秘書實務(wù)案例分析題及答案
秘書實務(wù)案例分析題及答案
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秘書實務(wù)案例分析題及答案
上司與客人的會談超時
琳達(dá)是唐龍投資(中國)公司總經(jīng)理的秘書。按昨天下午下班之前定好的日程安排，總經(jīng)理今上午九點半到十點一刻與河北大地公司的劉總會談;從十點半到十一點半跟青島海洋公司的李總會談。十點一刻，青島海洋公司的李總?cè)缂s而至，琳達(dá)請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義來到總經(jīng)理辦公室，向總經(jīng)理暗示另外的客人已到;可總經(jīng)理對琳達(dá)的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見青島李總等得有些不耐煩了，琳達(dá)只好又一次來到總經(jīng)理辦公室，她遞給了總經(jīng)理一張紙條：
a、“總經(jīng)理，李總已到。你已經(jīng)超過30分鐘了!”
b、“總經(jīng)理，李總已到。還讓李總等多久?”
c、“總經(jīng)理，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家?”
d、“總經(jīng)理，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待。”
e、“總經(jīng)理，李總已到。我怎么向他解釋?”
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
本題b
總經(jīng)理在看到你的“還要讓李總等多久?”紙條后，既不會感到你給他壓力，也不會感到很為難，他只要在你的紙條上寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，而不要回答“怎么辦”或“怎么答復(fù)對方”這類問題。
接受指示時來電話
琳達(dá)是冰川鋼鐵(中國)公司總經(jīng)理的秘書。下周就要召開全國經(jīng)銷商大會了，這天上午琳達(dá)正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達(dá)只好對上司說了聲“對不起”后回自己辦公室接電話，結(jié)果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、問對方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。
b、說上司現(xiàn)在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時一樣問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
d、告訴對方說上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話給他。
e、說上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案c
即使秘書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了(這意味著是由公司外部打來的)，秘書就應(yīng)馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時接電話那樣，問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
客人未能按時到達(dá)
琳達(dá)是伍茲餐飲(北京)公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書。這天下午上司要與北京天府餐飲公司的馬總談合作，約好從2點30分開始，可快3點了馬總他們還沒到。于是上司讓琳達(dá)與對方的秘書確認(rèn)一下。下面有5個選項：
a、“馬總出門了嗎，我們怎么還沒看到他?”
b、“我們與馬總約好是2點30分見面，他沒有改變計劃吧?”
c、“我們在等馬總，他什么時候能到?”
d、“我們還沒有看到馬總，他是什么時候出門的?”
e、“你能跟馬總聯(lián)系上嗎?我們聯(lián)系不上他。”
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案d、
“還沒來是怎么回事?”這種直接問法多少帶有責(zé)備對方的意思。其實，應(yīng)相信對方也有時間觀念，因此，對方來晚了，肯定在路上出現(xiàn)了什么情況，所以，應(yīng)該體諒對方，因此，不宜直接問對方為什么還沒到，而最好間接一點問對方。
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