秘書打電話禮儀

　　秘書的對外形象代表了公司的形象，下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書打電話禮儀，希望對你有用!

　　秘書打電話禮儀

　　在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會(huì)對您公司有極佳的印象。

　　通話時(shí)聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會(huì)感覺不舒服，而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。

　　接聽電話時(shí)，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

　　當(dāng)對方要找的人不在時(shí)，在不了解對方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　在電話中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)，。

　　如果對方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

　　要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí)，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對方說話的內(nèi)容時(shí)，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　如果碰到對方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí)，不可大聲怒斥，或用力掛斷電話，應(yīng)該禮貌告知對方撥錯(cuò)電話。相反如果是你撥錯(cuò)了電話，應(yīng)該馬上向?qū)Ψ奖硎镜狼浮?/p>

　　如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

　　掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

　　秘書打電話的注意事項(xiàng)

　　1.選準(zhǔn)時(shí)間。一般情況下，撥打電話要避開對方不愿被打擾或精力可能松懈的時(shí)間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個(gè)小時(shí)及下班前的最后幾分鐘避開影響對方生活或休息的時(shí)間，如假期、午休、深夜或就餐時(shí)間。當(dāng)然，緊急事務(wù)除外。比如：下班前領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排緊急事情，需聯(lián)系相關(guān)部門處理，這時(shí)就要毫不猶豫地?fù)艽螂娫?，但通話一定要客氣?/p>

　　2.做好準(zhǔn)備。撥打電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，如將電話號(hào)碼、備用號(hào)碼、通話要點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)之處等列個(gè)清單，以免遺漏通話內(nèi)容，影響工作進(jìn)度。

　　3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請問你是不是……(姓名+職務(wù)或職業(yè))”作為開始語，而不是“喂……”，避免對方不是自己所找之人而誤事。

　　4.強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)。為保證溝通效果和把事情落到實(shí)處，務(wù)必對要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。一是通話要點(diǎn)宜少忌多，每次通話最好只有一個(gè)要點(diǎn)。二是通話結(jié)束前應(yīng)再次對要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

　　秘書接電話的要求

　　1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當(dāng)時(shí)不宜通話，亦應(yīng)先接電話說明原因后請其指定時(shí)間，由自己回電話。

　　2.認(rèn)真確認(rèn)。接聽電話后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)：一是問候?qū)Ψ揭源_認(rèn)有人接聽，二是自報(bào)單位、部門名稱確認(rèn)對方?jīng)]有找錯(cuò)地方，三是自報(bào)姓名以確認(rèn)對方?jīng)]有找錯(cuò)對象。

　　3.專心致志。接聽任何電話均應(yīng)聚精會(huì)神，否則難以確保聽得清、記得準(zhǔn)。如果來電時(shí)你正在伏案做緊急工作或接聽另一個(gè)電話，應(yīng)禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之后約定回?fù)軙r(shí)間，然后掛斷。

　　4.善待錯(cuò)撥。如果發(fā)現(xiàn)對方打錯(cuò)了，不僅不能惱怒，還應(yīng)態(tài)度和藹地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯(cuò)之處。

　　代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應(yīng)遵守以下幾項(xiàng)規(guī)則：

　　1.表明身份。首先應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，告知對方自己的職務(wù)及與對方所找之人的關(guān)系，然后誠懇地告知對方： “如果方便的話，我可以代勞或轉(zhuǎn)達(dá)。”假如對方婉拒，則不必勉強(qiáng)。

　　2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽;二是不在現(xiàn)場，幾分鐘或一小會(huì)就回來;三是因事外出，一段時(shí)間內(nèi)不能返回。代接電話，僅說一句“他(她)不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況選擇以下用語：“你好，他(她)正在忙(剛出去)，如果不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來”， “你好，他(她)出差了，是否方便由我代勞或轉(zhuǎn)達(dá)，如不方便，請直接撥打其手機(jī)(手機(jī)號(hào)是否能夠告知對方要先征得本人的同意。)”。

　　3.認(rèn)真記錄。代接電話時(shí)要做好筆錄。筆錄的基本內(nèi)容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時(shí)、何地與如何做。記錄完后，要將內(nèi)容及時(shí)告知本人，以便盡快處理。

　　4.保守秘密。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關(guān)的任何信息，這是做人的基本原則，也是個(gè)人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。

　　總之，使用電話的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中會(huì)有更多的體會(huì)。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、耐心謙和。