文秘來客接待禮儀
文秘工作之一是來客接待,在接待時要怎么做呢,小編為你整理文秘來客接待禮儀,希望能幫到你。
前臺接待處是公司的窗口,接待員接待訪客,態(tài)度應(yīng)主動熱情,耐心傾聽訪客的來意,并根據(jù)訪客的需求積極予以幫助。
1.當訪客來訪時
應(yīng)起立、微笑迎接,親切地問好。如因工作或接聽重要電話而影響接待,應(yīng)向訪客表示歉意,并請客人稍等。
2.對訪客的咨詢
應(yīng)細心傾聽后再做解答。解答問題要耐心,不能準確解答的應(yīng)表示歉意,進一步了解情況后要及時向訪客反饋。
3.在接待有預(yù)約的訪客時
應(yīng)事先作好準備,通報有關(guān)部門。在接待未預(yù)約的訪客時,應(yīng)詢問其來訪事宜,然后根據(jù)具體情況(征求相關(guān)部門意見)決定是否安排約見。如未能立即安排約見,應(yīng)向訪客說明,留下其相關(guān)資料并表示會協(xié)助另定時間(此方式同樣適用于訪客要找的負責人不在時)。
4.陌生訪客來訪時
務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱,也可邀請訪客賜贈名片。謝絕外來推銷員、閑雜人員來訪,必要時可請保安員協(xié)助處理。
5.訪客來訪時
接待員方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向訪客說明等待理由與等待時間,若訪客愿意等待,應(yīng)該向訪客提供茶水、雜志,奉上茶水時應(yīng)左手扶杯,右手托杯底遞向?qū)Ψ?。如果可能,?yīng)該時常為訪客更換茶水。
6.核實來訪事宜及約見負責人后
接待員應(yīng)通知相關(guān)人員迎接,若無人迎接,需將訪客引導(dǎo)至被訪人或指定地點,不得讓訪客自行進入辦公區(qū)域。應(yīng)帶領(lǐng)訪客到達目的地。