機關檔案管理規(guī)定
為加強和規(guī)范稅務機關檔案的科學管理，國家稅務總局、 國家檔案局發(fā)布了《全國稅務機關檔案管理辦法》，下面學習啦小編給大家介紹關于機關檔案管理規(guī)定的相關資料，希望對您有所幫助。
機關檔案管理規(guī)定如下
第一章 總則
第一條 為了實現(xiàn)全國稅務機關檔案的科學管理，提高檔案工作的水平，維護檔案的完整與安全，更好地為稅務工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《機關檔案工作條例》，結(jié)合稅務機關的工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指全國稅務系統(tǒng)各級機關在工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 全國稅務機關檔案工作，由國家檔案局在宏觀上統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督指導;由國家稅務總局制定規(guī)劃，建立制度，實施檢查、監(jiān)督、指導。省以下各級稅務機關的檔案工作由機關的辦公室主管，在業(yè)務上接受上級稅務機關和地方同級檔案行政管理機關的監(jiān)督與指導。
第四條 各級稅務機關在工作活動中形成的檔案，均應當集中到本機關的檔案管理部門統(tǒng)一保管，不得分散保存。
第五條 各級稅務機關都必須在辦公廳(室)內(nèi)建立檔案室，配備必要的專職檔案管理人員。檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。
第六條 各級稅務機關檔案機構的基本職責是：
(一)建立健全本機關檔案工作的各項規(guī)章制度。
(二)監(jiān)督、指導本機關各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
(三)集中統(tǒng)一管理本機關各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務。
(四)指導、監(jiān)督本機關所屬單位和下級稅務機關的檔案工作。
(五)按規(guī)定向同級國家檔案館移交應當進館的檔案。
(六)辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。
第七條 檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關的方針、政策與法規(guī)。檔案工作人員要遵紀守法，保守檔案機密，熱愛檔案工作，精通檔案業(yè)務，熟悉稅收業(yè)務，努力把檔案工作做好，為機關領導決策和各項稅收工作服務。
第二章 文書的立卷和歸檔
第八條 各級稅務機關工作活動中形成的具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后，由各單位文書部門整理、立卷，并向本機關檔案管理部門移交歸檔。
第九條 立卷任務的劃分：
(一)各單位負責自行承辦文件的立卷。
(二)機關內(nèi)部會辦的文件，由主辦單位立卷。
(三)本機關與外單位會辦的文件，屬本單位主辦的，由本單位主辦部門立卷;外單位主辦的，本單位主辦部門以副本立卷。本單位代上級機關草擬的文件及其定稿，由上級發(fā)文機關立卷，草稿和副本由本單位立卷。
第十條 歸檔范圍按照本辦法所附的《全國稅務機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。
第十一條 文書立卷應當遵循文件的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體要求是：
(一)應當歸檔的文件材料，必須齊全完整。
(二)歸檔的文件材料，應當按照問題、組織機構、作者、時間、文種和通訊者等特征立卷。
(三)在歸檔的文件材料中，應當將相應的正件與附件、正本與定稿、請示與批復、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起立卷;文電應當合一立卷。
(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復放在復文年立卷，沒有復文的放在請示年立卷;跨年度的計劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;如果計劃、總結(jié)在同一文件中，應當視文件內(nèi)容的主次確定歸卷年度;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;合同性文件放在簽字年度立卷;各類案件材料放在結(jié)案年度立卷。
(五)卷內(nèi)文件材料應當按照其內(nèi)部聯(lián)系、重要程度、問題或者時間順序科學排列，正本在前，定稿在后;批復、批示在前，請示報告在后;正件在前，附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后;法規(guī)性文件和其他重要文件的定稿在前，歷次修改稿在后;案件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。再按照排列順序，用鉛筆認真編寫頁碼。
(六)認真填寫卷內(nèi)文件目錄。文件沒有標題或者標題不明確的，要另擬標題;文件責任者、時間不清楚的，要查清楚后填入，并備注說明。
(七)案卷封皮應當按照規(guī)定逐項填寫清楚。案卷題名要簡明、準確地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成份(一般包括責任者、內(nèi)容、名稱等)，體式一致，文字簡練，使用簡稱應當通用易懂，并用毛筆或者鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
(八)有關卷內(nèi)文件材料的情況說明應當逐項填寫在備考表內(nèi);若無情況可說明，也應當將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應當置于卷尾。
(九)卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，破損的文件應當裱糊，字跡擴散的應當復制與原件一并立卷。
(十)傳真文件以復印件立卷歸檔。
(十一)聲像材料應當單獨存放卷盒、相冊中，并用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
(十二)所立案卷要科學地劃分保管期限。
第十二條 案卷立好后，應當按照機構、問題并結(jié)合重要程度和不同保管期限進行系統(tǒng)的排列和編號，并抄寫案卷目錄。
第十三條 各單位將立好的案卷連同案卷目錄(一式三份)于文件形成后的次年上半年向本機關檔案管理部門移交，并辦理移交手續(xù)。
第三章 檔案的管理和利用
第十四條 各級稅務機關的檔案應當按照其內(nèi)容和載體的不同科學分類，一般按照年度——組織機構(或者問題)分類。分類應當保持前后一致具有穩(wěn)定性。
第十五條 各級稅務機關檔案部門應當將歸檔案卷按照不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應當統(tǒng)一，前后保持一致不得任意改動。
第十六條 各級稅務機關檔案部門要科學地編寫檔號，一個機關的案卷目錄號不能重復，一本案卷目錄內(nèi)的案卷號也不能重復。
第十七條 各級稅務機關必須備有檔案專用庫房和閱覽室。檔案庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。庫房內(nèi)要基本達到溫濕度適宜，清潔衛(wèi)生，無蟲霉滋生。檔案部門根據(jù)工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、復印機、收錄機、照相機、去濕機、吸塵器、空調(diào)和微機等設備。
第十八條 各級稅務機關檔案部門要對檔案庫房進行定期和不定期的檢查，主要檢查庫房設施和檔案情況，保證帳物一致。如有破損或者字跡失真的檔案，應當及時修復。發(fā)現(xiàn)其他問題，也應當及時解決或者報告領導。
第十九條 各級稅務機關檔案部門應當建立健全檔案資料的統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統(tǒng)計，并按照規(guī)定向上級稅務機關和同級檔案行政管理機關報送檔案基本情況統(tǒng)計表。
第二十條 各級稅務機關應當建立全宗卷，以積累本機關的立卷說明、分類方案、交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等。
第二十一條 各級稅務機關檔案人員調(diào)動工作時，應當在離職前將本人保管的檔案數(shù)量和狀況交待清楚。
第二十二條 各級稅務機關檔案工作人員必須熟悉本機關的歷史和所藏檔案情況，編制案卷目錄、全引目錄、文號目錄、專題目錄等檢索工具和必要的參考資料。
第二十三條 檔案的借閱和復制
(一)本單位工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是，如果借閱非本人主管業(yè)務的機密文件，必須經(jīng)辦公廳(室)負責人批準。外單位來人查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)本機關辦公廳(室)負責人批準。
(二)復制絕密文件必須經(jīng)原發(fā)文機關批準，復制機密或者非本人主管業(yè)務的文件必須經(jīng)辦公廳(室)負責人批準，密碼電報一律不得復制。
(三)檔案借閱者必須遵循有關規(guī)定，履行必要的手續(xù)，不得涂損檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案，還負有保密的責任，違者按照有關規(guī)定處理。
(四)檔案工作者必須熱情服務，并認真地檢查歸還的檔案有無遺失、涂損等現(xiàn)象。
第二十四條 各級稅務機關檔案部門要不斷采用先進的科學技術與設備，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第四章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十五條 各級稅務機關的檔案部門會同有關業(yè)務單位，根據(jù)檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，核定保管期限，剔出無保存價值的檔案。
第二十六條 檔案保管期限的劃分
(一)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。其中：永久為50年以上，長期為16至50年(含50年)，短期為15年以下(含15年)。
1、凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。主要包括：本機關制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開各種會議的重要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計報表，機構演變的文件材料;上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料及對本機關領導人任免的文件材料。
2、凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。主要包括：本機關一般工作問題文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直屬上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
3、凡是在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機關一般事務性的文件材料，上級機關和同級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
具體劃分檔案保管期限時，按照《全國稅務機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。
(三)檔案的保管期限，從檔案所屬年代的次年1月1日起計算，長期計劃、協(xié)議、協(xié)定、合同等有關文件，按其有效期滿后次1月1日起計算。
(四)各級稅務機關可以參照《全國稅務機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，結(jié)合本機關所形成文件的實際情況，制定具體的檔案保管期限表。
第二十七條 各級稅務機關檔案部門銷毀確無保存價值的檔案時，應當寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡要內(nèi)容，連同編寫的銷毀清冊一起送有關業(yè)務單位領導和辦公廳(室)負責人審核，報機關領導批準后方可銷毀，并在原案卷目錄上注銷。在銷毀檔案時，應當與機關保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，指定兩人以上監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第二十八條 省級稅務機關應當將永久保存的檔案在本機關保存20年后，省級以下稅務機關應當將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年后，連同案卷目錄(一式三份)和有關的檢索工具、參考資料，一并向同級國家檔案館移交。
第五章 附則
第二十九條 各級稅務機關書稿檔案按照新聞出版署、國家檔案局頒發(fā)的《出版社書稿檔案管理辦法》管理。
第三十條 各級稅務機關會計檔案按照財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》管理。
第三十一條 各級稅務機關干部檔案按照中共中央組織部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》管理。
第三十三條 各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市國家稅務局、地方稅務局可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法，并報國家稅務總局和同級檔案行政管理機關備案。
第三十四條 本辦法由國家稅務總局辦公廳負責解釋。
第三十五條 本辦法自頒發(fā)之日起實行。
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