秘書學的案例及其分析
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秘書學的案例及其分析
公司的總經理出差了,期限是從8月10日至8月20日,預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回郵件,其中上司親啟的信一封,一個郵包,總經理辦公司收件三封,其中有一封寄自天津分公司的信,總經理曾關照過讓銷售科科長處理,正好銷售科的小李走過辦公司,小蘇說:“小李,把這封信交給你們科長”,小李把信帶走了。小蘇把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里,又拆開總經理辦公司收件,一封是邀請總經理參加定于8月20日下午的研討會,小蘇想,總經理前幾天還談到準備參加這次研討會,20日他正好回來,一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信,明確告知對方總經理會參加會議,并替總經理簽了名。拆開第二封信,拿出信紙,里面還有2張產品樣品的照片,小蘇看了信的內容,附件里說明有3張照片,小蘇卟知道如何處理,她把照片又放回了信封中。
問題: 小蘇處理郵件的做法是否正確?
如果不正確,正確的做法應該是怎樣的?
分析
不正確。
首先天津分公司的信是總經理曾關照過讓銷售科科長處理,秘書小蘇應該親自把信件交給銷售科的科長,而不是讓小李轉交。因為信件來自分公司,那么應該是非常重要的,總經理才交代別人來處理。而且,公司信件說不定涉及公司的機密,讓人轉交有可能會發(fā)生泄密事件,也有可能發(fā)生信件遺失事件,所以,應該慎重處理。
其次,寫明總經理親啟的信件,小蘇直接放到總經理辦公桌抽屜里是不對的。這樣的信件有可能是急件,有可能是垃圾信件,也是要處理的。小蘇應該把這封信的到來告訴總經理,然后按照他的指示來操作,而不應該擅自處理。
然后是對邀請總經理參加研討會的信件,小蘇擅自替總經理接受要請和簽名,這是不對的。秘書沒有權利替上司決定任何事情。哪怕是事先知道會這樣做、有可能這樣做的事,都沒有權利在沒有授權的情況下替領導回復,因為秘書不是領導本人。而且總經理出差預定是20號回來,20號只是個預定時間而已,能否按時回來還是個未知數(shù),即使行程不變,但是也可能會遇上交通延時等突發(fā)事件,在情況未明之下,小蘇應該將此事轉達給總經理,然后問清楚總經理是否一定會出席研討會,了解清楚領導的意向,然后問清楚是否要回復,讓總經理作決定再進行操作。
最后是第二封信,里面附有產品樣品的照片2張,但是附件說明有3張照片,這是明顯出現(xiàn)了紕漏,但不知是照片出紕漏還是附件說明出紕漏。遇到這種事一定要知情與寄信人,問清楚情況,然后再協(xié)商處理。但小蘇把照片又放回信封中,不予以處理,這是不對的。
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