秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)

　　基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)顧名思義就是比較重要的方面，下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)，希望對(duì)你有用!

　　秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)1

　　應(yīng)用文書的概念與制發(fā)

　　(一) 文書的含義與分類

　　1. 含義：應(yīng)用文書是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用到的具有一定格式的文體總稱。

　　2. 分類：

　　(1) 行政公文(通用公文)

　　黨的機(jī)關(guān)獨(dú)有5種：決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定。

　　行政機(jī)關(guān)獨(dú)有4種：命令、公告、通告、議案。

　　黨政機(jī)關(guān)共有9種：通知、通報(bào)、決定、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、意見(jiàn)。

　　(2) 事務(wù)文書

　　傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿。

　　(3) 商務(wù)文書

　　意向書、訂貨單、商品說(shuō)明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報(bào)告。

　　(二)通用公文的制發(fā)程序

　　包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)。

　　1. 草擬

　　(1)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。

　　(2)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一 (一) 1. (1)

　　(3)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

　　(4)公文的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用的詞素的數(shù)字必須使用漢字，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　2. 審核

　　行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

　　3. 簽發(fā)

　　上行文應(yīng)交由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);

　　下行文或者平行文由主要負(fù)責(zé)人或者授權(quán)的其他責(zé)任人簽發(fā)。

　　應(yīng)用文書的格式

　　一、通用公文的格式

　　(一) 通用公文用紙和印裝規(guī)格

　　1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm*297mm。

　　2. 公文頁(yè)邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;

　　訂口(左白邊)：28mm±1mm;

　　版心尺寸：156mm*225mm。

　　(二) 各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則：分為眉首、主體、版記三部分。

　　(1) 主題詞：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。“主題詞”用三號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，

　　詞目用三號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。堅(jiān)持“誰(shuí)辦文，誰(shuí)標(biāo)引”的原則。

　　(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)。名稱中間用逗號(hào)

　　隔開(kāi)，最后一個(gè)標(biāo)句號(hào)。

　　(3) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。三號(hào)仿宋字

　　體。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

　　(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同

　　版心。

　　(三) 通用公文的特定格式：

　　1. 信函式：發(fā)文名稱后不加“文件”兩字。范文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條橫線為武文

　　線(上粗下細(xì))，居下頁(yè)邊20mm處為文武線(上細(xì)下粗)。

　　2. 會(huì)議紀(jì)要格式

　　***************會(huì)議紀(jì)要

　　第*期

　　XXXXXXX辦公室 X年X月X日

　　應(yīng)用文書的要素

　　一、材料：一系列的事實(shí)和依據(jù)。包括四個(gè)環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

　　(一)材料的占有

　　(二)材料的鑒別

　　(三)材料的選擇

　　1.圍繞主題選擇材料

　　2.選擇典型材料

　　3.選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料

　　4.選擇生動(dòng)新穎的材料

　　(四)材料的使用

　　二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。

　　三、結(jié)構(gòu)：

　　(一)內(nèi)容：標(biāo)題、開(kāi)頭、結(jié)尾、層次、段落、過(guò)渡、照應(yīng)。

　　1.開(kāi)頭的方式：概述式、目的式、開(kāi)門見(jiàn)山式、引述來(lái)文式。

　　2.層次：總分式、并列式、遞進(jìn)式、因果式、時(shí)序式、三段式。

　　3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。

　　4.照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、行文前后照應(yīng)。

　　5.結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式、說(shuō)明式、禿尾。

　　(二)要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。

　　四、語(yǔ)言

　　(一)標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)。

　　(二)應(yīng)用文書專用語(yǔ)言：

　　1.開(kāi)頭用語(yǔ)：為了、根據(jù)、鑒于、目前、茲有

　　2.承啟用語(yǔ)：根據(jù)~~~決定，為了~~~現(xiàn)決定，擬采取以下措施，經(jīng)~~~研究，答復(fù)如下。

　　3.引述用語(yǔ)：悉，收悉。

　　4.批轉(zhuǎn)用語(yǔ)：批示、閱批、審批、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)。

　　5.稱謂用語(yǔ)：我、貴、你、本、該

　　6.經(jīng)辦用語(yǔ)：經(jīng)、擬、施行、審定、會(huì)議聽(tīng)取了。

　　7.表態(tài)用語(yǔ)：不同意、不可、批準(zhǔn)。

　　8.結(jié)尾用語(yǔ)：

　　(1)請(qǐng)示：當(dāng)否，請(qǐng)批示。

　　(2)函：請(qǐng)研究函復(fù)，請(qǐng)予復(fù)函。

　　(3)報(bào)告：請(qǐng)指正，請(qǐng)審閱。

　　(4)復(fù)函：特此專復(fù)，特函復(fù)。

　　(5)知照性公文：特此公告。

　　應(yīng)用文書的表達(dá)方式

　　一、敘述

　　1、 六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果

　　2、 敘述人稱：第一人稱、第三人稱。

　　3、 敘述方式：順敘、倒敘。

　　二、議論

　　1、三要素：論點(diǎn)、論證、論據(jù)。

　　2、類型：立論、反駁。

　　3、方法：例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法。

　　三、說(shuō)明

　　1、方法：定義和表述，分類和比較，數(shù)字和圖表。

　　秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)2

　　文書的擬寫和處理

　　文書擬寫

　　一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　1. 概念：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知。

　　2. 類型：批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知。

　　3. 擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主動(dòng)機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)發(fā)文件原文

　　4. 所有的批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知均附帶文件。此類附帶文件不屬于附件。

　　二、報(bào)告

　　1.概念：匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的公文。

　　2.特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳述性。

　　3.報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：

　　(1)性質(zhì)要求不同。請(qǐng)示必須答復(fù)，報(bào)告則不必。

　　(2)行文時(shí)限不同。事前請(qǐng)示，事后報(bào)告。

　　4.類型：匯報(bào)工作報(bào)告、反映情況報(bào)告、答復(fù)詢問(wèn)報(bào)告。

　　5.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　6.主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)，若還需呈送其他上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)采用抄送形式。

　　7.尾語(yǔ)：特此報(bào)告、專此報(bào)告、請(qǐng)審閱、請(qǐng)指正。

　　8.報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　三、請(qǐng)示

　　1.概念：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。

　　2.特點(diǎn)：一文一事、請(qǐng)批對(duì)應(yīng)、事前行文。

　　3.類型：求示性、求批性。

　　4.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

　　5.請(qǐng)示只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、逐級(jí)請(qǐng)示、語(yǔ)言溫和謙恭。

　　四、問(wèn)答函

　　1.概念：不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問(wèn)題進(jìn)行詢問(wèn)或答復(fù)的函。

　　2.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　3.尾語(yǔ)：請(qǐng)速回復(fù)、盼復(fù)、請(qǐng)予復(fù)函、即請(qǐng)函復(fù);此復(fù)、特此專復(fù)、特此函復(fù)、專此函告。

　　五、簡(jiǎn)報(bào)

　　1.概念：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書。

　　2.特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)。

　　3.類型：工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)。

　　4.擬寫要點(diǎn)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。

　　5.一事一報(bào)，切忌面面俱到?？刂圃?000字以內(nèi)。

　　XXXXXXXXXXXXXXX公司

　　情況簡(jiǎn)報(bào)

　　第(x)期

　　XXXXX辦公室

　　XXXXX黨群部 XX年X月X日(大寫) 編者按：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

　　標(biāo)題

　　X月X日，XXX公司在XXX地方召開(kāi)XXXXXX會(huì)議。

　　會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)了xxxxx精神，XXXX文件。(以上為導(dǎo)語(yǔ))

　　XXX領(lǐng)導(dǎo)作了重要講話。提出X點(diǎn)意見(jiàn)：

　　一、

　　二、

　　三、

　　四、(以上為正文)

　　最后再次強(qiáng)調(diào)，XXXXXXXXXXXXXXX。(結(jié)尾)

　　送：XX辦公室、公司各部門 (共印30份) (以上為報(bào)尾)

　　六、意向書

　　1.概念：當(dāng)事人雙方或者多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。

　　2.特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性。

　　3.結(jié)構(gòu)： 標(biāo)題：文種即可。

　　正文：導(dǎo)語(yǔ)+主體(分條款寫明)+結(jié)尾(未盡事宜，在正式簽訂合同或者協(xié)議書時(shí)予以補(bǔ)充)

　　尾部：意向書簽訂各方單位的名稱、代表人姓名并加蓋公章、私章和日期。

　　一、通告

　　1. 含義：公布社會(huì)各方面周知或遵守的事項(xiàng)的公文。

　　2. 與公告的區(qū)別：使用范圍不同：公告(國(guó)內(nèi)外)，通告(國(guó)內(nèi)社會(huì))

　　宣布事項(xiàng)不同：公告(法定事項(xiàng))，通告(具體遵守周知事項(xiàng))

　　制發(fā)者不同：公告(國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān))，通告(企事業(yè)單位等)

　　3. 類型：制約性、告知性。

　　4. 擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+正文(發(fā)文緣由+通告事項(xiàng)+尾語(yǔ))+落款+成文日期

　　5. 與通知的區(qū)別：通知有特定的發(fā)文對(duì)象，通告沒(méi)有。

　　二、通報(bào)

　　1.概念：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況的公文。

　　2.類型：表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)、傳達(dá)通報(bào)。

　　3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文(發(fā)文緣由+通報(bào)事項(xiàng)+分析+決定+號(hào)召要求)+附件+落款+成文日期

　　4.與通知的區(qū)別：通知帶有一定的指令性。

　　三、決定

　　1.概念：對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。

　　2.特點(diǎn)：決策性、制約性。

　　3.類型：指揮性、知照性。

　　4.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文(發(fā)文緣由+決定事項(xiàng)+要求)+附件+落款+成文日期(屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定，成文日期通常置于落款下方;也可加括號(hào)置于標(biāo)題下居中。屬于會(huì)議通過(guò)的決定，加括號(hào)置于標(biāo)題下居中，常用形式：X年X月X日XXXX會(huì)議通過(guò))

　　四、請(qǐng)批、批答函

　　1.含義：不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。 2.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文(發(fā)文緣由+函事項(xiàng)+尾語(yǔ)[請(qǐng)審查批準(zhǔn)，當(dāng)否，請(qǐng)審批，此復(fù)，特此專復(fù)，特此函復(fù)，專此函告])+落款+成文日期

　　五、計(jì)劃

　　1.特點(diǎn)：針對(duì)性、預(yù)見(jiàn)性。

　　2.結(jié)構(gòu)：文章式、表格式。

　　3.文章式計(jì)劃寫法：標(biāo)題(文種)+正文(前言+主體+結(jié)尾)+尾部

　　4.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，樸實(shí)自然，表達(dá)方式以說(shuō)明、敘述為主，行文中不夾雜不必要的議論。

　　六、總結(jié)

　　1.類型：綜合性、專題性

　　2.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題(公文式標(biāo)題或者非公文式標(biāo)題)+正文(前言+主體+結(jié)尾)+尾部

　　3.注意事項(xiàng)：正確的指導(dǎo)思想、堅(jiān)持實(shí)事求是，總結(jié)出規(guī)律性的東西，分清主次，突出重點(diǎn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確

　　七、述職報(bào)告

　　1.概念：各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管理人員，向上級(jí)管理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報(bào)告。

　　2.特點(diǎn)：個(gè)人性、真實(shí)性、通俗性。

　　3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題(文種)+稱謂(各位領(lǐng)導(dǎo)、董事會(huì)、組織人事部)+正文(開(kāi)頭+主體[履行職務(wù)的基本情況+所取得的成績(jī)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)+存在問(wèn)題和努力方向]+結(jié)尾[以上報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們指正])+落款+成文日期

　　4.注意事項(xiàng)：實(shí)事求是、突出特點(diǎn)、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。

　　八、講話稿

　　1.特點(diǎn)：內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)、語(yǔ)言平易通俗、交流具有互動(dòng)性。

　　2.擬寫要點(diǎn)：開(kāi)頭+主體+結(jié)尾

　　九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

　　1.概念：對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得出結(jié)論，提出采取行動(dòng)的合理化建議之后撰寫的書面報(bào)告。

　　2.特點(diǎn)：針對(duì)性、真實(shí)性、典型性、時(shí)效性

　　3.擬寫要點(diǎn)：標(biāo)題+前言+正文(情況部分+預(yù)測(cè)部分+建議部分)+尾部

　　4.注意事項(xiàng)：深入調(diào)查，充分占有材料;實(shí)事求是。

　　十、招標(biāo)書

　　1.概念：招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)，從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人的一種告知性文書。

　　2.特點(diǎn)：明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性和規(guī)范性。

　　3.擬寫要點(diǎn)：

　　標(biāo)題

　　秘書基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)3

　　收發(fā)文處理

　　一、繕印文書

　　1. 含義：對(duì)文件進(jìn)行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。

　　2. 要求：文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁(yè)面美觀大方;不隨意改動(dòng)原稿;

　　裝訂齊整牢固;注意保密。

　　3. 文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。

　　4. 工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文書。

　　二、校對(duì)文書

　　1、含義：根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正。

　　2.校對(duì)的內(nèi)容：校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字。規(guī)范字體字號(hào)。檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁(yè)碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、專業(yè)術(shù)語(yǔ)是否有誤。檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無(wú)需調(diào)整和改版之處。

　　3.工作程序：準(zhǔn)備好原稿和校樣-〉選定校對(duì)方法(看校、對(duì)校、讀校、折校)-〉核對(duì)校正。

　　三、用印

　　四、傳閱文書

　　1.含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

　　2.工作程序：確定傳閱對(duì)象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續(xù)-〉檢查清理文件。