單位公章管理規(guī)定范文
單位公章管理規(guī)定范文
公司印章是公司合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征, 是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具。本文是學(xué)習(xí)啦小編整理的單位公章管理規(guī)定范文,僅供參考。
單位公章管理規(guī)定范文1
一、印章的使用范圍
1、公章使用:由單位名義簽發(fā)的文件、文書,包括各類通知、通報、報告、決定、計劃、紀(jì)要、函件、報表等,代表局對外工作聯(lián)系的介紹信,需證明的各類材料,與我局的各類合同、項目協(xié)議、授權(quán)書、承諾書及其它需要的簽章。等。
2、其它情況需加蓋公章時,必須由局長簽批。
3、局屬單位及局屬各科室的公章及業(yè)務(wù)專用章使用由各單位及科室負(fù)責(zé)人明確使用范圍及要求。
二、印章的使用要求
1、凡在局紅頭文件、賬目款項、重要數(shù)字、以單位名義發(fā)信息與我局的各類合同、項目協(xié)議、授權(quán)書、承諾書等重要材料上加蓋公章的,必須由局長同意簽字后,方可蓋章。
2、凡涉及到財務(wù)、人事、工資等內(nèi)容的各類型報表、報告、申請、便函、介紹信等必須由單位負(fù)責(zé)人簽字后蓋章,否則,不予蓋章。
3、凡涉及個人事項需加蓋公章的材料,如貸款、擔(dān)保、落戶口等一律由局長同意簽字后,方可蓋章。
4、一般報送材料、便函、需加蓋公章的,由審核材料的分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意簽字后,方可蓋章。
5、單位介紹信蓋章時均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室主任批準(zhǔn);單位介紹信由辦公室統(tǒng)一編頁,存根由專人保管存檔。
6、公章禁止帶出本單位外使用。如因特殊需要,必須經(jīng)局主要負(fù)責(zé)人同意,后方可帶出。公章帶出期間,借用人只可將公章用于申請事由,并對公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。
7、對一些行文不規(guī)范(字跡潦草、有明顯涂、改痕跡、表達(dá)不清、落款單位不明)的文檔,拒絕加蓋印章。
8、單位印章一律不得在空白紙頁上使用。嚴(yán)禁在空白的紙張、表格、信函、證件等上面加蓋局行政章或業(yè)務(wù)專用章。嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信,如遇特殊情況,必須提出書面申請,經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方可用章。
9、凡啟用公章,經(jīng)辦人都要先出示領(lǐng)導(dǎo)簽字,然后認(rèn)真填寫公章啟用登記表,經(jīng)辦人在“公章啟用登記表”上簽字并填寫清楚文件材料名稱、份數(shù)、時間和需要說明的事項,公章管理人員進(jìn)行審核,嚴(yán)格按文件核準(zhǔn)印數(shù)加蓋公章,確保無誤后方可蓋章。
10、特殊情況急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向分管負(fù)責(zé)人和主要負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系后可先行用章,但公章使用人應(yīng)在事后及時補(bǔ)辦手續(xù)。
11、負(fù)責(zé)管理公章人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理,按照
管理程序辦事,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對有關(guān)內(nèi)容,使用人所填寫的內(nèi)容和擬使用公章的文稿材料不符的,不予用章。否則,出現(xiàn)事故,責(zé)任由公章管理人員自己承擔(dān)。
12、規(guī)范使用印章,做到“齊年蓋月”(即印章的左邊緣與落款日期的年相齊,月、日蓋在印章的下面);蓋章時用力要均勻,落印要平衡,印泥(油)要適度,保證印跡端正、清晰。
13、有下列情況,公章必須停用:單位名稱變動;公章使用損壞;公章遺失或被盜,聲明作廢。
14、經(jīng)批準(zhǔn)停止使用的公章由局辦公室統(tǒng)一封存或送相關(guān)部門銷毀,不得私自處理。
三、印章的保管
1、本局所有公章由專人負(fù)責(zé)管理,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得私自轉(zhuǎn)交他人代管;保管人員要建立“公章啟用登記表”,按照規(guī)定程序使用,嚴(yán)禁私自交于他人。
2、保管人需負(fù)責(zé)對印章保管的安全,公章存放在指定安全的地方,嚴(yán)禁擅自攜帶外出。
3、公章保管人因事離崗時,須由部門主管指定人員暫時代管,以免貽誤工作;公章專管員外出,移交公章時,需由主要領(lǐng)導(dǎo)同意。
4、保管人需負(fù)責(zé)對印章的保養(yǎng),使用中達(dá)到干凈、字跡清晰、色調(diào)鮮艷。
5、保管人因工作需要調(diào)離,需辦理公章交接手續(xù)。
6、公章遺失應(yīng)及時上報,對外登報作廢。
四、本制度自公布之日起實施。
單位公章管理規(guī)定范文2
一、總則 公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。
二、公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均須報公司總裁/董事長審批。(見附件:表1《印章刻制申請表》)
(二)法人個人名章、行政章、財務(wù)章、合同章,由行政管理中心開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并經(jīng)北京市公安局備案。
(三)公司各部門的專用章(人事章、生產(chǎn)章等),由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。
(四)未經(jīng)公司董事長、總裁批準(zhǔn),任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。
三、公司印章的啟用
(一)新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在行政管理中心留樣保存,以便備查。(見附件:表2《印章保管登記表》)
(二)新印章啟用前應(yīng)由行政管理中心下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。
四、公司印章的使用范圍 公司的印章主要包括公司行政章、專項業(yè)務(wù)章(合同章、財務(wù)章、人事章、生產(chǎn)章)、董事長(法人)專用個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使
用。
(一)公司行政章的使用范圍主要為:
1 、公司對外簽發(fā)的文件。
2 、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3 、由公司出具的證明及有關(guān)材料。
4 、公司對外提供的財務(wù)報告。
5 、公司章程、協(xié)議。
6 、員工調(diào)動。
7 、員工的任免聘用。
8 、協(xié)議(合同)資金擔(dān)保承諾書。
(二)公司合同專用章的使用范圍主要為:
1 、對外投資、合資、合作協(xié)議。
2 、各類經(jīng)濟(jì)合同等。
(三)公司董事長(法人)個人名章,主要用于需加蓋私章的合同、財務(wù)及報表、人事任免等各類文件。
(四)財務(wù)專用章,主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。
(五)公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,不得對外。
五、公司印章的管理職責(zé)
(一)公司董事長、總裁 負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。
(二)行政管理中心總監(jiān) 負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。
(三)各部門負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé)各職能部門專用章的審批工作。
(四)印章管理員
1、負(fù)責(zé)印章的保管。
2、負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。
3、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。
4、負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。
六、公司印章的管理、使用及保管
(一)印章的管理
1、公司行政章、合同專用章由行政管理中心專人負(fù)責(zé)管理。
2、專項業(yè)務(wù)章(財務(wù)章、人事章等)由各中心指定專人負(fù)責(zé)管理。
3、法人個人名章,由公司指定財務(wù)管理中心專人負(fù)責(zé)管理。
4、各部門須將印章管理員名單報行政管理中心備案。
5、印章管理員必須切實負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫印章移交登記表。(見附件:表3《印章移交登記表》)
6、為保證資金的絕對安全,財務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。
(二)印章的使用
1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序,按照印章的使
用范圍,經(jīng)審批后方可用章。(見附件:表4《印章使用申請表》)
2、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳,嚴(yán)格審批和登記制度。(見附件:表5《印章使用登記表》)
3、公司法人個人名章或部門總監(jiān)私章由法人或總監(jiān)本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。
4、財務(wù)專用章、支票專用章、法人個人名章由財務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。
5、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫攜帶印章外出申請表后,由分管領(lǐng)導(dǎo)及總裁/董事長簽批后方可帶出,印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。(見附件:表6《攜帶印章外出申請表》)
6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由專業(yè)人員審核,公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。(對加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。)
7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時,由行政管理中心嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。
8、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。
9、對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)行政管理中心總監(jiān)審批后,方可蓋章。
(三)印章的保管
1、印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理員如因工作變動,應(yīng)及時上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。
4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5、印章應(yīng)及時維護(hù)、確保其清晰、端正。
6、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,管理員應(yīng)及時向行政管理中心總監(jiān)報告,并備案,配合查處。
七、公司印章的停用
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),及時將停用印章送行政管理中心封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
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公司印章是公司合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征, 是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性,為了有效維護(hù)公司的利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本制度。
總經(jīng)理授權(quán)由行政部全面負(fù)責(zé)公司印章(各類印章共計xx枚)的管理、發(fā)放、回收、監(jiān)督、保管和使用。行政部行政主管負(fù)責(zé)存放。
一、印章的雕刻
1.公司印章的雕刻由部門負(fù)責(zé)人據(jù)據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請,交行政部審核,報總經(jīng)理審批。
2.未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),任何單位和個人不得擅自雕刻本部門的印章。經(jīng)過批準(zhǔn)后的雕刻申請,統(tǒng)一由行政部辦理。
3.行政章、財務(wù)章、合同章,由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.公司各部門的專用章(含人事章等),由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。
二、印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在行政部留樣保存,以便備查。
2.新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。
三、印章的使用范圍
公司的印章主要包括公司行政章、專項業(yè)務(wù)章(合同章、財務(wù)章、人事章、生產(chǎn)章)。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。
1.公司行政章的使用范圍主要為:
?、俟緦ν夂灠l(fā)的文件。
?、诠九c相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
?、塾晒境鼍叩淖C明及有關(guān)材料。
④公司對外提供的財務(wù)報告。
?、莨菊鲁獭f(xié)議。
⑥員工調(diào)動。
⑦員工的任免聘用。
?、鄥f(xié)議(合同)資金擔(dān)保承諾書。
2.公司合同專用章的使用范圍主要為:
?、賹ν馔顿Y、合資、合作協(xié)議。
?、诟黝惤?jīng)濟(jì)合同等。
3.財務(wù)專用章:主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。
4.公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,不得對外。
四、印章的管理職責(zé)
1、公司總經(jīng)理
負(fù)責(zé)合同章、行政章的使用審批工作。
2、公司副總經(jīng)理
負(fù)責(zé)分管部門授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用監(jiān)督工作。
3、印章管理員
?、儇?fù)責(zé)印章的保管。
?、谪?fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。
?、圬?fù)責(zé)印章使用的審核工作。
?、茇?fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。
?、莨居≌碌墓芾怼⑹褂眉氨9?。
五、印章的管理
1、公司行政章、合同專用章由行政部行政主管專人負(fù)責(zé)管理。
2、專項業(yè)務(wù)章(財務(wù)章、人事章等)由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。
3、各部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。
各部門須將印章管理員名單報行政部備案(注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息),行政部建立印章管理表,專人領(lǐng)取和歸還印章情況均在表上予以記錄。印章管理員必須切實負(fù)責(zé),保管印章必須安全可靠(須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫印章移交登記表。如有遺失,必須及時向公司行政部經(jīng)理報告(印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分,如員工持有公司印章的,須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù))。印章管理員如因工作變動,應(yīng)及時上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。同時印章應(yīng)及時維護(hù)、確保其清晰、端正。印章保管有異?,F(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,管理員應(yīng)及時向行政部主管報告,并備案,配合查處。
為了保證資金的絕對安全,財務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章須由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。
六、印章的使用
1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序。公司各級人員每次需使用印章時須按要求填寫印章使用單(見附件一),將其與所需印的文件一并逐級上報,按照印章的使用范圍,經(jīng)審批后方可用章。
?、俸贤碌氖褂茫喉氂杏嗀洰a(chǎn)品清單,且報價審核后的附件,經(jīng)部門經(jīng)理審核, 總經(jīng)理簽署后 (如涉及價格需財務(wù)部經(jīng)理評審價格及付款方式),將合同傳遞給行政部蓋章,否則不予以蓋章。
②公章的使用:經(jīng)行政部經(jīng)理審核,總經(jīng)理簽署,由行政主管蓋章(部分合同需加蓋公章的,公章使用權(quán)限等同合同章)。
?、圬攧?wù)專用章由財務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。
?、芩秸碌氖褂茫哼m用于簽發(fā)支票、文件等,須經(jīng)過其本人或其授權(quán)人確認(rèn),方可蓋章。如合同中需使用私章,也須先征得同意后才可辦理。 ⑤董事長簽名章(大、小各一枚):適用于需其簽名的文件以及對外財務(wù)會計報告、納稅申報表等;原則上須經(jīng)其書面確認(rèn)(使用《印章使用單》)后方可蓋章,特殊情況下可通過電話確認(rèn)(應(yīng)有記錄),事后補(bǔ)簽單。
⑥以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由行政部審核,公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。(對加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。) ⑦私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時,由行政部嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。
?、鄬σ颜{(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)分管副總經(jīng)理審批后方可蓋章。
印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳,嚴(yán)格審批和登記制度。同時印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對,經(jīng)核對無誤的方可蓋章。無特殊情況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)給予落實。在逐級審核過程中被否決的,該文件予以退回. 嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫攜帶印章外出申請表后,由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批后方可帶出,印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。
一般情況下,不允許在空白單證、紙張上加蓋印章。確因業(yè)務(wù)需要,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能蓋章. 公章一般應(yīng)在上班時間內(nèi)使用,如無特殊情況,下班后停止使用公章。
非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
七、印章的停用
1、有下列情況,印章須停用:
?、俟久Q變動。
?、谟≌率褂脫p壞。
?、塾≌逻z失或被竊,聲明作廢。
2、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出銷毀申請,填寫印章銷毀申請(見附件3)經(jīng)行政副總審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。及時將停用印章送行政部封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
八、印章的其它事項
1、涉及法律等重要事項需使用印章的,須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。
2、財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。
3、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存,定期進(jìn)行整理后交行政部歸檔。
4、公章的使用絕對決定權(quán)歸總經(jīng)理,其他各印章的使用決定權(quán)由總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進(jìn)行授權(quán)。
任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章,未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序,不得擅自使用。違反本辦法的規(guī)定,給公司造成損失的,由公司對違紀(jì)者予以行政處分,造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的,移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。
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