方面發(fā)揮著規(guī)范作用。

　　4、公文是溝通機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強(qiáng)的精確性、權(quán)威性與憑證性。通過公文，機(jī)關(guān)之間能夠相互交通信息、商洽事務(wù)，在工作上取得協(xié)調(diào)與配合。

　　5、公文具有較強(qiáng)的政策性、理論性，在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺悟和提高認(rèn)識(shí)水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。

　　6、公文是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。它印證了公文作者的合法身份，記錄了各項(xiàng)管理活動(dòng)的性質(zhì)、狀態(tài)，因此，具有重要的憑證作用。

　　(二公文的主要類別

　　依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可從多角度對(duì)公文進(jìn)行類別劃分，而其中較有實(shí)用價(jià)值的有如下幾種：

　　1、根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域的不同，公文可分為通用公文與專用公文兩類。

　　(1)通用公文。指黨、政、軍機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中普遍形成和使用的公文。

　　(2)專用公文指在一定專業(yè)機(jī)關(guān)或?qū)ｉT的業(yè)務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域內(nèi)，因特殊需要而專門形成和使用的公文。

　　2、制發(fā)公文的機(jī)關(guān)根據(jù)公文傳遞方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三類。

　　(1)上行文。指向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的公文。

　　(2)下行文。指向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的公文。

　　(3)平行文。指向同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的同級(jí)機(jī)關(guān)以及向非同一組織系統(tǒng)和專業(yè)系統(tǒng)的不相隸屬的任何級(jí)別的機(jī)關(guān)發(fā)出的公文。

　　3、根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文等數(shù)類。

　　(1)規(guī)范性公文。指以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章、制度等。

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文。指由領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布法規(guī)、規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的公文。

　　(3)公布性公文。指內(nèi)容可直接向國內(nèi)或國內(nèi)外公開發(fā)布的公文。如通告、公告等。

　　(4)陳述呈請(qǐng)性公文。指向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)陳述情況，匯報(bào)工作，提出建議，請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的公文。如請(qǐng)示、報(bào)告等。

　　(5)商洽性公文。指無傳遞方向限制而內(nèi)容多為平等協(xié)商討論一般事項(xiàng)的函件等。

　　(6)證明性公文。指以對(duì)某組織或個(gè)人的身份、使命、資歷的介紹和對(duì)有關(guān)各方面就共同完成一個(gè)目標(biāo)而需要獲取和履行的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任的規(guī)定，以及對(duì)某些事件的證實(shí)為內(nèi)容，可作為專門憑據(jù)的公文。如介紹信、證明信等。

　　4、根據(jù)公文涉及秘密的程度，可分為對(duì)外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密公文等六類。

　　(1)對(duì)外公開的公文。指不涉及任何秘密可對(duì)國內(nèi)外公之于眾的公文。

　　(2)限國內(nèi)公開的公文。指雖不涉密但不宜或不必向國外公布而只需在國內(nèi)公開發(fā)布的公文。

　　(3)內(nèi)部使用的公文。指雖不涉密，但不宜或不必對(duì)社會(huì)公開，只限在本機(jī)關(guān)、組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)內(nèi)部使用的公文。

　　(4)秘密公文。指含有一般的秘密，泄露會(huì)使國家或團(tuán)體的安全和利益遭受損害的公文。

　　(5)機(jī)密公文。指含有重要的秘密，泄露會(huì)使國家或團(tuán)體的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。

　　(6)絕密公文。指含有最重要的秘密，泄露會(huì)使國家或團(tuán)體的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。

　　5、根據(jù)對(duì)公文處理時(shí)間方面的限制和要求，公文可分為：平件、急件、特急件三類。

　　(1)平件。指無特殊時(shí)間要求，按工作常規(guī)依次傳遞處理的公文。

　　(2)急件。指內(nèi)容較重要并緊急，需優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。

　　(3)特急件。指內(nèi)容重要并特殊緊急，需打破工作常規(guī)隨到隨優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。

　　6、在機(jī)關(guān)內(nèi)，根據(jù)來源可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

　　(1)收文。指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的公文。

　　(2)發(fā)文。指由本機(jī)關(guān)制成發(fā)往外部的或只供內(nèi)部使用的公文。

　　公文的格式要素一般包括：

　　(一)發(fā)文機(jī)關(guān)(版頭)

　　發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。同級(jí)政府、政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文，各級(jí)政府及其部門與同級(jí)、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

　　版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

　　1、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

　　2、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(huì)(函)”。

　　3、印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。

　　至于幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。

　　(二)公文份號(hào) 〖ht〗公文份號(hào)是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)，位于版頭左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號(hào)。

　　(三)秘密等級(jí) 〖ht〗公文的秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種，由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定等確定，標(biāo)注在版頭左上角“公文份號(hào)”之下。其具體標(biāo)識(shí)為“★”，“★”前標(biāo)密級(jí)，后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的，絕密、機(jī)密、秘密分別可按30年、20年、10年認(rèn)定。

　　(四)緊急程度

　　緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級(jí)”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

　　(五)發(fā)文字號(hào) 〖ht〗發(fā)文字號(hào)是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號(hào)，簡(jiǎn)稱文號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號(hào)括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號(hào)文件，發(fā)文字號(hào)為“國發(fā)〔1998〕12號(hào)”。發(fā)文字號(hào)位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

　　(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號(hào)的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對(duì)稱，發(fā)文字號(hào)應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

　　(七)標(biāo)題

　　公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標(biāo)題之間，用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。

　　公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān);“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。

　　擬寫公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：

　　1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號(hào)外，均不對(duì)原標(biāo)題加書名號(hào)。

　　2、事由應(yīng)簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對(duì)歷年來制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個(gè)，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。

　　3、在擬寫標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。

　　4、標(biāo)題排列要對(duì)稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。

　　5、公文標(biāo)題中除書名號(hào)的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

　　國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)