領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)
領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)
秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事，那么秘書在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出過(guò)程中應(yīng)注意以下事項(xiàng)和禮儀呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)如下
一、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項(xiàng)
1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見(jiàn)的對(duì)象，并根據(jù)工作內(nèi)容和接見(jiàn)對(duì)象準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機(jī)等等，安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。
2、如果是開(kāi)會(huì)，就應(yīng)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)需要的資料，自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)議的內(nèi)容。以便能在開(kāi)會(huì)時(shí)做好會(huì)議的記錄。
3、如果是走訪或談判，就應(yīng)當(dāng)先做好對(duì)走訪或談判對(duì)象的一些調(diào)查和了解。
4、了解本次外出活動(dòng)的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些重要問(wèn)題的基本看法，以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時(shí)提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無(wú)措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說(shuō)明此行目的和行程計(jì)劃等。
6、如果自己開(kāi)車，則要提前通知司機(jī)準(zhǔn)備好車輛，帶好差旅費(fèi)用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時(shí)間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后，要與司機(jī)等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車路線;外出中的所有活動(dòng)，隨員都要提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo)，不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因?yàn)樵谕獬龌顒?dòng)中，情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時(shí)間的單獨(dú)行動(dòng)也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對(duì)方所住的房間，要及時(shí)將同行者所住房號(hào)、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò)。
二、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀
1、乘車行走
(1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時(shí)，隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車，自己后上。
(3)要主動(dòng)打開(kāi)車門，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開(kāi)右門，關(guān)門時(shí)切忌用力過(guò)猛。
(4)注意乘車座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后，隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)啟車門。陪同客人時(shí)，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則，陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯，若無(wú)人操作，隨行者應(yīng)先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。
2、見(jiàn)面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪客戶，應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo)，如果對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)是女士，則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方。
(2)如果拜訪，如果對(duì)方身份較高，應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方。
(3)和對(duì)方的距離合適時(shí)才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時(shí)雙眼要正視對(duì)方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時(shí)，要待女士伸出手后方可伸手，握手時(shí)間不要過(guò)長(zhǎng)。
(7)與對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時(shí)要雙手接遞，并說(shuō)謝謝。接到對(duì)方名片時(shí)，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會(huì)議時(shí)，除大型會(huì)議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會(huì)議，是坐在桌前還是后排，則視與會(huì)人員的具體情況而定。
(2)就餐時(shí)，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo)，且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機(jī)等通行的其他人員，因?yàn)榻哟讲豢赡苷J(rèn)識(shí)所有來(lái)客。容易造成遺漏。
(3)會(huì)見(jiàn)時(shí)，主賓、主人席安排在面對(duì)正門位置，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè)，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見(jiàn)人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。
(4)會(huì)談時(shí)，雙邊會(huì)談常用長(zhǎng)方形或橢圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人在背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門居中。如會(huì)談桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。多邊會(huì)談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當(dāng)
(1)商務(wù)活動(dòng)要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語(yǔ)速適中。
(2)語(yǔ)言文明，不講粗話。使用“您好、請(qǐng)稍候、麻煩您、抱歉、對(duì)不起、沒(méi)關(guān)系、謝謝、再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)。
(3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，說(shuō)話非常重要，什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，該說(shuō)時(shí)怎么說(shuō)都有講究。不該說(shuō)時(shí)說(shuō)了會(huì)失禮，該說(shuō)時(shí)不說(shuō)會(huì)誤事。
(4)當(dāng)客戶對(duì)本單位、具體情況詢問(wèn)時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，作出補(bǔ)充，不能越俎代皰。
(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時(shí)，可以根據(jù)具體情況插話，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合
(1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見(jiàn)面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話過(guò)程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺(jué)。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，應(yīng)該細(xì)心地傾聽(tīng)。如果對(duì)方有問(wèn)題問(wèn)你，需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，然后給對(duì)方以滿意的回答。談判過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。在商談結(jié)束時(shí)，無(wú)論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從。”
(2)如果是請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會(huì)。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過(guò)“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)?ldquo;降溫”;氣氛過(guò)“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂?wèn)時(shí)，可以若無(wú)其事地推動(dòng);當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)客戶時(shí)，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來(lái)，則是認(rèn)為你是一個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。
(3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時(shí)，應(yīng)對(duì)所調(diào)研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問(wèn)后對(duì)不清楚的地方一定要問(wèn)清楚、弄明白、記準(zhǔn)確。
(4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時(shí)，要把握好說(shuō)話的時(shí)機(jī)和分寸，不能搶話說(shuō)、隨意說(shuō)，既不能無(wú)原則地、過(guò)分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo)，也不能目無(wú)領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨(dú)尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場(chǎng)合相協(xié)調(diào)。在外活動(dòng)時(shí)應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開(kāi)會(huì)，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)主動(dòng)把手機(jī)調(diào)到振動(dòng)檔位，無(wú)論是參加會(huì)議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話，接電話時(shí)都要離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。
(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議或作講話時(shí)，如無(wú)極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著、發(fā)式等儀表儀容
(1)著裝應(yīng)整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動(dòng)要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時(shí)要扣好鈕扣，不得敞開(kāi)外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務(wù)活動(dòng)前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場(chǎng)合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說(shuō)笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對(duì)人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場(chǎng)所不吸煙。在外單位吸煙時(shí)，必須先征求主人同意。
8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”
(1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議、會(huì)談時(shí)，要確定自己是否應(yīng)該在場(chǎng)，如不需參加時(shí)，則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場(chǎng)外等候。
(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話，要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí)，可能要說(shuō)一些不宜公開(kāi)的話和知心話，這時(shí)隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水，作一些簡(jiǎn)單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來(lái)是研究探討某個(gè)問(wèn)題，自己應(yīng)當(dāng)在場(chǎng)，但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說(shuō)起一個(gè)自己不應(yīng)了解的話題時(shí)，也應(yīng)有意識(shí)的退出一會(huì)兒，估計(jì)此話題已說(shuō)完再返回。
9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間，領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容，除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外，其它內(nèi)容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)所說(shuō)的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說(shuō)的。離開(kāi)了這個(gè)前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會(huì)走樣，給工作帶來(lái)影響。
10、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談
(1)作為隨員應(yīng)在會(huì)談與會(huì)見(jiàn)前要做好充分的準(zhǔn)備工作。要掌握會(huì)談人姓名、職務(wù)、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)談順序安排及有關(guān)事項(xiàng)。
(2)如對(duì)方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪，則應(yīng)以主人身份安排對(duì)方作為客人就座。
(3)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)結(jié)束后，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對(duì)方至車前或門口握別。
11、宴請(qǐng)客人
(1)根據(jù)宴請(qǐng)的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請(qǐng)規(guī)格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。
(2)宴席前賓客到達(dá)時(shí)，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來(lái)賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。
(4)宴請(qǐng)要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠(yuǎn)近而定。
(7)通常對(duì)門口或居中的桌是主桌，主桌對(duì)門口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓交談為主，隨員不要主動(dòng)提話題，不要隨便插斷領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓的交談。
(10)宴會(huì)中要文明敬酒、理智飲酒，正式場(chǎng)合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴，不劃拳，吃過(guò)魚、雞的骨頭放在盤子外側(cè)。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時(shí)，要用左手遮住口部。
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