機關文秘知識介紹
機關文秘工作人員承擔的責任明確而重大，你知道機關文秘的工作內(nèi)容是什么?有哪些與機關文秘相關的知識?下面學習啦小編給大家介紹關于機關文秘知識的相關資料，希望對您有所幫助。
機關文秘相關知識
(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內(nèi)容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協(xié)助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準頒發(fā)的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關系;第三，協(xié)助首長掌管機關內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，協(xié)助首長掌管保密;第五，協(xié)助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務性質(zhì);而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規(guī)定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內(nèi)容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能。現(xiàn)代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內(nèi)部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規(guī)和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應有的效能創(chuàng)造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協(xié)調(diào)與安排，應與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調(diào)查研究工作
調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調(diào)查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調(diào)查報告呈交給領導機關或領導人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調(diào)查研究均應做好調(diào)查準備、調(diào)查實施和調(diào)查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據(jù)領導工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調(diào)查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調(diào)查得來的材料;總結收尾階段就是對調(diào)查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調(diào)查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態(tài)、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼?zhèn)?、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調(diào)工作
對秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對象劃分，有對上的協(xié)調(diào)(即對領導者之間和領導機關之間的協(xié)調(diào))、對下的協(xié)調(diào)、同級之間的協(xié)調(diào)、上下級雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務工作的協(xié)調(diào)，如會議協(xié)調(diào)、公文活動協(xié)調(diào)、事項協(xié)調(diào)等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請人進門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會議協(xié)調(diào)等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體的秘書工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監(jiān)督檢查工作
監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯(lián)系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執(zhí)行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯(lián)系。此外，還應善于處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
如何做好機關文秘工作?
一、機關文秘人員的重要性
我們首先了解一下秘書的定義。廣義講，秘書是領導人的事務與信息助手，包括公務秘書、私人秘書;狹義講，秘書是一種職務名稱，指處于領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。今天我們所講的機關文秘人員，是指在各級辦公室中主要為領導提供文字服務、辦理具體事務的工作人員。
機關文秘工作是各級黨政機關中的一個十分重要的工作，不是可有可無的工作。具體講，機關文秘人員是領導的抓手，很多工作由我們?nèi)鬟_、去落實;機關文秘人員是領導的耳目，很多工作由我們?nèi)チ私?、去掌?機關文秘人員是領導的參謀，很多工作會征求我們的意見和建議;機關文秘人員是領導的助手，很多工作由我們?nèi)蕚洹⑷マk理。
機關文秘人員應該充分發(fā)揮自己的作用，為領導搞好服務，促進本單位工作順利開展。
二、機關文秘人員要承擔兩項主要職責
機關文秘人員的主要職責有兩項：一是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作;二是完成領導安排的具體事務業(yè)務工作。
就全區(qū)而言，除區(qū)四大辦公室、兩鄉(xiāng)、個別較大委局有專職文秘人員外，大部分單位和部門沒有專職文秘人員，大部分也只是有一位兼職文秘人員。就我區(qū)政務系統(tǒng)辦公室而言，機關文秘人員的主要職責是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作。具體有：①采編、上報政務信息;②辦理、反饋督查事項 ;③起草、印制各類文件;④收集、提供網(wǎng)站資料;⑤整理、歸檔重要資料;⑥起草工作計劃、工作總結、經(jīng)驗材料、匯報材料、講話稿等重要材料;⑦積極完成領導交辦的其它各類臨時材料等工作。
上述這些工作，是我區(qū)政務系統(tǒng)辦公室所承擔的基礎性綜合服務工作，都需要我們?nèi)ソy(tǒng)籌考慮、全面完成。
三、機關文秘人員要發(fā)揚三種精神
(一)愛崗敬業(yè)精神
常言道，三百六十行，行行出狀元。機關文秘崗位是一個非常重要的崗位，文秘服務工作是一項非常體面、讓人羨慕的職業(yè)。大家都明白，沒文化、“沒材料”的人干不了此項工作。實踐證明，各單位在這一崗位上工作過的同志，提拔進步都比較快。單位安排我們負責文秘工作，是對我們的信任，是我們的榮幸。我們要熱愛這個崗位，珍惜這個階段工作，盡職盡責，兢兢業(yè)業(yè)，完成各項工作任務，取得優(yōu)異工作成績，不辜負領導寄予我們的厚望。
(二)團結協(xié)作精神
古人云：人心齊，泰山移。機關文秘人員是各級辦公室團體中的一員，強化團隊意識，發(fā)揚協(xié)作精神，對于推進各項工作順利開展至關重要。否則，不僅會影響工作的開展，而且定將影響自己在單位的形象。在工作中要自覺服從本單位工作大局，對各位領導安排的工作任務要不折不扣接受并完成;要正確處理分工與協(xié)作的關系，在認真完成分管本職工作的同時，積極主動配合同事們工作，相互補臺，互相幫忙;要學會團結共事，嚴以律己，寬以待人，主動交流溝通，及時化解矛盾，共同創(chuàng)造和諧、融洽、愉快、溫馨的工作氛圍。
(三)吃苦耐勞精神
辦公室工作有“三苦”：工作辛苦、條件艱苦、生活清苦。大部分同志可能都有體會，尤其是三四年前開始從事文秘工作的同志體會更深。具體講，辦公室工作頭緒多、任務重、工作量很大;辦公室沒有空調(diào)，沒有電腦，沒有打印機，只能靠手抄;由于沒有規(guī)律，經(jīng)常加班加點，有時到深夜餓了只有啃塊方便面。盡管很累很苦，但是領導安排的工作不能不干，并且干就干好。要任勞任怨，多干工作少發(fā)牢騷，堅決避免工作干得不少，領導又欣賞不了，甚至造成上下級、同志間關系緊張，得不償失。
四、機關文秘人員要具備四種素質(zhì)
(一)良好的思想素質(zhì)
一是有較高的政治理論水平。要主動學習三個代表重要思想、科學發(fā)展觀、和諧社會建設等政治理論知識，主動參加區(qū)委和本單位組織開展的政治理論學教活動，不斷提高政治理論水平。二是有正確的人生觀價值觀。要博覽群書，不斷改造自己的世界觀，要有積極向上的人生態(tài)度，有合乎實際的價值目標，幾年后回憶往事能夠無愧于曾經(jīng)戰(zhàn)斗過的每一崗位，無悔于自己奮斗的一生。三是有較強的事業(yè)心責任感。不論在哪個單位，不論在哪個崗位，都要有認真、負責的工作態(tài)度，有敬業(yè)愛崗、無私奉獻的精神。只要這樣，就一定能夠做得更好，定會取得可喜的成績。
(二)誠信的人品素質(zhì)
一要忠誠于領導。文秘人員是領導身邊工作人員，工作性質(zhì)就是服務領導。在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意圖，維護領導的權威，樹立領導的形象。不能做假弄權，搬弄是非;不能跑風漏氣，說三道四。到頭來于領導于個人都沒好處。二要實誠待人。做人要實在，待人要真誠。做到實誠，就會交到更多真心朋友，得到單位同事的好評和接近。做人不實誠，短時間供事無所謂，時間一長，朋友會對你敬而遠之，使自己變成孤家寡人。三要講信用。說話、辦事要講信用，對領導、對同事、對朋友都要講信用。答應別人的事情、答應領導的工作，沒能按時、按要求完成，或經(jīng)常完不成，定會給大家留下一個不好的印象，久之就會失去領導和同事們的信任。
(三)健康的心理素質(zhì)
一是要自信。自己要相信自己，相信自己有能力去完成領導交給的各種任務。決不能自負和自卑，在工作中既不能過高估計自己的能力，吹大辦小，完不成任務;也不能總是小心翼翼，生怕出差錯，邁不開手腳，做事不麻利。 二是要冷靜。要臨危不懼，工作頭緒再多、任務再重，也要冷靜處置，逐項辦理;要處變不驚，面對事情突變不能心慌意亂，膽怯神迷;要抑躁制怒，學會駕馭自己的情緒，決不能感情用事，亂發(fā)脾氣。三是要平衡。文秘人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多，要學會調(diào)整自己的心理平衡，對上要忍，對下要容，經(jīng)得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得了刺激。
(四)較強的業(yè)務素質(zhì)
一是有較高的業(yè)務政策水平。作為機關文秘人員要認真學習與單位業(yè)務相關的政策、法規(guī)，主動了解市、區(qū)確定的重點工作和任務，積極參加單位的業(yè)務培訓、業(yè)務交流等會議，全面掌握本單位各項工作的進展情況、存在問題和下步打算。二是有較深的文字寫作功底。要積極參加上級組織的各類寫作培訓班，系統(tǒng)學習文秘寫作知識;要結合工作實際，敢于練筆，多寫多練，不斷提高各種體裁寫作能力;要加強書法練習，進一步提高寫字水平。三是有較強的協(xié)調(diào)溝通能力。指替領導上下溝通工作信息，協(xié)調(diào)處理領導交辦的具體問題的能力。只要能堅持在大膽、認真、細致、穩(wěn)妥上下功夫，協(xié)調(diào)溝通能力就一定會有較大提高。
五、機關文秘人員要強化五種意識
(一)強化學習意識
隨著辦公室服務現(xiàn)代化進程的加快和各級領導對辦公室服務水平要求的不斷提高，機關文秘人員加強學習、提高素質(zhì)愈加重要。在工作中，不僅要加強政治理論學習，加強對業(yè)務政策法規(guī)的學習，還要加強對網(wǎng)上辦公、電子政務等現(xiàn)代服務技能的學習，爭當辦公室工作的多面手。
(二)強化創(chuàng)新意識
各級辦公室作為本單位的重要樞紐和參謀部，必須要堅持創(chuàng)新，才能為各級領導提供高水平、高質(zhì)量、高效率的服務。在工作中，機關文秘人員要敢于創(chuàng)新，要大膽獨立思考，大膽提出新問題、新建議、新思路、新任務、新方法、新舉措，促進工作的優(yōu)質(zhì)高效完成。
(三)強化服務意識
各級辦公室的重要職責是服務，要“搞好三個服務，實現(xiàn)三個滿意”，即要為領導、部門、基層搞好服務，分別讓領導、部門、基層滿意。在工作中，機關文秘人員要充分認識辦公室服務性質(zhì)、服務對象、服務內(nèi)容、服務要求，切實做到各項服務有的放矢，各項服務取得成效。
(四)強化效率意識
各級辦公室不僅日常服務多，而且臨時性事務多，并且工作時效性較強，機關文秘人員必須提高工作效率。在工作中，要樹立超前意識，養(yǎng)成超前思考問題、主動謀劃下段工作的習慣;要強化時間觀念，養(yǎng)成雷厲風行、快事快辦、急事急辦的習慣，保證在時限要求內(nèi)完成各項工作任務。
(五)強化爭先意識
常言道，不愿當將軍的士兵不是好士兵。機關文秘人員業(yè)務水平和工作能力較高，有著爭先創(chuàng)優(yōu)的良好基礎。在日常工作和各類活動中，要明確奮斗目標，嚴格工作標準，加大工作力度，保證工作質(zhì)量，力爭走在全市各縣區(qū)、全區(qū)各部門前列，為單位爭光，為自己爭榮。
六、機關文秘人員要妥善處理六種關系
(一)與單位領導的關系
與單位領導的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重領導意愿，二要服從領導安排，三要認真服務領導，四要及時提醒領導
(二)與單位同事的關系
與單位同事的關系是同級關系。在工作中，一要相互尊重，二要互相幫助，三要積極協(xié)作，四要主動補臺。
(三)與上級部門的關系
與上級部門的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重上級部門的領導和同事，二要服從工作安排，三要按要求完成任務，四要加強溝通聯(lián)系。
(四)與單位科室的關系
與單位科室的關系是同級關系。在工作中，一要如實傳達指示，二要積極配合工作，三要加強聯(lián)系協(xié)調(diào)，四要一視同仁對待。
(五)與基層群眾的關系
與基層群眾的關系是服務與被服務的關系。在工作中，一要尊重群眾，二要熱情接待，三要認真記錄，四要及時匯報。
(六)與家庭成員的關系
與家庭成員的關系是保障與被保障的關系。在生活中，一要尊老愛幼，營造和諧;二要尊重愛人，相互關愛;三要多干家務，體諒家人。
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