秘書(shū)接聽(tīng)電話工作案例分析
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秘書(shū)接聽(tīng)電話工作案例分析
一、背景
這天上午公司孫總正在主持召開(kāi)公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定,在開(kāi)董事會(huì)時(shí)會(huì),參加人員一般不接電話,等散了再說(shuō)。十點(diǎn)左右,公司的大客戶李總來(lái)電話,他對(duì)孫總的秘書(shū)于雪說(shuō)他有急事要與孫總商量。面對(duì)這種情況,于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇:
a、李總,對(duì)不起!我們老總正在開(kāi)會(huì),不能接聽(tīng)電話。
b、李總,實(shí)在不湊巧,我們孫總正在參加董事會(huì),估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束。回頭我們?cè)俳o您來(lái)個(gè)電話,您看這樣可以嗎?
c、李總,請(qǐng)您稍等一下,孫總剛剛散會(huì),我馬上幫您去找找。
d、李總請(qǐng)您等一下,我馬上叫我們孫總來(lái)接電話!
e、李總,實(shí)在對(duì)不起,我們孫總不在公司。
二、問(wèn)題
對(duì)于于雪以上幾種選擇,你認(rèn)為哪種選擇比較合適,請(qǐng)說(shuō)明理由,并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
本題的最佳選擇是C。
選A之所以不合適,主要是沒(méi)有考慮到對(duì)方的感受。對(duì)方會(huì)想:既然你們孫總在公司,只不過(guò)是在開(kāi)會(huì),那為什么就不能抽幾分鐘來(lái)接個(gè)電話呢?你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號(hào)嗎,為什么在這個(gè)時(shí)候你開(kāi)會(huì)的事就一定比我的事重要呢?對(duì)方可能越想越生氣。所以,盡管于雪回答的語(yǔ)氣委婉,態(tài)度謙恭,但她這樣的回答仍然是不合適的。
選B也不合適。對(duì)方可能覺(jué)得自己急得火燒眉毛了,還要等到十二點(diǎn)鐘,那心里肯定不是滋味。
選D明顯不合適,因?yàn)楣居幸?guī)定,領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)會(huì)時(shí)一般不接電話,于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對(duì)方,那不僅違反了公司規(guī)定,而且是非常草率的,如果孫總不來(lái)接電話,那她又如何答復(fù)客戶呢?
選E也是不合適的,于雪這樣回答多少會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對(duì)方出現(xiàn)猜疑,那就不利于雙方今后的合作。
選C是比較合適的,因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后,她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào),聽(tīng)取他的指示,如果孫總認(rèn)為事情不急,不愿意去接電話,那么,于雪就可以這樣回答對(duì)方:“實(shí)在對(duì)不起,這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了,回頭見(jiàn)著孫總,我們就給您去個(gè)電話,您看這樣可以嗎?”如果孫總愿意來(lái)接,于雪就可以說(shuō)剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏,進(jìn)退自如。
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